オンラインの事務代行サービスの活用は、経営者にとって検討すべき業務効率化の手法の一つです。

信頼度やコスト、対応業務の範囲などがポイントになりますが、適切なサービスを見極めるためには、料金の目安や選定基準に関する情報を把握しておくことが大切です。

オンライン事務代行とは？

オンライン事務代行とは、インターネットを活用してリモートで業務をサポートするサービスです。現在、多くの企業が導入しており、関心が高まっています。

業務を担当するスタッフは、オフィスに出勤せず、自宅でパソコンや各種ツールを使って作業を行う「リモートワーク」と呼ばれる働き方をしています。

依頼する側と作業を行う側は、主にチャットなどのコミュニケーションツールを通じてやりとりを行い、依頼から納品までをすべてオンライン上で完結させます。これにより、場所や時間に縛られず、スムーズに業務を進めることが可能です。

オンライン事務代行で依頼できる業務

オンライン事務代行を利用することで、様々な業務を効率的に委託することが可能です。
主に以下のような業務が対象です。

• 業務１．営業事務
• 業務２．総務
• 業務３．経理
• 業務４．人事・労務
• 業務５．秘書

さまざまな業務領域で代行サービスを利用することができます。それでは、それぞれの業務でどのような依頼が可能なのか詳しく見ていきましょう。

業務１．営業事務

営業事務に関する多岐にわたる業務を効果的に支援しています。会議の議事録や資料の作成、書類の校正、プロジェクトの進行管理、各種クライアント対応、発注業務、さらには資料やメールの英訳など、さまざまな業務を依頼することができます。

これにより、営業チームはより効率的に業務を遂行し、ビジネスの成果を最大化することが可能です。

また、営業事務の代行サービスは、柔軟性があります。需要に応じて業務量を調整したり、特定のプロジェクトに集中してサポートを行ったりすることができます。さらに、定型的な業務の自動化や効率化を提案することで、営業チームの負担を軽減し、時間を節約することも可能です。

業務２．総務

総務業務においても多岐にわたるサポートを提供しています。データの整備や申請資料の作成・手配、さらにはシステムやサービスの選定、贈り物や花の手配、会議の音声文字起こし、リサーチ資料の作成など、多彩な業務を依頼することが可能です。こうしたサービスにより、総務部門はより効率的に業務を遂行し、組織全体の運営を円滑に支えます。

さらに、総務業務の代行サービスは、組織のニーズに合わせて柔軟に対応します。例えば、急なイベントやプロジェクトに対応するための迅速なサポートや、特定の業務における専門知識を提供することも可能です。組織の成長や変化に柔軟に対応することで、総務部門はより効果的に業務を遂行し、組織の発展に貢献します。

業務３．経理

経理業務においても極めて緻密なサポートを提供しています。請求書や見積書の迅速な発行から始まり、社会保険申請や領収書の整理、入金の確認、更には助成金申請の手続きや支払いの予約まで、あらゆる業務を的確に処理します。経理部門はこうしたサービスによって、財務データの正確性と信頼性を確保し、企業の財務戦略の成功に向けて確固たる基盤を築きます。

そのため、間接部門の人材補充が後回しにされることは、経理部門の人手不足を招く一因となっています。また、経理業務の効率化と財務管理の精度向上に加えて、事業の健全性を保つためのリスク管理や予算策定など、戦略的なアドバイスも提供されます。こうした総合的なサポートにより、経理部門は企業の成長を促進し、持続可能な財務戦略を展開することが可能となります。

経理業務の代行サービスは、組織のニーズに合わせて柔軟に対応します。例えば、財務レポートの作成や税務申告のサポート、経費精算や資金管理など、特定の業務に特化したサービスも提供されます。これにより、経理部門は業務の効率化と精度向上を図りつつ、戦略的な財務活動に集中することが可能です。

業務４．人事・労務

人事・労務業務においても幅広いサポートを提供しています。採用活動のサポートや勤怠管理、給与計算、入退社手続き、交通費計算、さらには福利厚生業務など、人事・労務全般にわたる業務を効果的に支援します。

こうしたサービスにより、人事部門は効率的な人材管理を実現し、従業員の幸福度向上や組織の生産性向上に貢献します。さらに、適切な採用プロセスや労働法令の遵守など、法的規制や人事戦略に関するアドバイスも提供されます。こうした綿密なサポートにより、人事・労務部門は組織の人材戦略の成功に向けて、的確な戦略を展開することが可能です。

人事・労務業務の代行サービスは、法的規制や組織のニーズに合わせて柔軟に対応します。例えば、労働契約書の作成や更新、社員の評価や昇進のプロセスのサポート、労務トラブルの解決など、特定の人事・労務業務に特化したサービスも提供されます。これにより、人事部門は人材戦略の策定と実行に集中し、組織の成長と従業員の満足度の向上を促進します。

業務５．秘書

秘書業務においても的確な支援を提供しています。スケジュールの管理やアポイントメントの調整と連絡、交通機関の予約、出張時のホテル手配、外出先での会議や会食のリサーチや予約など、多岐にわたる業務を効率的にサポートします。

こうしたサービスにより、経営者や役員は重要な業務に集中し、スムーズなビジネス運営を実現します。また、重要なイベントや会議の準備、書類の整理や作成、ビジネス上の連絡や調整など、秘書業務全般にわたる緻密なサポートが提供され、経営者の業務負担を軽減し、効果的な時間管理を実現します。

さらに、秘書業務の代行サービスでは、機密情報の厳重な取り扱いや経営者のスケジュールや個人的なニーズに対する高度な配慮が行われます。経営者の信頼性やプライバシーの確保が重視され、高度な専門性と機密性が求められる業務にも迅速かつ適切に対応します。これにより、経営者は安心して重要な業務に専念でき、業務効率の向上とビジネスの成功に集中することができます。

オンライン事務代行を利用する4つのメリット

オンライン事務代行を導入することには、ビジネスには多くの利点があります。

• メリット１．重要な業務に集中できる
• メリット２．生産性が向上する
• メリット３．プロの対応により業務品質が向上する
• メリット４．採用・教育コストを削減できる

これらのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

メリット１．コア業務に集中できる

オンライン事務代行を活用する大きなメリットの一つは、企業が本来注力すべきコア業務に集中できる点です。

日々発生する事務作業や雑務を外部に委託することで、限られた時間や人材リソースを戦略的業務や売上に直結する活動へと振り分けることが可能になります。特に小規模事業者やスタートアップにとっては、業務の効率化だけでなく、経営のスピードを保つうえでも非常に効果的です。

また、従業員の負担軽減にもつながり、全体の生産性向上も期待できます。

メリット２．生産性が向上する

オンライン事務代行を導入することで、組織全体の生産性が向上します。従業員や経営者の生産性が向上するだけでなく、組織の業務プロセス全体が効率的になり、成果をより効果的に達成することができます。

さらに、専門家が事務作業を効率的に処理するため、業務のスムーズな流れが確保されます。これにより、作業の停滞やミスのリスクが低減し、業務の効率が高まります。さらに、タスクのスケジューリングや処理速度が向上することで、組織全体の業務効率が向上し、より多くの仕事を同じ時間内にこなすことが可能となります。

メリット３．プロの対応により業務品質が向上する

企業を運営するには、売上に直結するコア業務以外にも多くの付随する作業が存在します。これらのノンコア業務は、専門知識や技術を持たない社内のスタッフが対応するよりも、外部のプロフェッショナルに任せることで、作業の効率性を高めることが可能です。

例えば、会計処理や人材採用、法務対応といった高度な知識が求められる分野や、一定のスキルを要する業務は、それを専門とする外部企業にアウトソーシングすることで、自社対応以上の成果が期待できるでしょう。

メリット４．採用・教育コストを削減できる

オンライン事務代行を導入することで、採用や人材育成にかかるコストを大幅に削減できるのも大きなメリットです。新たに社員を雇用する場合、求人広告の掲載費や面接、採用後の研修・教育といったプロセスに多くの時間と費用がかかります。

一方、オンライン事務代行サービスでは、すでにスキルや経験を持つ専門スタッフが対応するため、そうした初期投資を省くことができます。また、急な業務量の変化にも柔軟に対応できるため、必要に応じた人材の確保が可能となり、無駄な人件費の発生も抑えられます。

オンライン事務代行を利用する3つのデメリット

オンライン事務代行を利用することには、いくつかのデメリットも存在します。

• デメリット１．バックオフィス業務のノウハウが蓄積されない
• デメリット２．オフライン業務は非対応

これらのデメリットについて、詳しく解説します。

デメリット１．バックオフィス業務のノウハウが蓄積されない

オンライン事務代行を利用する際のデメリットの一つに、組織内でのバックオフィス業務のノウハウが外部に依存することが挙げられます。外部の代行業者が業務を担当するため、組織内での業務プロセスやベストプラクティスに関する知識が薄れる可能性があります。

これにより、組織の内部での業務改善や効率化が困難になる恐れがあります。組織が独自の業務プロセスやノウハウを確立し、競争力を維持するためには、バックオフィス業務の内部管理を重視する必要があります。

デメリット２．依頼するまで業務スキルが分からない

業務を担当する人材と直接会って依頼したり、採用するわけではないため、事前にスキルや実力を把握するのは難しい場合があります。

とはいえ、必要に応じて適したスキルや知識を持つ人材を選定し、対応する代行業者も多く存在しており、実際には社内で人材を採用するよりも、結果的に業務効率の向上が期待できるケースも少なくありません。

デメリット３．オフライン業務は非対応

オンライン事務代行の弱点の一つとして、基本的にすべての業務を遠隔で行うため、対面での対応や書類の受け渡しなど、物理的な作業を含む「オフライン業務」には対応できない点が挙げられます。

たとえば、郵送対応や来客対応、現場での書類整理など、直接手を動かす必要がある業務は代行の範囲外となることが多く、そうした作業が多い職場では導入の前に十分な検討が必要です。オンライン化できる業務との線引きを明確にすることが重要です。

オンライン事務代行の料金相場

オンライン事務代行サービスの料金体系は、主に月額制と従量制の2つに分かれます。月額制は、毎月一定の料金を支払い、その料金に応じて定められた範囲内でサービスを利用できるプランです。

一方、従量制は、利用した業務量に応じて料金が発生する方式であり、実際に利用した分だけ支払うことになります。それぞれの料金体系には、利用者のニーズや予算に合わせて選択できる利点があります。それぞれの料金体系について詳しく見ていきましょう。

月額制

月額制は、毎月一定の料金で事務代行サービスを利用する方式です。通常、月の稼働時間に応じて固定の料金が設定され、20時間程度の稼働で10万円前後が一般的です。契約期間や月の稼働時間が長いほど、よりリーズナブルな料金が適用されることがあります。

この料金体系は、予算を事前に把握しやすく、定期的な業務に安定した費用をかけたい企業に適しています。

従量制

従量制は、利用した業務量に応じて料金が変動する方式です。この方式では、特定の業務量や種類に応じて料金が請求されます。利用した分だけ料金が発生するため、無駄な費用を抑えることができるというメリットがあります。

しかし、業務量が不安定な場合や予測しにくい場合は、予算管理が難しくなる可能性があります。この料金体系は、業務量が多少変動する場合や一時的な業務需要に対応したい企業に適しています。

オンライン事務代行の選び方

オンライン事務代行を選ぶ際には、いくつかのポイントを考慮することが重要です。

• 選び方１．依頼したい業務に対応している
• 選び方２．工数の調整など柔軟な対応が可能
• 選び方３．実績が豊富
• 選び方４．その企業の強みが自社に合っている

これらのポイントについて、詳しく説明していきます。

選び方１．依頼したい業務に対応している

オンライン事務代行サービスを選ぶ際には、依頼したい業務内容に十分に対応しているかを確認することが重要です。業務の種類や範囲に合わせて、代行サービスが適切なスキルや専門知識を持っているかをチェックしましょう。

また、特定の業務に特化したサービスを提供しているかどうかも検討することがポイントです。依頼したい業務内容に精通している代行業者を選ぶことで、より効率的な業務委託が可能となります。

選び方２．工数の調整など柔軟な対応が可能

オンライン事務代行サービスを選ぶ際には、工数の調整など柔軟な対応が可能かどうかも重要です。業務量が想定よりも増加した場合に、追加の対応や柔軟な調整ができるかを確認しましょう。信頼できる代行業者は、顧客のニーズに迅速に対応し、柔軟なサービス提供を行います。

これにより、業務の変動や急な要求にも柔軟に対処できるかどうかをチェックすることが重要です。工数やスケジュールの変更に対応できる代行業者を選ぶことで、ビジネスの変化や成長に柔軟に対応できます。

選び方３．実績が豊富

オンライン事務代行サービスを選ぶ際には、実績が豊富かどうかも重要なポイントです。実績が豊富な代行業者は、過去の成功事例や顧客の満足度を示すことができます。

また、質の低い人材がアサインされないように、スキルチェックや経験の確認が必要です。信頼できる代行業者は、高度なスキルや専門知識を持ったスタッフを配置し、顧客のニーズに適切に対応します。これにより、サービスの品質と信頼性を確保することができます。

実績の豊富な代行業者を選ぶことで、信頼性の高いサービスを受けることができます。

選び方４．その企業の強みが自社に合っている

オンライン事務代行サービスを選ぶ際は、提供企業の強みや専門分野が自社のニーズと一致しているかを見極めることが重要です。

たとえば、経理に強い会社もあれば、人事や総務業務に特化している場合もあります。自社が依頼したい業務に対して十分な実績やスキルを持っているかを確認することで、ミスマッチを防ぎ、より高い効果が期待できます。

サービス内容だけでなく、対応の柔軟性や実績もあわせてチェックすることが成功のポイントです。

おすすめのオンライン事務代行会社4選

オンライン事務代行サービスは多くの企業が提供しており、どれを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。自社の業務内容や目的に合ったサービスを見極めることが重要です。

ここでは、信頼性や実績、対応力に優れたおすすめのオンライン事務代行会社を4社ご紹介します。ご導入の上で参考にしてください。

source

オンライン事務代行を初めて導入する企業におすすめなのが、当社が提供する幅広いバックオフィス業務に対応し、経験豊富なスタッフがそろっている「source」です。

経理や人事、秘書業務など多様な分野に対応可能で、専門性の高いサポートを受けられるのが魅力です。

また、無料トライアルを提供しているサービスもあり、実際の業務を試してから本契約できるのも安心材料の一つです。初めてでも導入しやすく、失敗のリスクを抑えられます。

YPP

「YPP」のオンライン事務代行は、経理や総務、各種事務業務を経験豊富な在宅スタッフがリモートで対応するサービスです。

クライアントの業務内容に応じて、最適な人材をマッチングし、高品質で柔軟なサポートを実現しています。また、単なる作業代行にとどまらず、業務改善や効率化の提案も行っており、企業の成長を支えるパートナーとして信頼されています。

在宅ワークを推進する「YPP」ならではの丁寧な対応が特長です。

ZEROIN

「ZEROIN」のオンライン事務代行サービスは、総務・庶務業務に特化したアウトソーシングサービスで、日常業務から季節業務まで幅広く対応しています。

組織立ち上げや業務設計、運用・改善まで伴走型で支援し、人材不足や属人化、マネジメントの負担を軽減します。豊富な現場経験を活かした体制構築により、安定した業務運営が可能となる点が魅力で、信頼できるパートナーとしておすすめです。

FOC

FOCのオンライン事務代行サービスは、庶務業務全般から経費削減、IT支援まで多角的にサポートする総合力が特長です。

文書管理や受付、電話応対などの日常業務に加え、請求書管理や通信費・光熱費の見直しによるコスト削減も実現。

さらに、ファシリティ管理やオフィス移転対応、IT機器管理やRPA構築、トラブル対応のヘルプデスクなど、幅広い業務に対応可能です。企業運営の効率化を目指す企業に最適なパートナーです。

オンライン事務代行活用なら、『source』がおすすめ

オンライン事務代行を活用するなら、「source」を選ぶのが最適です。

１．幅広いバックオフィス業種に対応＆ベテランスタッフが勢ぞろい
２．無料トライアルでお試し可能

自社のニーズに最適な代行サービスを見つけることができるか見ていきましょう。

１．幅広いバックオフィス業種に対応＆ベテランスタッフが勢ぞろい

sourceは株式会社トーイングウーマンが提供するオンラインアシスタントサービスです。社会人歴10年以上のベテラン社員から構成されており、幅広いバックオフィス業種に対応可能です。経験豊富な専門家が営業事務、総務、経理、人事・労務、秘書業務など、様々な業務領域に対応しています。

これにより、クライアントは自社のニーズに合った専門的なサポートを受けることができます。

２．無料トライアルでお試し可能

sourceでは、無料トライアルを提供しています。このトライアルでは、サービスの品質や適合性を確認するために、クライアントが一定期間、代行サービスを無料で試すことができます。また、トライアル期間中には、クライアントが事務代行サービスの利用方法や提供されるサービスについて相談することも可能です。

これにより、クライアントは自社のニーズに合った代行サービスを選択する際に、安心して判断することができます。

まとめ

sourceは幅広いバックオフィス業種に対応し、ベテランスタッフが揃うオンライン事務代行サービスです。無料トライアルでサービスを試すことができ、料金プランなどのご相談も可能です。

まずは、無料相談にて、具体的な業務ニーズに合わせたプランをご提案させていただきます。

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