エクセルを使いこなしたいけれど、操作が難しそう…そう感じていませんか？

本記事では、初心者がまず覚えたい基本操作、よく使う関数、グラフ作成のステップから、データ分析・可視化、ミスの対処法まで徹底解説！

まずエクセルで覚えるべき基本操作一覧

エクセルを使いこなすためには、まず基本操作をしっかり押さえることが大切です。

データ入力やセルの書式設定、表の作成、並び替えやフィルターなど、押さえておきたい操作は意外とシンプル。本項では、初心者が最初に覚えるべきエクセルの基本操作をわかりやすく解説します。

エクセルの各種機能

エクセルを使いこなす第一歩は、画面構成を理解することです。

どこに何があるのかを知っていれば、作業効率が格段に上がります。ここでは、初心者の方にもわかりやすいようにエクセルの主要な画面要素を紹介します。

1. クイックアクセスツールバー

画面の一番左上に位置するのが「クイックアクセスツールバー」です。

デフォルトでは「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」の3つのコマンドが並んでいます。よく使う操作を登録しておけば、作業をさらに効率化できます。カスタマイズしたい場合は、【ファイル】タブ→【オプション】→【クイックアクセスツールバー】から設定可能です。

2. タブ

クイックアクセスツールバーの下には「タブ」が並んでいます。全部で9つのタブがあり、それぞれにデータの入力、グラフ作成、ページ設定など目的別に機能がまとめられています。

3. リボン

タブをクリックすると、その下に「リボン」が表示されます。リボンには、各タブに関連するコマンドがボタン形式で並びます。自分に合ったコマンドを追加・削除したい場合も、【ファイル】→【オプション】→【リボンのユーザー設定】から編集できます。

4. 名前ボックス

リボンの下、左側にあるのが「名前ボックス」です。現在選択されているセルの位置（例：A1）を表示しており、範囲選択した場合は選択行・列の数も確認できます。

5. 数式バー

名前ボックスの右隣には「数式バー」があります。選択しているセルに入力されている関数や数式の中身が表示され、ここから直接編集も可能。セル上では計算結果のみが表示されるので、裏にある式を確認したいときに便利です。

6. 列番号

ワークシートの上部には「列番号」が並びます。列を識別するための記号（A、B、C…）が表示され、列の追加・削除や非表示列の確認にも役立ちます。

7. 行番号

ワークシートの左側には「行番号」があり、セルの行を識別します。こちらも行の追加・削除、非表示行の把握に使用します。

8. セル

ワークシート内のマス目一つ一つが「セル」です。データや数式はすべてこのセルに入力していきます。列と行が交差する位置によって、セルにはA1、B2といった名前がつけられています。

9. ワークシート

エクセルの作業エリア全体を「ワークシート」と呼びます。数千行・数千列にわたる広大な表形式のデータ入力エリアで、複数のワークシートを管理することも可能です。

10. スクロールバー

ワークシート右側と下部にあるのが「スクロールバー」です。シートの情報量が画面に収まらない場合、スクロールバーを動かして必要な箇所を表示させます。

11. シート見出し

ワークシートの左下には「シート見出し」が表示されます。ここからシートの追加や名前変更、コピー、削除などが行えます。右側の＋ボタンを押すと新しいシートを追加できます。

12. ステータスバー

画面の最下部、左側にあるのが「ステータスバー」です。現在の入力モードや、選択したセル範囲の合計、平均などがリアルタイムに表示されます。作業状況を確認するのに非常に便利なエリアです。

13. 画面表示切り替え

ステータスバーの右側には「表示切り替えボタン」があります。ワークシートの表示モードを「標準」「ページレイアウト」「改ページプレビュー」に切り替えることができ、作業目的に応じて使い分けられます。

14. ズームスライダー

一番右には「ズームスライダー」があり、ワークシートの表示倍率を拡大・縮小できます。Ctrlキーを押しながらマウスホイールを動かしても同様にズーム操作が可能です。

よく使用するショートカットキー

Excelの作業効率を向上させるために、WindowsとMacでよく使われるショートカットキーを以下にまとめました。これらのキー操作を覚えることで、日々の業務がスムーズになります。

よく使うショートカットキー一覧

エクセルでよく使う基本的な関数

Excelには数百もの関数がありますが、日常業務で頻繁に使うものは限られています。

ここでは、初心者がまず覚えておきたい基本的な関数を12種類に絞ってご紹介します。これらの関数を使いこなすことで、作業効率が大幅に向上します。

数値の集計や分析に便利な関数

• SUM：指定した範囲の数値を合計します。例：=SUM(A1:A5)
• AVERAGE：指定した範囲の平均値を求めます。例：=AVERAGE(B1:B5)
  MEDIAN：中央値（データを昇順に並べたときの中央の値）を求めます。例：=MEDIAN(C1:C5)
• MAX / MIN：最大値や最小値を求めます。例：=MAX(E1:E5)、=MIN(E1:E5)
• COUNT / COUNTA：数値の個数（COUNT）や空白でないセルの個数（COUNTA）を数えます。例：=COUNT(G1:G10)、=COUNTA(G1:G10)
• ROUND：指定した桁数で四捨五入します。例：=ROUND(H1,2)（小数点第2位まで）
  

条件分岐や検索に役立つ関数

• IF：条件に応じて異なる値を返します。例：=IF(I1>100,”高”,”低”)
• IFS：複数の条件を設定し、それぞれに対応する値を返します。例：=IFS(J1>90, “優”,J1>70,”良”,J1>50,”可”,TRUE,”不可”)
• VLOOKUP：指定した値を基に、表の左端の列から一致する行の値を取得します。例：=VLOOKUP(K1,A1:D10,2,FALSE)
• XLOOKUP：VLOOKUPの進化版で、検索範囲や戻り値の範囲を柔軟に指定できます。例：=XLOOKUP(L1,A1:A10,B1:B10)

【初心者でもわかる】エクセルでの表の作り方3ステップ

エクセルで表を作るのは難しそうに見えて、実はたった3ステップで簡単に作成できます。データを整理して見やすくするためにも、基本の表作成方法はマスターしておきたいところ。

本項では、初心者でもすぐに実践できるエクセル表作成の手順をわかりやすく解説します。

①必要なデータを入力する

まずは、作成したい表に必要なデータを入力します。最初にタイトルを記載し、次に行や列の見出しを入力して項目を整理しましょう。たとえば、営業成績表なら担当者名や各月の売上などを入力します。

オートフィル機能を使えば、連続した月や数値も簡単に入力でき、作業がスムーズになります。

②計算式・関数を入力する

データ入力が完了したら、合計や平均を求めるために計算式や関数を入力します。

例えば、SUM関数を使えば複数セルの合計が一瞬で計算できます。セルに「=SUM(範囲)」と入力し、オートフィル機能で他の行にも簡単にコピーすれば、全体の集計作業が効率化されます。

③デザインや体裁を整える

データと計算式を入力したら、表のデザインや体裁を整えましょう。

タイトルのフォントサイズを大きくし、見出しに色を付けると視認性が向上します。列幅や行の高さを調整し、データを中央揃えにするとバランス良く見えます。最後に罫線を引いて、表全体を引き締めましょう。

データ分析と可視化方法

エクセルは、データの集計だけでなく分析や可視化にも優れたツールです。

大量の情報もグラフやピボットテーブルを使えば、視覚的にわかりやすく整理できます。本項では、初心者でも簡単にできるデータ分析と可視化の基本的な方法を紹介します。

ソート（並び替え）

Excelのソート（並び替え）機能を活用すると、データを昇順や降順に整理できます。

まず、並べ替えたい範囲を選択し、[データ]タブの[並べ替え]をクリックします。昇順や降順を選択することで、数値や文字列を希望の順序に並べ替えられます。また、[ユーザー設定の並べ替え]を使用すれば、複数の条件での並び替えや、セルの色、フォントの色、アイコンなどを基準にした並び替えも可能です。

さらに、SORT関数を使えば、元のデータを変更せずに別の場所に並べ替えた結果を表示できます。これらの機能を駆使することで、データの分析や整理が効率的に行えます。

フィルタリング（抽出）

Excelのフィルター機能を活用すると、大量のデータから特定の条件に合致する情報を簡単に抽出できます。

まず、フィルターをかけたいデータ範囲を選択し、[データ]タブの[フィルター]をクリックすると、各列の見出しにドロップダウン矢印が表示されます。これをクリックして、特定の値や条件を選択することで、該当するデータだけを表示できます。

例えば、特定の取引先名や日付、数値範囲などで絞り込むことが可能です。また、セルの色やアイコンを基準にしたフィルターも設定できます。フィルターを解除すれば、すべてのデータが再表示され、元の状態に戻ります。

この機能を使えば、必要な情報を迅速に抽出し、効率的なデータ分析が可能となります。

【初心者でもわかる】エクセルでのグラフの作り方2ステップ

数字だけの表ではデータの傾向がわかりにくいこともありますが、グラフを使えば一目で全体像を把握できます。

エクセルなら、初心者でもたった2ステップでグラフが作成可能。本項では、基本的なグラフの作り方をわかりやすく解説します。

①表を作成する

まず、グラフにしたいデータ範囲を選択します。見出しや項目名も含めて選択することで、グラフの軸や凡例が自動的に設定されます。例えば、売上データや成績表など、比較や推移を視覚化したいデータを選びましょう。

データを選択したら、Excelの「挿入」タブをクリックし、表示される「グラフ」グループから希望のグラフの種類を選択します。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど、データの特性に合ったグラフを選びましょう。

選択すると、グラフが自動的に挿入されます。

②グラフの種類を選ぶ

Excelでは用途に応じてさまざまなグラフが作成できます。

たとえば、縦棒・横棒グラフは複数項目の数値比較に、折れ線・面グラフは時間の経過によるデータの傾向や変化を表すのに適しています。円グラフは全体に対する割合を示すのに便利で、アンケート結果や構成比に向いています。

散布図は2つのデータの相関関係を視覚化するのに最適です。それぞれ特徴を理解して使い分けましょう。

エクセルでよくあるミスと対処法

エクセルでは、セル参照のミスや関数エラー、保存忘れなど初心者が陥りやすいミスが多くあります。

ミスを防ぐには、絶対参照と相対参照の違いを理解し、エラーチェック機能を活用することが大切です。こまめな保存とバックアップも忘れずに行いましょう。

「####（シャープ）」と表示された場合

エクセルで表を作成し日付や数値を入力すると、「####」と表示されることがあります。

これはセルの幅が足りないか、表示形式が適切でないことが原因です。正しく表示するには、セルを広げるか、ホームタブの「数値」グループにある表示形式を見直しましょう。

表示形式を適切に設定することで、入力したデータが正しく読みやすくなります。

頭の「0（ゼロ）」が消えてしまった場合

エクセルで電話番号などを入力すると、先頭の0が消えてしまうことがあります。

これを防ぐには、先頭にアポストロフィー（’）を付けて文字列扱いにする方法や、セルの書式設定で「文字列」を選ぶ方法があります。また、ユーザー定義で「00#」と設定すれば先頭の0を保持可能です。

さらに、TEXT関数を使い「=TEXT(セル番号,“00#”)」と入力すれば、数値を文字列として表示することもできます。

セル内で改行できない場合

エクセルでセル内改行をするには、まず改行したいセルをダブルクリックして編集モードにします。

次に、改行したい位置にカーソルを合わせ、「Alt」キーを押しながら「Enter」キーを押します。これでセル内に改行が挿入され、1つのセルの中で複数行の入力が可能になります。見やすいレイアウトにしたいときに便利な操作です。

計算式が正しくない場合

オートフィル機能を使うと、コピーした数式の参照セルがずれることがあります。

たとえば、手数料11％を掛ける計算式「=B4C1」をコピーすると「=B5C2」とずれてしまう場合、手数料のセルを固定する必要があります。これには「絶対参照」を使い、固定したいセル（C1）の列・行の前に「$」を付け「$C$1」と入力します。

F4キーを押すと簡単に設定でき、正しく計算をコピーできます。

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まとめ

エクセルの基本操作、関数、データ分析やグラフ作成の手順を押さえれば、作業効率は大きく向上します。しかし、時間やスキルに不安がある方には、プロに任せる選択肢も有効です。

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