「そろそろ秘書を採用しよう」と求人サイトを開く前に、一度立ち止まって考えてみてください。

本当に必要なのは「1人雇うこと」でしょうか。それとも、経営者が抱える業務負担を減らすことなのでしょうか。東京のスタートアップでは、スケジュール調整やメール対応、経理、資料作成など、本来は秘書やバックオフィスが担う業務を経営者自身が兼任し、事業成長に直結する時間が圧迫されているケースが少なくありません。

この記事では、秘書業務を任せる主な選択肢と、それぞれの費用感や特徴を比較しながら、自社にとって「採用」と「外注」のどちらが適しているのかを判断できるよう分かりやすく解説します。

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スタートアップの経営者が「秘書がほしい」と感じる瞬間

スタートアップの経営者が「秘書がほしい」と感じるのは、単に忙しいからではありません。

事業が成長するにつれて、スケジュール調整やメール対応、経費精算、資料作成などの細かな業務が積み重なり、本来注力すべき経営判断や顧客対応の時間が削られていくからです。

ここでは、多くの経営者が「そろそろ誰かに任せたい」と感じる代表的な場面を取り上げ、秘書業務が必要になるタイミングを整理していきます。

アポ調整、経費精算、資料作成。気づけば秘書業務を自分でこなしている

創業間もないスタートアップでは、人員が限られているため、経営者自身があらゆる業務を担うことは珍しくありません。

営業や資金調達、事業戦略の立案に加え、取引先とのアポイント調整、メール対応、経費精算、会議資料の作成、出張手配など、本来であれば秘書が担当するような業務まで自らこなしているケースが多く見られます。1つひとつの作業は短時間で終わるものでも、積み重なることでまとまった時間が奪われ、集中して考えるべき経営判断や顧客との対話に充てる時間が減ってしまいます。

気づけば1日の大半が細かな事務作業で終わり、「本当に自分がやるべき仕事は何だったのか」と感じる状態こそ、多くのスタートアップ経営者が秘書の必要性を意識し始めるきっかけとなっています。

「1人雇うほどではないが、誰かに任せたい」という中途半端な業務量

秘書業務を誰かに任せたいと思っていても、「フルタイムで1人雇うほど仕事があるわけではない」という企業は少なくありません。

忙しい日はアポイント調整や資料作成、経費処理が重なる一方で、日によっては依頼する業務がほとんどないこともあります。特にスタートアップでは、人件費をできるだけ事業成長へ投資したいという考えも強く、固定費となる正社員の採用には慎重になりがちです。

その結果、業務量は確かに負担になっているものの、「採用するほどではない」という中途半端な状態が続き、結局は経営者自身が対応し続けるケースが多く見られます。

この“少し足りない、でも確実に重い”業務量こそ、秘書の採用を難しくしている大きな要因の一つです。

秘書を採用する前に、外注という選択肢を検討する理由

「秘書が必要かもしれない」と感じたとき、多くの経営者はまず採用を検討します。

しかし、秘書業務の内容や業務量によっては、必ずしも正社員を雇用することが最適な選択とは限りません。特にスタートアップでは、人件費や採用リスクを抑えながら必要なサポートを受けられる方法を選ぶことが重要です。

ここでは、秘書を採用する前に、外注という選択肢を検討するべき理由と、そのメリットについて解説します。

正社員1人の秘書には、年間400万円超の固定費とリスクが伴う

正社員の秘書を1人採用すれば、経営者を継続的にサポートできるというメリットがあります。

しかし、その一方で、毎月の給与だけでなく、社会保険料や賞与、採用広告費・人材紹介料、入社後の教育や引き継ぎにかかる時間など、さまざまなコストが発生します。これらを含めると、年間の実質負担は400万円を超えるケースも珍しくありません。

スタートアップにとって、この金額を1つのポジションに継続的に投資することは決して小さな判断ではなく、採用後に業務量が不足したり、早期離職が発生したりすれば、経営への影響も大きくなります。

そのため、秘書業務が常時フルタイムで発生するのか、あるいは必要な業務だけを柔軟に任せれば十分なのかを見極めたうえで、採用方法を検討することが重要です。

資金調達フェーズによって、必要な秘書像は変わる

スタートアップで求められる秘書の役割は、資金調達や事業の成長フェーズによって大きく変化します。

シード期は人員が限られているため、スケジュール管理だけでなく、経費精算や資料作成、採用補助、総務対応など、幅広い業務を柔軟にこなす「何でも屋」のような役割が求められがちです。

しかし、特定分野に強みを持つ人材を1人採用しても、こうした多岐にわたる業務をすべてカバーするのは容易ではありません。

一方で、事業が成長し組織が拡大すると、経理や人事、総務などの業務は徐々に専門分化し、それぞれに適した人材が必要になります。こうした変化を踏まえると、必要な役割が固まっていない段階で正社員を採用すると、業務とのミスマッチが生じる可能性があります。

まずは変化に柔軟に対応できる体制を整え、自社に本当に必要な役割を見極めてから採用を検討することが重要です。

採用してもすぐ辞める「秘書1人体制」のリスク

正社員の秘書を1人体制で運用する場合、最も大きなリスクの一つが、退職や休職によって業務が滞ってしまうことです。

スケジュール管理やメール対応、経費処理などの業務が1人に集中していると、担当者が不在になった瞬間に引き継ぎや対応が追いつかず、経営者自身が再びすべてを抱え込む状況になりかねません。

また、新たな人材を採用しても、教育や引き継ぎには時間がかかり、その間は業務効率が低下する可能性があります。

一方、チーム制で支援するサービスであれば、業務内容やノウハウを複数人で共有しているため、担当者の休暇や退職があっても別のメンバーが対応しやすく、業務が止まりにくいというメリットがあります。

秘書業務を継続的かつ安定的に任せたいのであれば、「誰に任せるか」だけでなく、「どのような体制で支えてもらえるか」という視点も重要です。

秘書代行（オンライン秘書）に依頼できる業務範囲

オンライン秘書と聞くと、「スケジュール管理やメール対応だけ」とイメージする方もいるかもしれません。

しかし、近年の秘書代行サービスは対応できる業務の幅が広がっており、経営者のバックオフィス業務を総合的にサポートする存在へと変化しています。必要な業務だけを切り出して依頼できるため、専任の秘書を雇うほどではない企業でも導入しやすい点が特徴です。

ここでは、オンライン秘書に依頼できる代表的な業務と、スタートアップとの相性が良い理由について詳しくご紹介します。

秘書・総務業務：スケジュール管理から会議運営まで

オンライン秘書には、経営者や役員の業務を円滑に進めるための幅広い秘書・総務業務を依頼できます。

代表的な業務には、スケジュール管理やアポイント調整、会議室や出張の手配、メール対応、来客・電話対応などがあります。また、会議資料やプレゼン資料の作成補助、議事録の作成、各種書類の整理といった事務作業も任せることが可能です。

これらの業務は一つひとつの負担は大きくなくても、毎日の積み重ねによって経営者の時間を大きく奪います。定型的な秘書・総務業務を外部へ任せることで、経営者は意思決定や営業活動、事業戦略など、本来注力すべきコア業務に集中しやすくなります。

経理業務：請求書発行から経費精算まで

オンライン秘書・秘書代行では、秘書業務だけでなく日常的な経理業務にも対応できるサービスが増えています。

例えば、請求書や見積書の作成・発行、入金確認、経費精算、領収書の整理、会計ソフトへのデータ入力など、毎月発生する定型業務を依頼することが可能です。サービスによっては、勤怠データの取りまとめや給与計算の補助など、人事・労務に関わる業務まで対応している場合もあります。

こうした経理業務は、正確さが求められる一方で、経営者が自ら行う必要性は高くありません。専門知識を持つスタッフへ任せることで、業務品質を維持しながら、経営者は売上拡大や事業運営といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。

人事・採用、営業サポート、Web運用まで対応範囲は広がっている

近年のオンライン秘書・秘書代行は、従来の秘書業務にとどまらず、人事・採用や営業サポート、Web運用まで対応範囲を広げています。

例えば、求人票の作成や応募者との日程調整、面接の設定といった採用業務のほか、営業資料の作成、アポイント調整、顧客リストの管理なども依頼可能です。さらに、SNSの投稿管理やブログ記事の執筆・入稿、Webサイトの更新といったデジタル領域に対応するサービスも増えています。

スタートアップでは、一人の担当者に複数のバックオフィス業務を任せたいというニーズが少なくありません。業務ごとに外注先を分けるのではなく、幅広い業務を一つの窓口で依頼できるサービスを選ぶことで、情報共有や管理の負担を減らし、より効率的な業務体制を構築できます。

オフライン対応や法的判断は依頼範囲外になる

オンライン秘書・秘書代行は幅広い業務に対応していますが、すべての業務を依頼できるわけではありません。

例えば、来客時のお茶出しや受付対応、郵便物の発送・受け取りなど、現地での対応が必要な業務は基本的に対象外となります。また、税務申告や社会保険手続きの代理、法的判断を伴う契約書の作成・確認など、税理士や社会保険労務士、弁護士などの資格や専門的な判断が必要な業務も対応範囲外となるのが一般的です。

サービスによって対応内容は異なるため、依頼したい業務が対象に含まれるかを事前に確認することが重要です。期待できる範囲をあらかじめ共有しておくことで、導入後の認識のずれを防ぎ、よりスムーズに活用できるでしょう。

なぜ個人雇用よりチーム制が「複数業務の集約」に向くのか

秘書業務に加えて経理や採用、Web運用まで任せたい場合、1人の担当者だけで幅広い業務をカバーすることには限界があります。

それぞれに必要な知識や経験が異なるためです。一方、チーム制のサービスであれば、業務内容に応じて適切なスキルを持つメンバーが対応できるため、複数の業務を効率よく集約できます。

ここでは、個人雇用とチーム制の違いを比較しながら、そのメリットを解説します。

1人の秘書に経理もWebも採用も、は現実的に難しい

「秘書がほしい」と考える経営者の多くは、実際にはスケジュール管理だけでなく、経理や採用、営業サポート、Web更新まで幅広い業務を任せたいと考えています。

しかし、これらはそれぞれ求められる知識や経験が異なるため、1人の正社員にすべてを高いレベルで担ってもらうことは、採用市場では決して現実的ではありません。仮に多様なスキルを持つ人材が見つかったとしても、採用競争は激しく、人件費も高くなる傾向があります。

また、特定の業務に強みを持つ人材であれば、他の業務では十分な成果を発揮できない可能性もあります。つまり、「秘書を1人採用する」という発想と、「複数のバックオフィス業務をまとめて任せたい」という経営者のニーズには、構造的なギャップがあります。

必要なのは万能な1人を探すことではなく、業務ごとに適切なスキルを活用できる体制を選ぶことです。

チーム制なら、業務ごとに専門スキルを持つ担当がアサインされる

チーム制のオンライン秘書サービスでは、1社に対して複数のスタッフが連携して業務を担当するケースが一般的です。

経営者との窓口となる専属担当が依頼内容を整理し、経理は経理に強いスタッフ、採用は採用経験者、Web運用はデジタル領域に詳しいスタッフというように、業務ごとに最適な担当へ振り分けながら進行を管理します。

そのため、1人の秘書に幅広い専門知識を求める必要がなく、それぞれの分野で質の高いサポートを受けられる点が大きな特徴です。また、業務量の増減にも柔軟に対応しやすく、担当者の休暇や異動があってもチーム内で引き継ぎが行われるため、業務が止まりにくいというメリットもあります。

複数のバックオフィス業務をまとめて任せたいスタートアップにとって、チーム制は「秘書を1人採用する」だけでは実現しにくい対応力と継続性を備えた選択肢といえるでしょう。

費用の目安：月6万円台から、正社員雇用との比較で考える

秘書を導入する際に、多くの経営者が気になるのが費用です。

しかし、月額料金だけを比較しても、自社にとって本当にコストパフォーマンスが高い選択肢は見えてきません。重要なのは、正社員を採用した場合に発生する固定費や採用リスクも含めて比較することです。

ここでは、オンライン秘書の一般的な費用相場と、正社員雇用との違いを整理しながら、スタートアップに適した選択肢を考えていきます。

月額制の相場と、時間単位で依頼量を調整できる仕組み

オンライン秘書サービスの多くは月額制を採用しており、一般的には月6万円台から利用できるプランが用意されています。

特徴は、利用時間や依頼する業務量に応じて契約内容を柔軟に調整できることです。事業が忙しい月は依頼時間を増やし、落ち着いた時期はプランを見直すなど、状況に合わせて無理なく運用できます。

また、サービスによっては使い切れなかった時間を翌月へ繰り越せるプランもあり、必要な分だけ活用しやすい仕組みになっています。正社員のように固定費として人件費を抱えるのではなく、変動費として管理しやすい点は、事業規模や業務量が変化しやすいスタートアップにとって大きなメリットです。

費用だけでなく、柔軟性という観点から比較することも重要です。

正社員1人分の人件費と比較すると、投資判断がしやすくなる

秘書導入の費用を考える際は、月額料金だけではなく、年間コストで比較すると判断しやすくなります。

例えば、正社員を1人採用する場合は、給与に加えて社会保険料や採用費、教育コストなどを含めると年間400万円を超えるケースも珍しくありません。一方、オンライン秘書は月6万円台から利用できるサービスもあり、年間では約70万～80万円程度から導入できます。

もちろん利用時間や業務範囲によって費用は変動しますが、業務量がまだ安定していないスタートアップの初期フェーズでは、必要な分だけ利用できる外注のほうが費用対効果を見極めやすい場合があります。

事業の成長に合わせて利用時間を増減できるため、固定費を大きく増やすことなくバックオフィス体制を整えられる点は、投資判断のしやすさにつながる大きなメリットです。

外注する前に確認しておきたい3つのポイント

オンライン秘書は便利なサービスですが、どの事業者でも同じというわけではありません。

導入後に「思っていた業務を依頼できなかった」「連携がうまくいかなかった」と後悔しないためには、契約前に確認しておくべきポイントがあります。

ここでは、スタートアップが安心して外注を始めるために押さえておきたい3つの確認事項を紹介します。

①オンラインで完結する業務とオフライン対応が必要な業務を仕分ける

オンライン秘書を活用する前に、自社の業務を「オンラインで完結できるもの」と「現地対応が必要なもの」に整理しておくことが大切です。

例えば、スケジュール管理やメール対応、資料作成、請求書発行、経費精算などはオンラインで対応しやすい業務です。

一方、来客対応や郵便物の発送・受け取り、オフィス設備の管理などは、オフラインでの対応が必要になるケースが多くあります。事前に業務を切り分けておけば、「依頼したかった業務が対象外だった」という導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

また、オンラインで任せられる業務を明確にすることで、外注の効果も把握しやすくなり、自社に合った活用方法を見つけやすくなるでしょう。

②機密情報の取り扱いとセキュリティ体制を確認する

オンライン秘書には、経営者のスケジュールや取引先情報、契約書、会議資料など、機密性の高い情報を共有する場面が少なくありません。

そのため、契約前には委託先のセキュリティ管理体制を必ず確認しておくことが重要です。秘密保持契約（NDA）の締結に対応しているかはもちろん、データの受け渡し方法やアクセス権限の管理、クラウドサービスの利用ルール、情報漏えい防止の取り組みなども確認しておくと安心です。

信頼できる事業者ほど、情報管理に関する方針や運用体制を明確にしています。大切なのは、価格や対応範囲だけで選ぶのではなく、安心して業務を任せられる体制が整っているかという視点で比較することです。

③無料トライアルで、業務の伝わりやすさと相性を見極める

オンライン秘書は、チャットやメール、オンライン会議を中心に業務を進めるため、対面とは異なるコミュニケーションが基本になります。

そのため、「依頼内容が意図どおりに伝わるか」「レスポンスの速さや報告の仕方が自社に合うか」といった相性も、導入後の満足度を左右する重要なポイントです。こうした不安を解消するためには、無料トライアルを活用し、実際の業務を依頼して対応力を確認することをおすすめします。

やり取りのしやすさや業務の理解度、成果物の品質などを事前に確かめることで、契約後のギャップを防ぎやすくなります。料金や対応範囲だけでなく、「一緒に仕事を進めやすい相手かどうか」を見極めることが、オンライン秘書選びを成功させるポイントです。

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スタートアップでは、秘書業務だけでなく、経理や採用、営業サポート、Web運用など、複数のバックオフィス業務が同時に発生することも珍しくありません。

業務ごとに外注先を分けると、情報共有や進捗管理の負担が増えてしまいます。だからこそ、幅広い業務を一つの窓口でまとめて相談できるサービスを選ぶことが重要です。

ここでは、スタートアップの多様なバックオフィス業務を横断的に支援する「source」の特長をご紹介します。

経理・秘書・人事労務・Web運用まで、業務ごとに外注先を分けなくていい

前章で紹介したように、経理・採用・Web運用までを1人の秘書に任せるのは、採用市場や実務の観点から現実的ではありません。sourceでは、社会人経験10年以上のベテランスタッフがチームで対応するため、経理・秘書・人事労務・Web運用など、それぞれの業務に適したスキルを活かしながらサポートします。

さらに、公式サイトに掲載されていない業務についても、内容に応じて柔軟に相談できるため、「これは頼めるだろうか」と迷う業務もまとめて依頼しやすいのが特徴です。業務ごとに複数の外注先を探して契約・管理する必要がなく、窓口を一本化できるため、情報共有や進捗管理の負担も軽減できます。

複数のバックオフィス業務を効率よく集約したいスタートアップにとって、チーム制ならではの対応力は大きな強みといえるでしょう。

NDA締結で翌日から開始。初回3時間の無料トライアルで任せ方を確認できる

sourceでは、経営者のスケジュールや経理データ、取引先情報などの機密情報を安心して共有いただけるよう、業務開始前に秘密保持契約（NDA）を必ず締結しています。

クラウドツールを活用した業務体制を整えているため、ご相談内容によっては翌日からの対応も可能です。また、新規法人のお客様を対象に、初回3時間の無料トライアルをご用意しています。実際の業務を依頼しながら、依頼内容の伝わりやすさや対応スピード、コミュニケーションの相性を契約前に確認できます。

「いきなり秘書を採用するのは不安」「まずは外注が自社に合うか試したい」という企業こそ、まずは3時間だけ業務を任せてみることをおすすめします。詳しくは「無料で試してみる」フォームからお気軽にお問い合わせください。

まとめ

スタートアップで秘書体制を整える際は、「1人採用すれば解決する」とは限りません。

業務量や必要なスキルが変化しやすい初期フェーズでは、1人の秘書に幅広い業務を任せることはミスマッチにつながる可能性があります。一方、秘書代行・オンライン秘書であれば、正社員雇用に比べて固定費や採用リスクを抑えながら、必要な業務だけを柔軟に依頼できます。

さらに、経理や人事労務、Web運用までまとめて任せたい場合は、個人雇用よりも専門スタッフが連携するチーム制のほうが現実的な選択肢です。まずは無料トライアルを活用し、自社との相性や業務の進めやすさを確かめたうえで判断してみてはいかがでしょうか。

詳しくは「無料で試してみる」フォームからお気軽にお問い合わせください。

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