請求業務は大変な手間がかかります。
日々の業務の負担を軽減したいのであれば、請求代行サービスを導入してみてはいかがでしょうか。

本記事では、請求代行サービスの業務内容、メリットやデメリットなどを解説していきます。
おすすめの請求代行サービスも何社かご紹介しますので、委託先で迷っている方はぜひ参考にしてください。

請求代行サービスの業務内容

請求代行サービスとは、請求書の作成や発送、入金確認、督促などの請求業務を請け負うサービスのことです。
依頼可能な業務内容は代行会社によって異なります。

ここでは、請求代行サービスが請け負っている業務の代表例をいくつかご紹介していきます。
請求代行サービスを導入する前に、どのような業務を依頼できるのかをよく確認してみてください。

請求書作成・発行

商品やサービスの納品が完了したら、取引先宛ての請求書を作成して送付しなければなりません。
郵送で請求書を発送する場合には、請求書のプリントアウト、封入れ、ポスト投函などの手間がかかります。

請求件数が多い企業には大変な負担となってしまうでしょう。
請求書を請求書の送付漏れがあると、取引先に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。
期限までにお金が回収できなくなるリスクがあるため、確実に作業を進めていく必要があります。

請求代行サービスを活用すれば、これらの手間を省くことが可能です。
取引した品目や金額、自社や取引先の情報などの請求書発行時に必要となるデータを代行会社へ渡すだけで、正確な請求書を発行してもらえます。

代金回収

請求書を発行して送付しても、取引先の状況によってはスムーズに代金を支払ってもらえない場合があります。
取引先の経営状態が悪くなった場合や倒産してしまった場合には、代金が回収できなくなる可能性も出てくるでしょう。
未回収が発生したら、入金状況の確認を確認したうえで、取引先の担当者と連絡を取り合って、代金回収をしなくてはなりません。

請求代行サービスと契約しておけば、このような代金回収業務にも対応してもらえます。
代行会社の中には、万が一請求額の未回収が発生した場合に、その全額を保証するサービスを提供しているところもあります。
そのような代行会社を選んでおけば、確実に代金が回収できるようになるでしょう。

督促

督促とは、代金が回収できない時に、取引先へ連絡して入金を促す業務のことです。
未回収の取引先をリストアップしたうえで、その会社に電話をかけていつまでに支払ってほしいということを伝えなくてはなりません。

電話での連絡のほかに、メールや書面などで督促を行うこともあります。
このような督促業務は、取引先の担当者に不快感を与えないように、言葉使いや文面などに気を配らなくてはなりません。

督促の件数が増えてしまった場合には、担当者の心理的な負担が大きくなってしまうことでしょう。
請求代行サービスを活用すれば、取引先への督促の連絡をすべてお任せ可能です。

担当者の心理的な負担が軽減するので、ストレス防止効果も期待できるでしょう。

入金管理

入金管理とは、代金の入金状況を確認して管理することです。
取引先からの入金の確認が取れたら、すぐに売掛金のデータを取り消す消込作業を行います。

一件ずつ確認したうえで、消し込みを行わなくてはならないため手間のかかる作業です。
請求代行サービスへ依頼すれば、このような入金管理業務もお任せできます。
その際には、代金の振込先が自社ではなくて請求代行会社となります。

取引先が代行会社へ代金を振り込み、代行会社がその入金額を確認したうえで、指定の期日までに自社へ振り込むという流れです。

取引先別に入金状況を確認したり、過不足金の調整を行ったりする手間が省けるので、入金管理の効率化につながっていくことでしょう。

与信審査

与信審査とは、取引先の支払い能力や信用度などを調査することです。

調査の方法は、代表者や株主の情報チェック、企業の評判、決算書の分析などさまざまです。
インターネット検索のほかに、官公庁が公開している資料の確認、直接企業を訪問することもあります。

売掛金の未回収を防ぐためには、この与信審査が欠かせません。
支払能力が低い企業や倒産のリスクがある企業と取引をしてしまうと、未回収のリスクが高まってしまうためです。
特に、新規で取引をする企業に対しては、念入りな審査が必要です。

さまざまな情報を分析しなくてはならないため、自社内で対応するのが難しいケースも出てくることでしょう。
請求代行会社には与信審査のプロが揃っているため、安心して任せることができます。

請求代行サービスの2つのメリット

請求代行サービスを導入するにあたり、具体的にどのようなメリットがあるのだろうと気になる方もいるのではないでしょうか。
請求代行サービスにはさまざまなメリットがありますが、大まかに分けると「コア業務に集中できる」「未回収リスクの回避できる」といった点が挙げられます。

ここでは、請求代行サービスを活用することで得られる2つのメリットをご紹介していきます。

メリット1.コア業務に集中

請求業務は、細かいチェックが求められるうえに、作業が煩雑になりやすい面があります。
そのため、請求業務担当者は身体的な精神的な負担が大きくなってしまいがちです。
請求件数が多い企業の担当者は、日々の業務をこなすだけでも精いっぱいの状況となってしまうかもしれません。

そういった状況を改善するのに役立つのが請求代行サービスです。
請求代行サービスを利用して請求業務を委託すれば、自社の担当者はそういった負担やストレスから解放されるようになります。

さらに、これまで請求業務に費やしていた時間をより重要な業務に回せるようにもなるでしょう。
コア業務に集中できる環境を作ることによって、業績にも良い影響が出てくるかもしれません。

メリット2.未回収リスクの回避　

売掛金の未回収リスクを回避できるようになることも請求代行サービスを活用するメリットの一つです。

企業同士の決済においては、支払い漏れや債権回収漏れなどのトラブルがたびたび発生します。
売掛金の回収が思うように進まなくて、頭を悩ませている担当者もいるのではないでしょうか。
しかしながら、事前に念入りな与信調査を行ったとしても、未回収リスクを完全に回避するのは難しい面があります。

そういったリスクが回避できるのが、請求代行サービスの良いところです。
たとえば、未払いの100％保証を行っている請求代行サービスを選んでおけば、そういった未回収リスクを防げます。

代金の催促や回収などといった心理的な負担が大きな業務も丸投げできるのがメリットです。

請求代行サービスの2つのデメリット

請求代行サービスには、メリットだけでなくデメリットもあります。
導入後の失敗や航海を避けるためにも、どのようなデメリットがあるのかをしっかりと把握しておくことが大切です。

請求代行サービスの導入にあたって注意すべき点は、社内に請求ノウハウが蓄積されないこと、導入による切り替えが面倒であることです。

これら2つのデメリットについて詳しく見ていきましょう。

デメリット1.社内に請求ノウハウが蓄積されない

さまざまな業務を委託できるのが、請求代行サービスのメリットです。

ただし、代行会社に頼りすぎてしまうと、自社内で請求ノウハウが蓄積されなくなってしまいます。
自社内で請求知識がある人材を育てることも難しくなるでしょう。
自社の人材が育成できなければ、担当社員が欠勤や退職した際に、代わりを務められる人がいなくなり、困ってしまうかもしれません。

自社で請求業務の人材を育ててノウハウをつけたいのであれば、請求代行サービスへ丸投げせずに、依頼する範囲を限定する必要があります。
現状をよく洗い出して、どの業務をどの程度まで代行会社へ委託するのかをよく考えておいたほうが良いでしょう。

デメリット2.導入による切り替えが面倒

請求代行サービスの導入時に、切り替えの手間がかかることもデメリットです。

請求代行サービスを社内に取り入れるということは、これまでのやり方を大きく変えることになります。
請求代行サービスをスムーズに利用するためには、新しいルール作りが必要です。

事前にルールを設けて内容を周知しておかなければ、導入後の流れが業務の流れが滞ってしまうでしょう。
場合によっては、請求代行サービス導入前よりも請求業務の手間がかかってしまうかもしれません。

社員の認識のズレを防ぐためにも、わかりやすくて効率的なルールを策定しておくことが大切です。
新しいルールの周知のために、社内で勉強会を開催することや研修制度を設けるなどの準備を進めたほうが良いでしょう。

おすすめの請求代行サービス3選

各社からは、さまざまな請求代行サービスが提供されています。
各サービスによって、対応可能な業務の内容や範囲、料金プラン、得意なジャンルなどが異なりますので、事前によくリサーチをしておいたほうが良いでしょう。

ここでは、おすすめの請求代行サービスを3つご紹介します。
どのサービスを利用したらよいか見当がつかないときには、次に紹介する請求代行サービスからチェックしてみてはいかがでしょうか。

サービス1.source

sourceは、弊社の提供するオンライン対応アシスタントサービスです。

弊社には、経理、総務、人事労務、秘書、営業事務などのバックオフィス業務に精通したスタッフが揃っており、オンライン上でさまざまなサポートをいたします。
在籍しているオンライン対応アシスタントたちは、その分野で10年以上の経験があるベテランたちです。
有能なスタッフたちがチームワークで対応しております。

また弊社では、オフラインでの業務にも対応可能です。
紙資料の整理、領収書のデータ化、各種発送業務などにも対応しておりますので、請求業務も気軽にお任せいただけます。

料金プランは、smallからfullが用意しております。
最安のプランであれば、65,000円～利用可能です。
無料プランのご用意もありますので、お気軽にご活用ください。

サービス2.NP掛け払い

NP掛け払いは、運営会社ネットプロテクションズホールディングスが運営している企業間の後払い決済代行サービスです。

請求書の発行、入金管理、与信債権保証、代金回収、問い合わせなどさまざま業務に対応しており、企業間取引で発生する請求業務をすべてお任せできます。
与信については、個人事業主や中小企業にも対応可能です。
請求業務の丸投げを検討している企業におすすめのサービスです。

NP掛け払いでは、未回収リスク保証を用意しています。
代金の未回収が発生した場合でも、全額を立て替え払いしてくれますので安心です。

サービス3.請求管理ロボ

請求管理ロボは、株式会社ROBOT PAYMENTが提供している請求代行サービスです。

請求書の発行、送付、代金回収、入金消込、催促などの請求業務に対応しています。
請求書の発行や送付は取引先のフォーマットに合わせることも可能です。
メール送付や郵送代行にも対応してくれますので、面倒な手間が省けることでしょう。

また、請求管理ロボには自動化機能が搭載されており、入金確認や消込などの作業を効率化できます。
自動催促機能を使えば、未入金が発覚した際にすぐに催促メールを自動で送付可能です。

請求管理ロボは、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応していますので、法令を遵守したうえで、適切な管理ができるようになるでしょう。

請求代行なら、オンライン対応アシスタント『source』

請求代行サービスの導入を検討されている方には、弊社の提供する『source』がおすすめです。

1年以上の継続率が90%超えとなっており、多くの企業が満足しているサービスです。
また『source』は、バックオフィスの即戦力となるスタッフが揃っており、高いクオリティでのフィードバックが期待できます。

オンライン上での入金確認、請求書の発行などに対応しており、頼もしいサポーターとなりますのでおまかせください。
さらに、領収書や請求書などの資料をお送りいただければ、保管、整理、発送などの業務をオフライン上で行います。

このように、オンラインとオフラインの両方に対応できるのが、『source』の強みです。
無料トライアルも実施しておりますので、導入前にスタッフの対応力がチェックできることもおすすめポイントです。

まとめ

請求代行サービスとは、請求書作成・発行、代金回収、入金管理、督促、与信審査などの請求業務を代行してくれるサービスのことです。
このようなサービスを活用すれば、自社の社員がコア業務に集中できる環境が作れますし、未回収リスクが回避できるようになります。

各社からは、さまざまなタイプの請求代行サービスが提供されています。
各社の特徴をよく比較して、最適なサービスを選ぶと良いでしょう。

低コストで気軽に導入したいのであれば、『source』を検討してみてはいかがでしょうか。

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