オンラインでできる仕事は、
プチBPOに任せて、仕事効率UP!

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「コア業務に専念する時間がない!」「忙し過ぎて、社員がどんな仕事をしているか把握しきれていない」などの多くは、日々の業務の中でよく見られる悩みです。
その悩みを解決するには、「仕事効率化」を進めることです。日ごろから無駄を省いて業務効率を意識して作業しておられると思いますが、更なる効率化を図るためにオンラインアシスタントや、より一歩先を進んだプチBPOを利用してみませんか?効果を感じていただけると思います。
仕事の効率化を進めるためのポイントをご紹介します。

仕事の効率化

日々の仕事に追われて就業時間になっても、まだ仕事が終わらないという経験を誰でも一度は経験していると思います。仕事に追われるのは、いくつかの原因が考えられます。単純に受け持つ仕事量が多いのかもしれません。他のスタッフの仕事を手伝うために、自分の仕事の時間が確保できていないのかもしれません。理由はたくさんありますが、業務の優先順位を決めてみましょう。

優先順位を決める

業務の優先順位を決めるのに、業務内容の重要度や業務の作業にかかる時間を考慮すると良いでしょう。時間がかかるけど、それほど重要度は大きくない仕事もあるでしょう。その場合、自分で少しずつ進めれば良い作業かもしれませんが、プチBPOに頼んだ方が効率的なこともあります。
また、重要な業務には経費作業があります。例えば、日々の経理の入力、整理業務、書類提出の管理などの業務には、書類が整うまでに時間がかかります。そのような一気に作業を完結できない業務でも、プチBPOにお任せいただけます。外部スタッフには見せたくない業務は社内で行い、それ以外の通常の処理業務を依頼するだけでも、月末の経費業務の時短になります。もちろん、経費全般をお任せしていただくことも可能です!
他にも、営業の業務での資料作成に時間がかかっていませんか?それぞれの顧客向けに作成する資料はアプローチのためにとても重要ですが、その資料作成をプチBPOに依頼するなら、その時間を新規のお客さん獲得のために有効活用できます。資料作成も重要ですが、新規顧客を増やすこともまた重要です。どちらも効率的に、かつ最大限の成果を挙げていくため、オンラインアシスタントやより一歩進んだプチBPOに依頼してみませんか?

新しいツールやシステムの導入

世の中には、営業や経費など仕事に関する便利なツールがあります。また、社内の情報を管理するシステムもあります。それらのツールやシステムを利用すれば、仕事の効率につながりますが、導入までのステップはたくさんあります。

こんなステップがあります!

  • 現在利用システムを変更するメリット・デメリットを確認すること
  • 導入するツールなどを選定すること
  • 旧ツールやシステムの違いを明確にすること
  • 見積りや予算の確認をすること
  • 導入するための環境を整えること
  • 関係者に周知すること新しいツールの社内サポート体制を整えること
    など

導入にはいろいろことが関係しています。新しいシステムを入れたいと思っても、日々の業務プラスアルファーで導入のための業務を行う時間がないと、感じていませんか?
プチBPOは、お客さんのお悩みを確認して、新しいシステムやツールの導入をお手伝いしています。必要な場合は、社内へ訪問して導入に伴う必要な準備やサポートも行います。
導入に必要なサポートはもちろん、ご希望であれば、先頭に立って準備作業から導入完了までトータルサポートも行います。新しいシステムを入れる時間がないことを悩んでおられるなら、ぜひプチBPOにご相談ください。

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単調作業の自動化

仕事には、毎月の決まった業務や日々のルーティン業務があります。報告書なども、日付や内容は違うものの基本は同じ作業の繰り返しと言えます。仕事効率化のために、エクセルのマクロを活用して効率化することができます。通常業務に追われると、自動化して仕事効率アップしたけど、新たにマクロやフォーマットを組んだり、現在使用中マクロを更新したりする作業時間の確保が難しい場合もあります。その作業をプラスBPOに頼んでみませんか?
また、ルーティン業務の一部を自動化しても、手書きの内容をデジタル化したり、読み込んだデータの管理などは、エクセルやマクロでは苦手な分野となります。また、文章のレイアウト解析や行・文字を切り出したり、整えたりするのは、やはり人の目でしっかり見て行いたいものです。単調な業務だけど、そこが整えばもっと仕事の質も向上していきます。ぜひプチBPOを使って仕事のクオリティも上げて行きましょう。

まとめ

今回は、プチBPOを活用した仕事効率の方法をいくつかご紹介しましたが、いかがでしたか?時間を有効活用するために、新しいシステムの導入をしたいと思っていても、その為の時間は通常業務以外の時間を確保しなければなりません。そのために新しいスタッフを雇うことも一つですが、プチBPOを利用して社内全体の環境を整えてみてはいかがでしょうか。私たちは、お客さまのお悩みやコア業務時間がより確保できるようにお手伝いしています。

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