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紙の書類をスキャンしてデータ化する方法は?メリットと注意点も徹底解説
公開日 : 2024.10.09
更新日 : 2024.10.09
これから作成する書類はデータとして保存できるとしても、これまでに蓄積された紙の書類はどうしようと困っていませんか。
紙の書類をスキャンしてデータ化する方法が人気ですが、どのように行えば効率が良くコストや手間を抑えられるのでしょうか。
この記事では、スキャンしてデータ化する方法やメリット、注意点を解説していきますので参考にしてください。
紙の書類をデータ化して取り込む方法内容
ビジネスの現場で紙の書類をデータ化して取り込む方法としては、オフィス複合機を使う、OCR対応アプリを使う、コンビニのスキャナーを使う、書類のスキャニング代行サービスを利用するといった方法が考えられます。
それぞれどのような方法か、特徴やメリット、デメリットを見ていきましょう。
オフィス複合機
オフィス複合機はコピーしたり、FAXを送受信したり、パソコンで作成した書類をプリントアウトするだけでなく、さまざまな機能が搭載されています。
スキャン機能もその一つです。
専用のスキャナーを用意しなくても、オフィス複合機があればスキャンが可能です。
方法としては、まずスキャンしたデータをパソコンに送信する環境を整え、パソコン内にスキャンデータを保存するフォルダを設定します。
後はガラス面に1枚ずつ書類を置くか、自動原稿送り装置にまとめて原稿をセットしてスキャンを行います。
これから紙の書類が発生した際は、この方法でも十分だと思いますが、これまで溜めてきた資料をすべてスキャンするのは非常に工数がかかり、手間と時間を消費するので注意が必要です。
OCR対応アプリ
OCR対応アプリとは、スマホやタブレットにインストールして使うもので、スマホのカメラで撮影した書類の画像から文字や数字などを認識し、テキスト化、データ化できるアプリです。
たとえば、会議での手書きメモを撮影したり、営業職がレシートや領収書などを経理担当者に提出するために撮影したり、商談中の契約書や付属資料などをその場でパパッと撮影してデータ化するには便利です。
一方、大きな資料だと読み取りが難しい場合があるほか、認知精度は複合機などより劣る可能性があります。
自社にオフィス複合機がなく、購入やリースのコストをかけられない場合やスキャンしたい資料が少ないならいいですが、これまで溜めてきた資料を全てスキャンするのは非常に工数がかかり、基本的におすすめできません。
コンビニのスキャナー
コンビニのスキャナーとは、専用のスキャナーがあるのではなく、コンビニに置いてあるマルチコピー機の機能を使う方法です。
スキャン機能を使ってスキャンしたデータを、持ち込んだUSBメモリに保存して持ち返るか、スマホアプリをインストールしたうえでスマホのアプリ上にスキャンデータを転送するといった流れになります。
社外のものを使うので、情報漏洩などの心配もあり、うっかり書類を置き忘れては大変です。
また、マルチコピー機はほかのお客様も利用します。
宅配便の伝票を出力したり、購入したチケットを受け取りに来たりと、意外に使う人が多いので、大量の資料を独占的にスキャンするのは迷惑になります。
コストや工数の面を踏まえても、大量の書類のデータ化には向いていません。
どうしても数枚だけ、すぐにスキャンしたいなど、いざという時にだけ使うべき方法です。
書類のスキャニング代行サービス
書類のスキャニング代行サービスがあるのをご存知でしょうか。
これまで説明してきたような、面倒で時間も手間もかかるスキャンを代行してくれるサービスです。
これから追加されていく書類は量や内容に合わせ、自社の複合機などで行うにしても、これまで溜め込んできた資料をデータ化するならこの方法が便利です。
業者にスキャンしてもらいたい書類を渡し、スキャンしてデータ化してもらったり、オプションでOCR処理をしてもらったり、スキャン後の書類の溶解処理などをしてくれるサービスもあります。
また、社外に持ち出したくない書類については、出張サービスとして、自社の複合機を使ってスキャンしてくれる業者などもあります。
紙の書類をデータ化するメリット
紙の書類をデータ化する主なメリットは、社内共有や検索が容易になること、書類スペースを取らず管理工数を削減できること、書類紛失を防止できることです。
時間や手間、またはコストをかけても紙の書類をデータ化することで得られるメリットを詳しく見ていきましょう。
社内共有や検索が可能
データ化すると、書類の種類や内容に応じて専用のフォルダに保管されて社内共有ができるほか、書類の番号などが付くので、パソコンなどのデータベース上で簡単に検索できるようになります。
紙の書類の場合、大量の書類のファイルを書庫に行って探さなくてはならず、かつファイルの中からお目当ての書類を取り出すのは大変な手間です。
データならコンピューターがすぐに検索してくれ、保管場所がわかり、書類を閲覧することが可能です。
特に過去の書類を利用する機会が多い職場などでは、データ化しておくと業務効率がアップします。
書類が探せない、時間がかかると困っている場合は、データ化する場合にも書類ごとの管理番号などをしっかりと決め、検索しやすく、保存管理しやすくしましょう。
書類スペースを取らず管理工数を削減できる
法律上、書類の保存義務が義務付けられているものは、データ化する要件などの確認も必要ですが、多くの書類が5年~10年ほどの保存が義務付けられています。
そのため、書庫がいっぱいになっている会社も多いのではないでしょうか。
保管や保存が義務付けられている書類の数が増えるほど、どんどん量が増え、書棚を新たに買ったり、書庫の部屋を増やしたりしているかもしれません。
中小企業など小さなオフィスでは、書庫スペースが確保できず、レンタルスペースなどを借りているケースもあることでしょう。
データ化がOKの書類であれば、データ化により、紙の書類を減らせます。
書類スペースを取らず、管理工数を削減でき、書類保管スペースの管理コストやレンタルコストなども削減できるのがメリットです。
書類紛失を防止できる
スキャンしてデータ化するメリットの一つに、書類紛失を防止できる点もあります。
紙の書類の場合、紛失のほか、盗難されたり、誤って破棄したり、破れてしまったり、改ざんされるようなリスクもあるのです。
また、火災や地震、水害などにより、書類全体が焼失、消失してしまうリスクも存在しています。
データ化したうえで、クラウド上で管理することや別の場所にあるサーバなどにもバックアップしておけば、災害が発生しても、すべて失うリスクを防ぐことができます。
データ化でPDF化するなど改ざんできない処置を施すこともできますし、データを誰が閲覧したかなどの履歴を残すことも可能です。
ただし、紛失や改ざん、盗難といったリスクは防げますが、データ流出に備えた対策は別途必要です。
紙の書類をデータ化する注意点
紙の書類をデータ化する注意点として、契約書はスキャンしただけでは法的効力がないこと、セキュリティ対策が必須なこと、公正証書はデータ化できないこと、業務手順の見直しが必要なことが挙げられます。
データ化したから紙の書類を破棄してしまうと法律違反になるなど、大変な事態になることもあるので、注意点をよく確認しておきましょう。
契約書はスキャンしただけでは法的効力がない
日々発生する契約書やこれまで保管してきた大量の契約書を電子化する場合は特に注意が必要です。
契約書については、電子署名とタイムスタンプの2つがなければ法的効力を持たせることができません。
電子署名は、契約書においては自署や会社の実印などにあたるものであり、タイムスタンプとは、その時点の書類内容を保証し、改ざんなどがなされていないことを証明する方法です。
勝手に電子署名を作り出すことやタイムスタンプを押すことはできず、基本的には信頼ある第三者機関を利用することが求められます。
契約書のデータ化にあたっては、どのように対応するかしっかり検討しましょう。
電子帳簿保存法など、関連法令をしっかりと確認し、ミスがないようにすることが必要です。
セキュリティ対策が必須
紙の書類と異なり、紛失や物理的な盗難、焼失などのリスクは減らせますが、データ化することで新たなリスクが発生します。
情報流出やハッキング、ウイルス感染などのリスク、改ざんのリスク、データを誤って破棄するなどのリスクです。
データ化したからと安心せず、データ化を実行する前に新たなリスクに備えた対策を講じておきましょう。
データ化した途端にウイルス感染や情報流出などが起こると大変なことになります。
セキュリティ対策としては、ウイルス対策ソフトの導入をはじめ、どこにどう保存するかも重要な要素です。
セキュリティ対策が万全の信頼できるクラウドサービス上に保存し、うっかり破棄することや災害などでデータを失わないよう、別の地域にあるサーバーにバックアップすることなども必要になります。
公正証書はデータ化できない
公正証書とは、公証役場で公証人が、法律行為やその他の私権に関する事実について作成する証であり、売買や賃貸借の契約書や金銭貸借契約書などにも用いられています。
公正証書にすることで、公文書として高い証明力が得られ、原本を公正・中立な第三者機関が保管してくれるので安全性も高まります。
現行、一部の契約については公正証書にするとデータ化が認められない場合があるので注意しましょう。
ただし、公正証書制度においてもデジタル化を促進する動きがあります。
今後は、公証役場においては電子データでの作成・保存を原則化するとともに、公証人の署名、押印ではなく、電子署名が認められることになります。
また、公正証書の正本・謄抄本を書面で交付する際も、電子データでの受領が選択できる予定ですので、最新の情報をしっかりチェックしましょう。
業務手順の見直しも必要
紙の書類をデータ化して保管するには、業務手順の見直しも不可欠です。
どの書類をどの方法でデータ化するのか、どの段階でスキャンしてデータ化するのかをはじめ、書類の性質によってはスキャン後に破棄が可能な書類と引き続き保管が必要な書類もあります。
データ化する際の書類にどのような管理番号を付けるのか、どのフォルダでどう管理するのか、閲覧や編集権限などは誰に与えるのかなども検討しなくてはなりません。
また、契約書などのデータ化後に電子署名やタイムスタンプなどの付与が必要なものもあります。
データ化をするためには、こうした業務工程を見直すとともに、ミスなく行えるようマニュアル化し、研修などを行い、関わるスタッフに理解を徹底させることも必要です。
大量の書類をデータ化するなら、オンライン/オフライン両対応アシスタント『source』
大量の書類を効率良く、手間をかけずにデータ化したい場合には、代行サービスを利用するのがおすすめです。
sourceでは、オンラインアシスタントサービスだけでなく、オフラインアシスタントサービスも提供しております。
書類を郵送すればデータ化を代行しますので、手間を省くことができます。
契約書類や資料などのデータ化をはじめ、名刺などのデータ化にも対応しているので、ニーズに合わせて利用できるので便利です。
会社として使っている書類だけでなく、個々のスタッフが受け取った名刺などのデータ化もお引き受けいたします。
データ化することで、その人の顧客管理が楽になるだけでなく、顧客情報を社内共有できることになり、ビジネスチャンスを広げることや属人性の回避ができます。
まとめ
紙の書類をデータ化するには、オフィス複合機やOCR対応アプリ、コンビニのスキャナー、書類のスキャニング代行サービスの利用などの方法があります。
紙の書類をデータ化するメリットは、社内共有や検索が容易になる、書類スペースを取らず管理工数を削減できる、書類紛失を防止できることです。
注意点として、契約書はスキャンしただけでは法的効力がないこと、セキュリティ対策が必須なこと、公正証書はデータ化できないこと、業務手順の見直しが必要なことが挙げられます。
面倒なデータ化は代行サービスに任せるなどし、セキュリティ体制の構築やデータ化した書類の保管や運用ルールの整備を行いましょう。
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