人手不足の時代、スタッフを増やしたくても、なかなか採用できずにお困りの企業も多いのではないでしょうか。
人事や労務、経理など専門スキルや経験が必要な人材は採用も難しくなります。

そんな時、利用したいのがオンライン対応アシスタントです。

オンライン対応アシスタントで何ができるのか、メリットやデメリットをはじめ、選び方や活用事例をご紹介していきます。

オンライン対応アシスタントとは？

オンライン対応アシスタントとは、必要な業務を必要な時に依頼でき、オンライン経由で業務をサポートしてもらえるサービスです。

AIやロボットが業務を行うのではなく、インターネットを通じて、業務のスキルや経験があるオンラインスタッフが手伝ってくれます。
採用ができずに困っている企業をはじめ、多忙な時だけ手伝ってほしい企業にも便利です。

また、経済環境も厳しい時代に人件費が上がるのは避けたい企業も多いはずです。
人材を雇用するのとは異なり、社会保険料やボーナスなどの支払いの必要がないので、低コストで利用できます。

オンライン対応アシスタントの業務範囲

オンライン対応アシスタントでできること、利用できるサービスは業者によっても異なりますが、主なサービスとして営業事務、総務、人事・労務、秘書、経理、Webサイト運用などがあります。

特定の企業に特化した業務ではなく、どの企業でも必要となるような広く一般的な業務で、かつ専門的な知識やスキルが求められるような業務に対応しています。

営業事務

営業事務は営業職のアシスタントとして、細かな作業をサポートしてくれます。

たとえば、プロジェクトの進行管理や各種クライアント対応、発注業務をはじめ、会議の議事録や資料の作成や書類の構成などが可能です。

また、語学ができるスタッフもいるので、資料やメールの英訳にも対応できます。
クライアントが日本企業だけでなく、海外の企業であるケースでも便利です。

経験豊富な営業事務スタッフがサポートしてくれれば、新人の営業職員が入ってきても安心です。

総務

総務が担当する業務の範囲は企業によっても異なりますが、オンライン対応アシスタントでは、以下のような幅広い業務に対応しています。
・各種のデータ入力やビジネス資料の作成
・手書き資料のテキスト化
・申請資料の作成・手配
・システムやサービスの選定
・会議音声文字起こし
・リサーチ資料の作成
・退職者などへの花などの贈り物の注文・手配
など

総務の業務はオンラインで遂行できるケースが多いので、便利に活用できます。

人事・労務

人事・労務の業務は採用や入社の手続きから離退職の手続き、勤怠管理や給与計算など手間がかかる業務が多いです。

オンライン対応アシスタントでは、採用活動サポートや入退社手続きをはじめ、毎月の勤怠管理や給与計算、交通費計算、福利厚生業務などに対応しています。

人事・労務担当者が辞めてしまって困っている企業や月末に残業が多くなり、人手を増やしたいと考えている企業にとって便利です。

秘書

業務が忙しくなり、秘書を雇いたいけれどコスト面で余裕がないといった企業に便利です。

社長や役員、管理職のスケジュールの調整やクライアントなどとのアポイントメントの調整や連絡業務、出張の交通機関やホテルの予約、外出先での会議のリサーチや予約、会食のレストランのリサーチや予約など、オンラインで完結する業務を担うことができます。

英語などの語学力を有するスタッフもいるので、海外企業や外資系企業との連絡調整も可能です。

経理

経理業務は、簿記の知識や会計ソフトやシステムが使えるスキルが求められ、正確性や経験も必要な仕事になります。
採用したくても、スキルが高く、信頼できるスタッフを雇うのは意外と難しいです。

オンライン対応アシスタントを使えば、すぐに専門性の高いスタッフによる、正確性の高い業務が提供されます。

たとえば、請求書・見積書の発行、社会保険申請、領収書の整理、入金確認、助成金申請サポート、支払い予約などオンラインで完結できる業務に対応可能です。

Webサイト運用

今の時代、企業のホームページがないと信頼もしてもらえません。
売上を伸ばしていくためにはオンラインショップの開設、運用も必要です。

そんな時代のニーズに対応して、ホームページやECサイトを制作しても、更新せずに放置している企業も多いのではないでしょうか。
Web制作会社から更新が大切と言われても、対応できる人材が足りない、スキルがないと困っている企業は多いです。

オンライン対応アシスタントでは、原稿チェックや入稿作業をはじめ、SNSの運用代行やクラウドソーシングの管理、バナー制作、ECサイト運用など幅広く対応できます。

オンライン対応アシスタントの3つのメリット

では、オンライン対応アシスタントを導入するメリットはどのような点があるのでしょうか。

主なメリットとして、「採用コスト・教育コストを削減できる」「コア業務に集中できる」「欠勤・退職などのリスクがない」といった点が挙げられます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メリット1.採用コスト・教育コストを削減できる

オンライン対応アシスタントを導入する1つ目のメリットは、採用コスト・教育コストを削減できることです。

人手不足や総務や経理スタッフが離職してしまったからと採用しようとしても、見つけるのも大変です。
求人広告を出すことや求人サイトを利用することでコストが発生します。
書類選考や面接を行い、手間をかけて採用したうえ、教育する時間やコストも必要です。

しかしオンライン対応アシスタントなら、即戦力としてすぐにでも業務を代行してくれるので、採用コストや教育コストがかかりません。

メリット2.コア業務に集中できる

オンライン対応アシスタントを導入するメリットの2つ目は、コア業務に集中できることです。

専門性を求められる業務や汎用的な業務をオンライン対応アシスタントに任せることで、企業に勤務する専属スタッフでないとできない業務に集中できます。

企業によっては、社長1人で回している場合や極少ない人材だけで事業を軌道に乗せようと頑張っているケースも少なくありません。
周辺業務は秘書や総務のオンラインアシスタントを利用すれば、本来の業務に注力できます。

メリット3.欠勤・退職などのリスクがない

オンライン対応アシスタントを導入するメリットの3つ目は、欠勤・退職などのリスクがないことです。

忙しい時期に突然休まれたら困ることも少なくありません。
オンライン対応アシスタントでは専属の1名のスタッフだけでなくチーム体制で対応しており、業務に対応できる人材が豊富に揃っています。
そのため、欠勤により業務が滞るリスクがありません。

また、せっかく人材を採用しても、思うような人材でない場合やすぐに辞められるおそれもありますが、オンライン対応アシスタントなら退職されるリスクもないので、採用コストや教育コストの無駄もありません。

オンライン対応アシスタントの2つのデメリット

では、オンライン対応アシスタントのデメリットはどんな点でしょうか。

特に理解しておきたいデメリットが2つあります。
それは、「オンライン業務環境を用意しなければならないこと」と「依頼作業のマニュアルを構築する必要があること」です。

この点を理解せずに導入してしまうと、思ったようなサービスと違ったと困るおそれやすぐに解約することにつながるリスクもありますので、ご注意ください。

デメリット1.オンライン業務環境を用意しなければならない

オンライン対応アシスタントのデメリットの1つ目は、オンライン業務環境を用意しなければならないことです。

オンライン対応アシスタントの利用の仕方は、基本的にWeb会議システムなどのオンラインサービスを用い、画面を共有しながら行います。
電話やFAXで業務を依頼するアナログなサービスではありません。

そのため、オンラインシステムを用意することと、オンラインシステムを使いこなして業務の依頼と提供が受けられることが必要です。

デメリット2.依頼作業のマニュアルを構築する必要あり

オンライン対応アシスタントのデメリットの2つ目は、依頼作業のマニュアルを構築する必要があることです。

オンライン対応アシスタントを利用するには、オンラインシステムを利用する必要があるため、システムの利用に慣れていない方も含めて、スムーズに依頼をし、業務の提供が受けられるようマニュアルを用意することが必要です。

また、どの範囲まで業務を依頼するのか、どの業務は社内で行うのかの線引きを行い、企業機密などが流出しないよう、管理することも大切になります。

オンライン対応アシスタントの注意点

オンライン対応アシスタントを利用するうえで、デメリットだけでなく注意点もあります。

1つは「思考系タスクは依頼できないこと」、もう1つは「時間課金のため、適当に依頼するとコストがかさむこと」です。

注意点について詳しく解説していきます。
注意点を理解し、対策を講じるなど検討を行いましょう。

思考系タスクは依頼できない

オンライン対応アシスタントの注意点の1つ目は、思考系タスクは依頼できないことです。

単純な業務や定型的な業務、専門知識やスキルを用いてこなせる業務はできますが、その都度異なる課題に対して考えて行うといった業務には対応できません。

たとえば、新しい企画を考えてほしい、商品のアイディアを出してほしいというのは依頼できません。

こうした思考系タスクは企業のコア業務にあたりますので、周辺業務をオンライン対応アシスタントに任せたうえで、コア業務に集中しましょう。

時間課金のため、適当に依頼するとコストがかさむ

オンライン対応アシスタントの注意点の2つ目は、時間課金のため、適当に依頼するとコストがかさむことです。

必要な時に必要な業務を必要なだけ頼めるのがメリットですが、なんでも頼めるからと、「ちょっとこれやっておいて。」と時間も指定せずに依頼するのはNGです。
依頼するには、この業務を1時間以内にお願いといった形で、時間も区切って依頼することが大切になります。

メリハリをつけた依頼をできる体制が整っていないと、無駄なコストを払うことになりかねません。

オンライン対応アシスタントの料金相場

オンライン対応アシスタントの料金は、業者によっても異なります。

月あたり○時間までの定額制プランや基本料金＋上限を超えた分は時間単位の従量課金制などが一般的です。

たとえば、月あたり20時間で月額65,000円、 1時間あたり3,250円のケースや40時間で128,000円、1時間あたり3,200円から、160時間で400,000円、1時間あたり2,500円などが料金相場です。

どのくらいの業務を対応してもらうか、事前にしっかりと考えたうえで、適切なプランを選ぶことが大切となります。
無駄払いをしないよう、まずは無料のお試しプランなどから始めて、どのくらい依頼するか検討してみると良いでしょう。

オンライン対応アシスタントの4つの選び方

オンライン対応アシスタントの4つの選び方として業務範囲の広さ、セキュリティ性、料金プランの柔軟性、サポートの充実性が重要なポイントになります。

それぞれの選定基準の重要性を理解し、選び方のポイントを網羅する、使いやすく信頼できる業者を選ぶようにしましょう。

選び方1.業務範囲の広さ

せっかく利用するなら業務範囲の広さも重要です。

小さな企業や創業して間もない企業など、最初は秘書代行だけで良いと思われるかもしれません。
しかし、事業が軌道に乗った場合や成長して企業規模が拡大するにつれ、頼みたい業務が増えていくはずです。

事業を拡大するために営業職員を増やせば、営業事務もサポートしてもらいたくなりますし、労務管理や給与計算などのニーズも生じることでしょう。

現在依頼したい業務をはじめ、今後も踏まえて業務範囲の広い業者を選ぶのがおすすめです。

選び方2.セキュリティ性

オンライン対応アシスタントはオンラインシステムを介して利用する必要があるため、セキュリティ体制が整っているかは非常に重要です。

人事、労務では企業のスタッフの労務情報などをやりとりすることや営業事務でも営業の売上や顧客の名称などが提供され、秘書業務でもクライアント情報などが提供されます。

個人情報や企業の重要な情報もやりとりされることになるので、情報流出や漏洩などがないよう、セキュリティ性が高い業者を慎重に選びましょう。

選び方3.料金プランの柔軟性

オンライン対応アシスタントの利用にあたり、無駄なコストを払わないようにするためには、料金プランの柔軟性も求められます。
その企業が依頼したい業務量に適した料金プランが用意されているか、まずチェックしましょう。

企業の業務拡大や縮小により、将来的に依頼したい時間が変わるかもしれません。
ニーズに応じて、別の料金プランに変更できるなど、多彩なプランが用意されているほうが安心です。

さらに、決算期など業務が多忙な月だけプラスαで頼めるなど、柔軟な対応ができる業者を選びましょう。

選び方4.サポートの充実性

オンライン対応アシスタントを利用するには、オンラインシステムを使ってやりとりをする必要があります。

そのため、これまでオンラインサービスを使ったことがない方にとっては、わかりにくい点もあるかもしれません。
困った時にすぐに質問ができることや助けてもらえるサポート体制が整っていることも大切です。

オンラインサポートだけでなく、気軽に電話で尋ねられ、スピーディーに対応してくれるなど、サポート体制についても確認しておきましょう。

オンライン対応アシスタントの成功事例4選

どのようなことができるのかイメージしにくい、どのように活用すれば良いかイメージが湧かないという企業のために、オンライン対応アシスタントの成功事例4選をご紹介します。

営業アシスタント、人事・労務アシスタント、秘書アシスタント、Webサイト運用アシスタントを利用した企業の成功事例を見ていきましょう。

成功事例1.オンライン営業事務アシスタント

大企業の中には営業職とは別に、営業事務を担うスタッフが揃っているケースもあります。

しかし、中小企業をはじめ、人件費が気になる企業では、営業職員が営業も営業事務も行っていることが多いです。
また、営業事務職員が1名で複数の営業職員の事務を担っているケースも多々あります。

オンライン営業事務アシスタントは、既存の営業事務職員の補助をはじめ、離職した場合の即戦力にもなります。
業績を伸ばすため、営業職員を増やし、契約件数が増えてもスムーズに対応できます。

成功事例詳細はこちら

成功事例2.オンライン人事・労務アシスタント

人事の管理業務は、人事異動や人事評価など、社内のスタッフにも秘密にしなくてはならないことが多いです。
だからこそ、社外のオンライン対応アシスタントに人事・労務を依頼しようという発想です。

もっとも、人事や労務関連の情報は個人情報も多いので、情報管理を徹底した業者でないと安心して依頼できません。
この点、個人情報の取り扱いの認証を受け、契約時に機密保持の約束ができるので信頼して利用しているという事例です。

成功事例詳細はこちら

成功事例3.オンライン秘書アシスタント

別のオンライン対応アシスタントサービスから乗り換えた事例です。

秘書業務は幅広く、きめ細やかな対応が求められる業務です。
対応できる業務が多く、柔軟な対応ができることが、秘書アシスタント利用のポイントになります。

しかしせっかく利用しても、月額料金で利用できる時間数もカバーできないような業務範囲の狭さでは意味がありません。

多忙な社長や役員のスケジュール管理やアポイント対応、ホテルや航空機、新幹線の予約や接待会場の手配など、柔軟に対応することが可能です。

成功事例詳細はこちら

成功事例4.Webサイト運用アシスタント

Webサイト運用アシスタントを利用した一番のメリットは、社員に残業代を払うよりも低コストで済み、長時間労働の改善にもつながったことです。

Webサイト運用の専属スタッフがいないと、スキルがある社員にプラスで業務を行わせるケースも少なくありません。
本来の業務を行いつつの作業となると、残業も発生してしまいます。

そこで、Webサイト運用アシスタントに業務を任せることで残業代を減らせ、ワークライフバランスも改善されるので、社員の離職率の低下も期待できます。

成功事例詳細はこちら

まとめ

オンラインアシスタントの業務範囲は営業事務、総務、人事・労務、秘書、経理、Webサイト運用などです。

3つのメリットは採用コスト・教育コストの削減、コア業務に集中できること、欠勤・退職などのリスクがないことが挙げられます。
一方、オンラインアシスタントの2つのデメリットは、オンライン業務環境を用意しなければならないこと、依頼作業のマニュアルを構築する必要があることです。

注意点として、思考系タスクは依頼できないこと、適当に依頼するとコストがかさむ点に留意しましょう。

オンライン対応アシスタントの料金相場は一定料金で何時間までの定額制や、基本料金＋従量課金です。
4つの選び方として、業務範囲の広さ、セキュリティ性、料金プランの柔軟性、サポートの充実性を確認しましょう。

成功事例などの導入実績もチェックしたうえで、自社に合った最適なオンラインアシスタントを選ぶことが大切です。

まずは無料トライアル可能な弊社オンライン対応アシスタントサービス「source」を気軽にお試しください。

→弊社オンライン対応アシスタントサービス「source」詳細はこちら