経理、人事、総務、庶務などのバックオフィス業務の負担を減らしたいのであれば、アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

本記事では、バックオフィス業務の概要、メリット・デメリット、料金相場、委託可能な業務内容などを解説していきます。

また、アウトソーシング業者選びのポイントやおすすめの業者も紹介します。

バックオフィス業務のアウトソーシングとは？

バックオフィス（BackOffice）は、後方支援を意味する言葉です。
事務業務や管理業務などを担当して、営業やマーケティング部門をサポートする業務や部署のことです。

企業内では、総務、人事、経理、庶務、情報システムなどといった管理部門が該当します。
代表的なバックオフィス業務としては、給与計算、請求書発行、備品管理、社員の採用・教育、労務管理、入社や退職の手続きなどが挙げられます。

バックオフィス業務のアウトソーシングは、これらの業務の一部、あるいは全部を外部の会社へ委託することを指しています。

バックオフィス業務のアウトソーシングで依頼できる業務

バックオフィス業務のアウトソーシングを活用すれば、さまざまな業務をお任せすることができます。

外部委託が可能な業務は、総務、営業事務、経理などです。
人事企画や採用活動などの人事関連業務を請け負うアウトソーシング会社もあります。

部門ごとに、バックオフィス業務のアウトソーシングで依頼できる業務内容について見ていきましょう。

総務

総務部門でアウトソーシングが可能な業務は、従業員の勤怠管理、福利厚生、安全衛生管理、年末調整などです。
そのほかに、社内の組織図作成、名簿作成、社内イベント・会議の企画などの業務もお任せできます。

コピー用紙や文房具などの備品管理、データ入力、資料整理などの庶務業務もアウトソーシングが可能です。

総務や庶務は雑用が多い部門なので、専門の会社へアウトソーシングすることで、自社従業員の負担を大幅に減らすことができるでしょう。

営業事務

営業事務部門でアウトソーシングが可能な業務としては、顧客情報の管理、商品やサービスの受注・発注管理、見積書や納品書の作成などがあります。

そのほかに、アンケートの実施、データ集計、営業情報の入力、営業資料の作成などといった手間のかかる業務もアウトソーシング可能です。

既存顧客のアフターフォロー、取引先からの問い合わせ対応などの業務をアウトソーシングすれば、営業事務スタッフはコア業務に集中しやすくなることでしょう。

経理

経理部門でアウトソーシングが可能な業務は、日次業務、月次業務、年次業務などです。
具体的には、従業員の給与計算、決算書作成、予算管理、税務申告などの業務が挙げられます。

交通費や出張費などの経費精算業務などもアウトソーシング可能です。
経費精算は、決まった手順で繰り返し行われることが多いため、比較的アウトソーシングがしやすい業務と言えるでしょう。

経理の仕事は、お金や数字を扱うため、ミスが許されません。
会計のプロフェッショナルスタッフが揃っている会社へアウトソーシングすれば、正確かつスピーディーに経理業務を進めることができるでしょう。

人事

人事部門でアウトソーシングが可能な業務は、正社員やアルバイト・パートスタッフの採用活動、社員研修の実施、部署異動や転勤手続きなどです。
また、従業員の育成やマネジメントなどの業務をアウトソーシングすることも可能です。

自社内で従業員を育てるノウハウを持っていない場合や対応できる人材が揃っていない場合には、人事のプロフェッショナルが在籍している会社にアウトソーシングをしたほうが、良い成果が得られやすくなるかもしれません。

バックオフィス業務のアウトソーシングの3つのメリット

総務や経理などのバックオフィス業務を他社にアウトソーシングすることで、たくさんのメリットが得られるようになります。

担当者の負担軽減やコスト削減などの効果が得られやすくなりますし、専門スタッフに任せることで業務品質の向上も期待できるようになるでしょう。

ここでは、バックオフィス業務のアウトソーシングを利用する3つのメリットを項目ごとに紹介します。

1.重要な業務に集中できる

バックオフィス業務のアウトソーシングを導入するメリットは、自社の従業員がより重要な業務に集中できることでしょう。

雑用や誰でもできるような単純作業を他社にアウトソーシングしてしまえば、従業員の業務負担を大幅に減らすことができます。
面倒な業務に費やしていた労力を、企業の利益につながるような重要な仕事に回すことで、会社の業績がアップするかもしれません。

また、アウトソーシングによって業務量が減ることで、従業員のストレス軽減にもつながりやすくなります。
ストレスから解放されることによって、従業員のモチベーションも高まりやすくなることでしょう。

2.人材採用・教育コストを抑えられる

コスト削減につながりやすいことも、バックオフィス業務のアウトソーシングを導入するメリットの一つです。
たとえば、人事部門をアウトソーシングすれば、求人広告掲載費や採用担当者の人件費などの採用コストを抑えることができます。

また、従業員向けの研修を請け負うアウトソーシング会社を活用することによって、自社で人材を育成するコストも削減できるでしょう。
人材の採用や育成などの業務は、成果が出るまでにある程度の時間が必要です。

アウトソーシングを活用することで、人事部門のスタッフたちが時間を有効活用できるようになることでしょう。

人材の専門家に採用や教育業務などを任せることによって、優秀な人材が確保できるというメリットもあります。

3.高品質のアウトプットを期待できる

バックオフィス業務のアウトソーシングを導入すれば、高品質なアウトプットが期待できます。

アウトソーシングを請け負う会社には、経理、総務、人事、営業事務など各部門のスペシャリストやベテランスタッフが揃っています。
そのようなプロフェッショナルにバックオフィス業務を任せてしまえば、質の高い仕事をしてもらえる可能性が高くなります。

高品質のアウトプットを受け取ることで、業務効率がより良くなり、生産性が高まりやすくなることでしょう。

バックオフィス業務のアウトソーシングの2つのデメリット

バックオフィス業務のアウトソーシングには、メリットだけでなくデメリットもあります。

ほかの会社にアウトソーシングをする際には、従業員や取引先などの情報を渡すことになるため、セキュリティ面に注意が必要です。
また、急ぎでの作業に対応できない場合があることや自社内にノウハウを蓄積できないといったデメリットもあります。

バックオフィス業務のアウトソーシングで注意すべきデメリットについて、項目ごとに見ていきましょう。

1.急ぎの作業に対応しにくい

バックオフィス業務のアウトソーシングの一番のデメリットは、急ぎの作業は対応してもらえない可能性があることです。

アウトソーシング会社へバックオフィス業務を委託する際には、事前に打ち合わせや確認などが必要です。
また、作業を依頼してから、実際に納品されるまでにある程度の時間がかかる場合があります。
そのため、急ぎでの作業を依頼しにくい面があります。

また、突発的な作業が発生した際に、アウトソーシング会社の休業日や営業終了時間と重なってしまうと連絡が取れなくなり、仕事を依頼できなくなるかもしれません。

急ぎでの作業が発生しやすい部門の業務を委託する場合には、緊急での依頼に対応可能なアウトソーシング会社を選んでおくと良いでしょう。

2.自社に業務ノウハウが蓄積されない

自社にバックオフィス業務のノウハウが蓄積されないことも大きなデメリットです。
何かしらの事情で自社で対応しなければならない時に、ノウハウがないと困ってしまうことでしょう。

各業務が滞ってしまうことにもなりかねません。
また、すべてのバックオフィス業務をアウトソーシングしてしまうと、各業務がブラックボックス化してしまい、業務フローや業務内容などが見えにくくなってしまいます。

その結果、アウトソーシングした業務を正確に把握できる人材が育たなくなってしまうリスクがあることもデメリットです。

バックオフィス業務のアウトソーシングの料金相場

バックオフィス業務のアウトソーシングをする際には費用が発生します。

料金体系は、月額制や従量課金制などが一般的となっています。
月額制の場合は、1時間あたり1,000円～3,000円前後が料金相場です。

従量課金制の場合は、各業務単位で料金が発生する仕組みとなっています。
アウトソーシングする業務量が多い場合には、料金が高くなりやすい傾向です。
アウトソーシングする業務の内容や求めるクオリティなどによっても料金相場が異なります。

詳しい料金について知りたい時には、バックオフィス業務のアウトソーシングを請け負う会社へ連絡して、見積書を請求してみると良いでしょう。

バックオフィスのアウトソーシング業者の選び方

バックオフィス業務を請け負うアウトソーシング会社は、全国各地にたくさん存在しており、各社によって対応可能な業務の範囲や料金プランなどが異なります。

また、アウトソーシング会社によって得意としている業務のジャンルや強みなどにも違いがありますので、各社の特徴をよく把握しておいたほうが良いでしょう。

アウトソーシング会社の選び方のポイントは以下の通りです。

1.人手を埋めたい業務に対応しているか

アウトソーシング会社を選ぶ際に必ずチェックしておくべきポイントは、人手を埋めたい業務に対応しているかどうかです。

せっかくアウトソーシング会社と契約しても、その会社が任せたい業務内容に対応していなければ、アウトソーシングする意味がなくなってしまいます。
人手不足の問題も解消できなくなってしまうことでしょう。

まずは依頼したい業務内容を自社内でリストアップしておき、その業務を得意としているアウトソーシング会社を選んでみてください。

2.すぐに業務開始できるか

業務開始までにどの程度の時間がかかるのかを確認しておきましょう。

アウトソーシング会社と契約しても、すぐにバックオフィス業務をお任せできるとは限りません。事前に何度も打ち合わせをすることや作業手順、連絡や納品の方法などを確認しておく必要があるためです。

業務開始までに時間がかかるアウトソーシング会社を選んでしまうと、自社の業務が滞ってしまうかもしれません。

できるだけすぐにバックオフィス業務をお任せしたいと考えているのであれば、スピーディーな対応を取っているアウトソーシング会社を選んだほうが良いでしょう。

3.実績が豊富か

バックオフィス業務をアウトソーシングするならば、できるだけ実績が多い会社を選ぶのがおすすめです。

なぜなら、数多くの企業の案件を請け負っているアウトソーシング会社は、独自のノウハウを持っていることが多く、高品質なサービスが期待できるためです。
高品質なサービスを受け取ることができれば、自社の業務の品質も向上します。

アウトソーシング会社の公式ホームページをチェックすることや資料を取り寄せるなどして、過去の実績をチェックしておきましょう。

4.バックオフィス作業が早いか

バックオフィス作業のスピードは、アウトソーシング会社によって差があります。
作業が遅いアウトソーシング会社を選んでしまうと、自社で対応したほうが早い場合もあるかもしれません。

スピーディー対応してくれるアウトソーシング会社を選んでおけば、自社の業務もスムーズに進みやすくなることでしょう。

従量課金制を導入しているアウトソーシング会社の場合には、バックオフィス作業が遅くなると利用料金が高くなってしまうこともあるため注意が必要です。

5.トライアル期間があるか

トライアル期間があるかどうかも、アウトソーシング会社選びの大事なポイントです。

お試し可能な期間は各社によって異なります。
1週間から1ヶ月くらいの期間を設定しているアウトソーシング会社が多い傾向です。

事前にお試しができれば、その会社のサービスが自社にマッチするかどうかを確かめることができます。
また、お試しが可能なアウトソーシング会社を選んでおけば、本格的に契約する前にその会社の作業の品質をチェックすることも可能です。

バックオフィスのアウトソーシング業者のおすすめ4選

いろいろなタイプのアウトソーシング会社がありますので、委託先選びで迷ってしまうこともあるかもしれません。

そこで本記事では、バックオフィス業務のアウトソーシングを請け負う会社の中から、特におすすめの会社をピックアップしてみました。
どの会社へ依頼するかで迷った時は、まずは以下の4社の中から、比較検討してみてはいかがでしょうか。

1.source

sourceは、オンライン対応に特化したバックオフィス業務代行サービスです。

営業事務、総務、人事・労務、秘書、経理などのアシスタントが在籍しており、オンライン上でさまざまなサポート業務に対応できます。
SNSの運行代用や原稿チェックなどのWebサイト運用にも対応できるのが弊社のサービスの特徴です。

料金体系は、月額の基本料金＋従量課金となっています。
sourceでは、3時間までのトライアル版が利用可能です。

事前にサービスの品質やスタッフの対応力などを無料で確認できますので、ぜひお試しください。

2.HELP YOU

HELP YOUは、チーム制でバックオフィス業務を請け負うオンラインアウトソーシングサービスです。
運営会社は、テレワーク先駆者百選の認定企業である株式会社ニットです。

対応可能なバックオフィス業務は、総務、経理、営業サポート、人事・採用などが挙げられます。

売上や商品管理などといったECサイト業務、マーケティング業務にも対応しています。
お申し込みから業務開始までの手順をオンラインで受け付けており、すぐに業務をスタートできるのがHELP YOUの強みです。

3.i-STAFF

i-STAFFは、ファイブスターネット株式会社が運営するオンライン事務代行サービスです。
対応可能なバックオフィス業務は、秘書業務、経理、営業アシスタント、人事、Webサイト運用などです。

オフライン業務にも対応しており、書類の整理やファイリングなどの作業も請け負っています。
返金保証を導入しているのがi-STAFFの特徴です。

万が一サービス内容に満足できなかった場合には、返金してもらえます。
お金の面の心配がないので安心して申し込みできるでしょう。

i-STAFFにはお試しプランが用意されており、6時間までは無料で体験可能です。

4.株式会社バックオフィス

株式会社バックオフィスは、中小企業を対象としてバックオフィス業務を請け負っている会社です。

対応可能な業務は、記帳代行、給与計算などの経理業務です。
株式会社バックオフィスでは、現金管理、経費精算、経理の書類の書き方などの経理指導サービスも提供しています。

経理業務のバックオフィス業務のアウトソーシングを検討している中小企業におすすめのサービスです。
請求書発行や会員管理などのような反復性のある事務作業の代行サービス、会社設立のサポートなどにも対応しています。

まとめ

バックオフィス業務のアウトソーシングには、コア業務に集中できる、人材採用・教育コストが抑えられる、高品質なアウトプットが期待できるなどのメリットがあります。

一方で、急ぎでの対応が難しい、自社に業務ノウハウが蓄積されないといったデメリットもあるため、アウトソーシング会社選びは慎重に行いたいところです。

もしアウトソーシング会社に悩んだら、sourceにご相談ください。
バックオフィス業務をはじめ、さまざまな業務を代行しております。

まずは無料トライアルをお気軽にお試し頂ければ幸いです。

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