日本でも話題のオンラインアシスタントは、業務の効率化だけでなく、上手に活用することで社内スタッフの意識改革にも一役買います。

オンラインアシスタントとは

実際に業務を依頼する上で、オンラインアシスタントの役割について知っておくなら、どんな業務を依頼できるのかイメージしやすく、やり取りがスムーズに行えます。

オンラインアシスタントは、会社のバックオフィス業務を代行で引き受けるサービスのことで、企業の負担軽減に役立つ仕組みとなっています。つまり、オンラインアシスタントへ業務を委託することになります。

外部に業務を委託するメリットとしては、人材の確保が難しい状況でも業務を任せられたり、人材が見つかるまでのつなぎにも活用できる点が挙げられます。
また人件費の節約を考慮しているときや、一時的に増えた業務の負担を軽減したい場合にも役立ちます。人材を直接雇用するとなると、人件費の発生と負担を免れることはできませんし、規模が大きくなり人数が増えればその分負担が大きくなります。特に、現在の社会情勢や経済が不安定な状況においては、先行きの不透明感から人員整理に踏み切るケースも少なくありません。しかし一度人員を減らしてしまうと、他のスタッフへの負担が増えてしまったり、再び人材を増やそうとしてもすぐに見つからないケースもあります。さらに、育児や介護といった一時的な離職が発生しやすい時代ですから、欠けた人員を補う方法については、常に念頭に置いて考えておく必要があるでしょう。

そんな時に頼りになるのがオンラインアシスタントです。依頼して実際に業務を初めてもらうまでに要する工数の少なさとコスト削減、人件費の調整は、企業にとってメリットが多く魅力的です。

オンラインアシスタントのサービスを提供している弊社のスタッフは、会社で経理や財務などの実際の現場で業務を行っていましたが、育児や介護といった一時的な理由で離職せざるをえなかった人たちもいます。彼らの経験や知識は即戦力となり弊社サービスをご利用くださるクライアント様へ、自信をもってご提供しています。

今回は、社内スタッフと優秀なオンラインアシスタントがともに働くことで得られる、さらにどんな効果が期待できるのか、お伝えしていきます。

意識改革につながるサービス、つながらないサービス

あまり知られていないかもしれませんが、オンラインアシスタントを扱う企業にも様々な形態があります。選ぶ際には、会社のニーズに合っているのか、確認が大切です。

アシスタントとして業務を行うスタッフが担当するクライアント決まっておらず、毎回違う場合があります。スポット的にハイスピードの対応を重視するなら毎回スタッフが違っていても対応が早いので気にならないかもしれませんが、アシスタントに対するディレクション業務を社内で誰かが行う必要があります。定期業務を依頼するなら同じ依頼を繰り返すのは自社スタッフの手が取られ、業務の効率化、生産性向上にスムーズにつなげることが難しい場合もあります。

また、仮に定期業務を依頼してサービスを受けた場合、依頼した内容を的確に行ってくれるので、安価に単一のサービスが受けられるのは魅力的かもしれません。しかし、場合によっては柔軟な対応や気づきが求められる業務が多い中、もう一歩気づいて作業して欲しいと感じる依頼者もおられるかもしれません。

オンラインアシスタントは、オンラインでのサービスがメインとなり、オンラインのみのサービスしか提供していないこともあります。しかし、長くオンラインアシスタントを利用していると、オンラインアシスタントはそれまでの流れなどを把握しているので、サービス導入前の打ち合わせや、業務上の方向性や細かな点をオフラインでスタッフと話し合えるなら、スムーズに意思疎通を図り、業務を進められます。欲しい部分はどこか、欲しい種類の業務は何か、突き詰めていくことができます。トーイングウーマンでは、まずサービスご導入時には必ず対面での打ち合わせをさせていただいております。また状況によっては、スタッフがオフラインでの会議に参加いたします。

意識改革のきっかけづくり

トーイングウーマンのオンラインアシスタントでは、各クライアント様ごとに担当者のチームで対応していますから、毎回の業務時にアシスタントへの説明をする時間と手間がかかりません。当社にてしっかりと引き継ぎを行っていますので、継続するほどに業務への理解、作業効率の向上や業務範囲の拡張も期待できます。

また、オンラインアシスタントの姿勢に応え、指示をくださるスタッフの方が、より効率的に業務を依頼できるよう意識を新たにされるケースもあります。

オンラインのコミュニケーションになることで業務を整理し、標準化する機会ができるといったメリットもあるようです。サービス導入に伴い、コア業務とノンコア業務を分け、また複雑に絡み合った業務内容を他者が見ても分かるよう普遍的に整理するよい機会になるようです。自社スタッフの中で段取りなど業務への意識改革につながり、社内のコア業務の整頓、効率化など意外な面でお役に立てるかもしれません。

トーイングウーマンのオンラインサービスのイメージは、「プチBPO」です。BPOは大きなサービスになりますが、オンラインアシスタントはコンパクトなサービスですから業務の管理進行もご依頼に応じて行います。プロジェクト管理を行い、納期などのご要望に沿って、各方面に連絡、進行を見守ることも致します。担当者がしっかりと状況を把握してサポートや次の提案を行い、各社スタッフの方と力を合わせ、生産性の向上を目指しております。

多岐にわたるサービス

オンラインアシスタントの業務は幅広く、様々な業務が対象になります。

グローバルに展開している企業が増える中、翻訳やバイリンガル業務も人気があります。
メールやビジネス文書、社内文書の翻訳や海外サイトのリサーチなども行います。
最近は英語だけでなく中国語や韓国語など、英語以外の翻訳やバイリンガル業務に対応している会社も増えています。

サイトの素材の制作など、WEBサイト運用に関する業務をサポートできる会社もあります。

御社では、どの分野に新しい風が必要でしょうか。まずは無料トライアルをご利用いただき、ご要望をお伝えください。