電話に時間が取られて本来やりたい仕事が進まないと、困っている企業も多いのではないでしょうか。
忙しさに関係なく電話は鳴ってしまうため、本来の仕事が進まず大変な思いをしている企業は秘書代行サービスがおすすめです。

こちらの記事では、秘書代行サービスの業務内容や電話代行との違いなどについてご紹介していきます。

秘書代行サービスとは

秘書代行サービスとは、主に自社へ電話がかかってきた時に受付対応を代行してくれるサービスです。

お客様は企業にかけていますが、その電話を転送してすぐにプロのオペレーターが出てくれます。
何か別の作業を行っている時に手を止めて、電話受付をする必要はありません。
新型コロナウイルスの時のようにリモートワークになった時にも、会社にかかってきた電話に出られずに新規のお客様を逃してしまうようなこともありません。

さらに、プロが対応する分言葉遣いも丁寧で、お客様が満足できる対応してくれるため安心して任せられます。

秘書代行サービスの業務内容

秘書代行サービスにお願いできれば、業務の電話対応を中心とした内容を任せられます。
その分今まで手が回りにくかったコアな業務にも時間が割けるようになり、効率の良さを感じられるでしょう。

ここからは、秘書代行サービスを活用すればどんな業務内容をお任せできるのかご紹介していきます。
上手に活用できれば負担も減ります。

業務1.電話対応

会社にかかってきた電話を転送し、代わりに対応してくれます。
社員に電話メインで出られる人が用意できないと、皆別の仕事を行いながら平行して対応しなければいけません。

中には商談中の場合もあり、お客様の前でほかの電話に出ることが難しい時もあるでしょう。

秘書代行サービスにお願いできれば、皆が手が離せない時にもお客様のとりこぼしがなくなります。
せっかく売上につながるような大切な電話を、忙しさで逃してしまうこともありません。
プロが対応してくれるため、必要事項などもすべて聞き、メールで共有するため大変便利です。

業務2.アポイントメントの調整・連絡

忙しい中で、自社の社員が獲得した見込み客のアポイント調整をするのは大変です。

見込客の都合もあるため、今電話がつながればと思って掛けても出ないこともあります。
折り返しの電話をもらった時には、大切な商談中でなかなか話せないとなると、相手の温度感も下がってしまい、別の似たサービスを提供している企業に取られてしまうかもしれません。

秘書代行サービスにお願いできれば、獲得した見込顧客へのアポイント調整から、連絡まで任せられます。
お客様から電話が掛かってきた時にもすぐ出られるため、話もスムーズに進みやすくなります。

業務3.スケジュール管理

社員のスケジュールを見ながら、いつなら予定を入れて良いのか把握して、調整や管理を任せることも可能です。

絶えずさまざまな予定が入ってくると、正直誰がどの時間空いているのかを正しく把握するのが難しくなります。
社員が自分の仕事もこなしながら行うと、ほかの社員の業務スケジュールもすべて把握して調整するのは大変です。

秘書代行サービスを利用できれば、社員すべてのスケジュールを把握して管理を任せられるので、日程の流れもスムーズに進められます。
予定がバッティングしないように、しっかりと管理を任せられるので安心できるでしょう。

業務4.交通機関・出張先のホテルなどの予約

メインの仕事をしながら、出張時に必要な交通機関やホテルの予約も平行して行おうと思うと結構大変です。

特に、繁忙期になると予約がスムーズにいかない場合もあり、さまざまなサイトをチェックしながら空きを探さなければいけません。
正直ほかにも仕事もあれば、探すのも日程ギリギリになり、希望のホテルを予約できない可能性も出てくるでしょう。

秘書代行サービスを利用できれば、交通機関やホテルの予約をはじめ、会食のセッティングまでお願いできます。
早めに対応をしてホテルや会食も予約してくれるため、狙っている場所も取りやすくなります。

秘書代行サービスと電話代行サービスとの違い

秘書代行サービスに似たもので、電話代行サービスがあります。

どちらも似たようなサービスを行うため、正直何が違うのかわからない方も多いのではないでしょうか。
共通するサービスももちろん多いのですが、対応している範囲などが異なります。

ここからは、秘書代行サービスと電話代行サービスの違いについてご紹介していきます。

電話対応業務の範囲

秘書代行サービスも電話代行サービスでも電話の対応は行いますが、行える範囲が異なります。

あくまでお客様などから電話が会社にかかってきた受電のみを対応するのが秘書代行サービスです。
それに比べて、電話代行サービスの場合は、受電だけでなく営業の架電も行ってくれます。
自社の新しいサービスや商品を紹介するためのアポイントを取るため、営業の架電をお願いしたいと思ったら、電話代行サービスを選ぶと柔軟に対応してくれます。

秘書代行サービスの場合は受電のみの対応にはなりますが、ほかにも書類作成のサポートやスケジュール管理、メール対応など、秘書が通常行う管理をお願いできるのです。
これらの対応を、英語でできる秘書代行サービスもあります。

その他業務の範囲

秘書代行サービスの場合、電話においては受電しか対応していませんが、そのほかの業務の範囲ではさまざま頼むことができて便利です。

電話代行サービスはあくまで電話に関することであればさまざまなことを頼めますが、ほかの業務は範囲外になります。
秘書代行サービスは、アポイントの調整からスケジュール管理まで可能です。
しっかりと一人ひとりの社員がどう動くのかスケジュールを把握し、バッティングしないようにアポイントの調整を行ってくれます。

ほかにも、メール対応から書類作成などをサポートしてくれます。
社内で行わなければならない業務のさまざまな部分を任せられるため、業務が効率アップするでしょう。

商談で利用する飲食店やホテル、交通機関の予約もすべて任せられます。

秘書代行サービスのメリット

秘書代行サービスを利用できれば、さまざまな部分でメリットを感じられるでしょう。
特に社員の業務が効率アップするため、売り上げにつながる仕事がしやすくなります。
突然鳴る電話に対応をし、貴重な時間を減らさずに済むのもメリットです。

ここからは、秘書代行サービスを活用すればどんなメリットがあるのか詳しくご紹介していきます。

メリット1.コア業務に集中できる

業務の中において誰かに頼むことができないコアな業務が存在します。

本来はこちらに力を入れなければいけないにもかかわらず、電話が鳴るたびに手を止められてしまうと思うように仕事ができません。

そのうちさまざまな業務が発生していき、集中できる時間がなくなってしまうでしょう。
企業にとってコアな業務というのは大切な部分で、今後の全体的な売上にも響いてきます。
秘書代行サービスにお願いできれば、コアな業務を行っている最中に突然鳴る電話で手を止める必要がなくなります。

じっくりと集中して業務を行えるため、今後の売上につながる仕事ができるでしょう。
時には鳴りやまない電話がある日からも解放され、社員の負担も減ります。

メリット2.コストの削減

自社の電話対応できる人材が足りないと思ったら、新規採用を考えるかもしれません。

これまで、ほかの企業で十分な場数を踏んできたプロが応募してくれるとは限らず、未経験でルールもよくわかっていない人しか応募してこない可能性もあります。
人材をまず教育から始めなければならないため、即戦力にはなりません。
その間も数少ない社員が自分の業務を進められず電話対応をしなければならないため、しんどい状況が続きます。

教育や社会保険、交通費などの負担も発生します。
思った以上にコストがかかってしまい、全体的な売上にもつながってくるでしょう。
秘書代行サービスの場合、教育コストをかけず人件費も削減できるため、全体的なコスト削減になります。

メリット3.電話対応品質の向上

秘書代行サービスを活用できれば、そこでは最初からプロが対応してくれます。

どう話せば相手が喜んでくれるのか、コツを知っています。
言葉遣いや声のトーンなど、電話して良かったと思ってもらえるような技を知っていますので安心です。

最初電話をしてきたお客様は怒るつもりがなかったにもかかわらず、電話口の言葉遣いや口調でクレームにつながってしまう場合もあります。
不快な思いをさせてしまったら、せっかく興味を持ってくれているお客様も逃してしまいます。

だからといって社員に電話対応の教育をするには、時間も必要ですしコストも余計にかかってしまうでしょう。
秘書代行サービスであれば教育が必要なく、気持ち良い受け応えができます。

秘書代行サービスのデメリット

秘書代行サービスを利用すれば、自社の業務も効率アップできてプロが対応するため、言葉遣いや対応も安心して任せられます。
メリットも多いのですが、デメリットになってしまう部分もあるので覚えておくと安心です。

ここからは、どんな点が秘書代行サービスを活用するうえでデメリットになってしまうのか、いくつかご紹介していきます。

デメリット1.自社にノウハウを蓄積できない

秘書代行サービスをお願いしてしまうと、自社で社員が直接作業する分けではないためノウハウが蓄積されません。

これは、電話代行サービスやほかにもアウトソーシングしてお願いする場合、共通するデメリットでもあります。
電話に対しての知識やノウハウは、すべて頼んでいる秘書代行サービスが把握しています。

このままずっとアウトソーシングを利用するのであれば気にならないかもしれませんが、将来的には社員もできるように体制を整えたいと考えている場合はデメリットになってしまうでしょう。

任せっきりにするのではなく、業務を行う際に利用しているトークスクリプトを見せてもらい、手順なども学んでおくと良いでしょう。
資料は共有してもらえます。

デメリット2.イレギュラーに対応しにくい

決まったトークの流れであれば問題ありません。
しかし、思いもよらないクレームなどが入ってしまった時、秘書代行サービスだけでは対応できない場合もあります。

そのため、すぐに対応できずに、お客様の怒りの温度感が高くなってしまうケースも出てしまうかもしれません。
すぐに対応できるクレームであればそこまで大きく発展しなかったかもしれないものも、時間がかかってしまい予想外の展開になってしまうケースも考えられます。
社員にしかわからない部分があれば、秘書代行サービス側でもメールや電話ですぐに確認して共有を行います。

しかし、商談中など、場合によっては、出られないケースもあるでしょう。
イレギュラーが多い場合は、プランを見直す必要があります。

秘書代行サービスの料金相場

秘書代行サービスを利用する場合は、ある程度どのくらいの料金がかかるか相場を確認しておくと安心です。

費用は、月額費用、初期費用、オプション料金、追加料金で構成されている場合がほとんどです。
月に何コールまでなどと区切っている場合もあり、受電件数や対応時間によって異なりますが、月額基本料の料金相場は5,000円～20,000円程度になります。

すぐにサービスを使ってもらえるように、初期費用は無料に設定している秘書代行サービスの業者も多いです。

日中だけ秘書代行サービスにお願いする場合は比較的リーズナブルな価格でも、オプションで土日祝日や夜間も頼む場合は一気に価格が跳ね上がるケースもあるため、費用はしっかりと見て検討しましょう。

秘書代行サービスで失敗しない選び方

お金をかけて頼むため、秘書代行サービス選びは失敗したくないと思っている企業も多いでしょう。
思ったよりもサービス内容が充実していない場合、せっかく料金を支払っているにもかかわらず、社員の作業が減らない可能性も出てきます。

ここからは、秘書代行サービスを選ぶ時に何を見れば良いか、失敗しないポイントについてご紹介していきます。

選び方1.電話対応品質の確認

電話対応の質は、どこに頼んでも同じクオリティが保てるかというと、もちろん違いがあります。

言われた通りに定型トークスクリプトで対応すれば問題ない場合や日本語だけでなく英語や中国語などにも対応してほしい場合など、企業によって要望も異なるでしょう。
基本的な最小限なことであれば、ほとんどの秘書代行サービスで対応可能ですが、そうではない場合は選ぶ業者によっては対応してもらえない可能性もあります。

まずは自社がどこまでの業務を依頼したいのか明確にしておき、その後どこまで対応可能かどうか調べていくと失敗も少なくなってきます。

よく考えずに契約してしまうと、無駄な費用を払って失敗してしまうかもしれません。
サービス内容を詳しく把握しましょう。

選び方2.必要な稼働時間を把握

少しでもコストが安く支払いが楽な秘書代行サービスに目がいってしまうかもしれませんが、費用だけで判断してしまうと失敗してしまいます。

確かに、価格が安くサービスが充実したことに越したことはありませんが、費用がほかよりもリーズナブルなのには理由がある場合が多いです。

まず、自社で必要な時間を把握して、安さよりもコスパを重視して選びましょう。
プランがさまざまあり、時間の長さで費用が決まる場合もあります。
自社ではそこまで長い時間必要がないものの、ある短時間だけ忙しいから秘書代行サービスを利用したい場合は、時間単価が短いサービスを選んだほうがお得です。

時間単価でも、ピッタリなプランは変わってくることも覚えておきましょう。

選び方3.イレギュラー対応の可否

最初に決まったマニュアル通り進み、何事もなければ良いのですが、秘書代行サービスを利用した後にはイレギュラーなことも出てきます。
その時、どこまで頼むのか、秘書代行サービス側で対応してくれるのか確認しておくと、後から安心です。

中には、決まったマニュアルに対しては対応できるものの、さまざま変わる場合は柔軟な対応が難しい場合もあります。
もっとこうしてほしいと思っても、柔軟に対応できない業者に頼んでしまったら対応してもらえません。

逆にイレギュラーなことや商品やサービスのアップデートがあった時、状況に応じてマニュアル通り対応してくれる業者であれば助かります。
災害などが起きた時の対応など、予期せぬ出来事も想定しておきましょう。

おすすめの秘書代行サービス5選

秘書代行サービスを探してみると、さまざまな業者があり正直どこを選んだら良いのか迷ってしまうかもしれません。
できれば、サービス内容も充実していて、ただ安いのではなくコスパが良い秘書代行サービスがおすすめです。

ここからは、数ある秘書代行サービスの中でも特におすすめな業者を5つピックアップしてご紹介していきます。

サービス1.source

弊社では、秘書業務で行う業務の中でもオンラインで完結する業務の支援ができます。
一般的な秘書と同じように、スケジュールの調整や出張の交通機関やホテルの予約、さらにはメールの対応まで可能です。

パソコンのWordやExcelを活用して、迅速に対応させていただきます。
中には、日本語だけでなく英語もできる秘書代行サービスを探している場合も、弊社では可能です。

ただ予約を行うだけでなく、外出先での会議や会食の際には最適な場所やレストランをリサーチしてピッタリな場所を選んで予約いたします。
秘書のスキルを十分に持ったプロが担当しますので、お任せください。

料金プランも柔軟に短時間のsmallから、長時間も安心なfullまであります。

サービス2.インターコード

創業が昭和58年から続く老舗で、多くの人が利用している業者です。

電話代行サービス業者にはなりますが、オーダーメイドで自社に必要なサービスを組み合わせることができます。
受電だけでなく、顧客管理システムへの入力や資料送付対応も可能でBPO業務をお願いできます。

自社独自の依頼でほかの業者に頼んでみて断られた場合も、オーダーメイドで実現できる可能性があるため相談してみましょう。
電話がお客様からかかってきたら対応を行い、リアルタイムでメール報告も可能です。
ほかにも、EC運用代行や事務代行などもお願いできるため、組み合わせてお願いすることもできます。

これまで、法律事務所や不動産管理業などさまざまな業者が利用した実績もあります。

サービス3.IVRy

必要最低限の電話業務を低価格で使用したいと考えている企業にはおすすめです。

電話業務の中でも自動応答や電話転送、SMS送信、AI自動文字起こしなども含めて月3,000円からで使用できます。
自社の社員が少なく電話が鳴る度に作業が止められる場合、自動応答で電話対応を減らせます。

お客様からの受注もすべて取りきれない場合、予約も自動化可能です。
面倒な電話番号の取得も最短5分ででき、ガイダンスは自社に合った自由な音声ガイダンスを設定できます。

この時、日本語だけでなく、英語や中国語を使うことも可能です。
必要な情報をSMSで自動通知もできますし、要件や日時ごとに担当者へ向け電話の転送もできます。
まずは1ヶ月お試しもあります。

サービス4.HELP YOU

HELP YOUは、専門スキルを持ったアシスタントが対応してくれますので、安心して任せられます。
自社でしかできないコアな業務に力を入れられるように、幅広い業務をサポートしてくれます。

そのため、実際に利用した企業からの満足度も高く、継続利用は98%です。
企業で退職者が出てしまった時にもさまざまな業務が任せられるため、複数の人材を採用する手間も省け、結果的にコストも軽減できます。
バックオフィス業務に特化したオンラインで行い、業務がスムーズに進むようにサポートしてくれます。

追加すれば資料作成プレミアムやオンライン研修なども頼めるなど、内容も充実しているのが特徴です。
導入も手間がなくオンラインで簡単にでき、すぐに利用可能です。

サービス5.秘書センター株式会社

秘書センター株式会社は、時代のニーズに合わせコールセンター業界でも初めて24時間化を標準サービスとして業務改善を行ってきました。

自社のコールセンターシステムをはじめ、有人や無人を駆使して代行サービスをしてくれます。
企業の中には大量の電話が連日のように来ていて、社員だけでは対応が難しい場合もあるでしょう。

大量なコールにも対応していて、固定費なしで費用は受電分のみの完全従量制で対応してくれます。

さらに、受電単価は、昼夜を問わず一律で低料金とコスパも良いのが特徴です。
人件費も抑えているため、毎日の保守体制も安価な価格で利用できます。
スタッフの教育体制やセキュリティ体制も整っているため安心です。

低コストで秘書業務を外注したいなら、オンライン対応アシスタント『source』

少しでも費用は抑え、高品質なサービスが受けられる秘書代行サービスを探している方も多いかもしれませんが、オンライン対応アシスタント『source』なら実現できます。

中には24時間体制までは必要なく、自社が求める稼働分に合わせて費用を支払いたいと考えている企業も多いかもしれません。
弊社では、必要な稼働分に応じた費用感に抑えられるため、無駄にコストを払う必要もありません。

料金プランも一度決めたらずっとではなく、3ヶ月ごとに更新があり変更も可能です。
弊社では、秘書代行サービスのほかにも総務アシスタントや人事・労務アシスタントをはじめとしたさまざまな業務も可能です。

自社の必要なサービスを組み合わせて活用していただけます。

まとめ

秘書代行サービスでは、電話対応からアポイントメントの調整、スケジュール管理まで幅広く頼めるため、自社の業務効率アップが見込めます。

本来集中したいコアな業務に時間を割くことができるため、売上にもつながるでしょう。
さらに、社員を採用して研修や教育するコストも省けるため、無駄な費用を削減できます。
選ぶ時には、稼働分に応じた費用かの確認も必要です。

弊社では必要な稼働分に応じた費用に抑えられますので、ぜひご相談ください。

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