「経理も請求書もメール対応も、全部自分でこなしている」

そんな毎日に追われ、本業に集中する時間を確保できていない東京のひとり社長は少なくありません。事務代行サービスを活用すれば、業務負担を減らしながら事業に集中しやすくなります。

しかし、「何を任せるべきか」「費用はいくらかかるのか」「どう選べばよいのか」と悩む方も多いでしょう。

この記事では、任せる業務・かける費用・選ぶ基準の3つをわかりやすく解説します。

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売上を生まない仕事に、社長の時間が月40時間消えている

ひとり社長にとって、もっとも貴重な経営資源は「社長自身の時間」です。

しかし実際には、請求書や見積書の発行、経費精算、メール返信、スケジュール調整といった事務作業に、多くの時間を取られています。一つひとつは短時間で終わる仕事でも、積み重なれば本業を圧迫します。

仮に毎日2時間を事務に使えば、20営業日で月40時間。約1週間分もの時間が、直接売上を生まない業務に消えている計算です。

請求書発行から領収書整理まで、ひとり社長の「見えない残業」

ひとり社長は営業や商品・サービスの提供だけでなく、会社を運営するための事務作業も自ら担うケースがほとんどです。

請求書や見積書の作成・発行、経費精算、スケジュール調整、メール返信、データ入力、書類管理など、どれも欠かせない業務ですが、直接売上を生み出す仕事ではありません。

これらの作業に毎日2時間かかるとすると、20営業日で月40時間にもなります。つまり、1週間分の労働時間に相当する時間がノンコア業務に費やされている計算です。本来なら営業活動や顧客対応、新サービスの企画など、事業を成長させる仕事に使えるはずの時間が、日々の事務作業に奪われている状況といえるでしょう。

まずは「どの業務が売上に直結し、どの業務を外部に任せられるか」を見直すことが、生産性を高める第一歩です。

東京で事務スタッフを1人雇うと年400万円。だから外注が選ばれる

東京で事務スタッフを1人雇用する場合、給与だけで年間300万～400万円程度が必要になることが一般的です。

さらに、会社負担の社会保険料や福利厚生費、求人広告費、採用活動の工数、入社手続きなどのコストも発生します。ひとり社長や一人法人にとって、事務担当者を正社員として雇うことは、金銭面でも運営面でも大きな負担になりがちです。

一方、事務代行サービスなら、必要な業務を必要な時間だけ依頼できるため、人件費を固定費ではなく変動費として管理できます。繁忙期だけ依頼を増やしたり、不要になれば契約を見直したりと柔軟に運用できる点も、事務代行が選ばれる理由の一つです。

ひとり社長が使える事務代行は3タイプ

事務代行と一口にいっても、提供するサービスや得意分野はさまざまです。

料金だけで選ぶと、「依頼したい業務に対応していなかった」「思ったより使いにくかった」と後悔することもあります。自社に合ったサービスを選ぶには、まず事務代行の種類を知ることが大切です。

ここでは、ひとり社長が利用しやすい代表的な3つのタイプと、それぞれの特徴や向いているケースを紹介します。

オンラインアシスタント型：月額×時間制で幅広い業務を任せる

オンラインアシスタント型は、現在もっとも利用されている事務代行サービスです。

月ごとの稼働時間に応じた料金プランを選び、その範囲内でデータ入力や書類作成、請求書発行、経理補助、メール対応、スケジュール管理、秘書業務など幅広い事務を依頼できます。

サービスによっては人事や採用サポートまで対応しており、複数の業務を1つの契約にまとめられる点が大きな魅力です。

経理だけ、秘書だけと個別に外注する必要がないため、日々発生する業務の種類が多いひとり社長と相性がよく、業務量に応じて依頼内容を柔軟に調整できることから、効率的にバックオフィスを運営したい事業者に選ばれています。

専門特化型：経理代行・秘書代行など単一業務を深く任せる

専門特化型は、経理代行や記帳代行、秘書代行、給与計算など、特定の業務に特化した事務代行サービスです。

専門知識を持つスタッフが対応するため、業務の正確性や品質を重視したい場合に適しています。

例えば、「経理処理だけが負担になっている」「スケジュール管理やメール対応だけ任せたい」といったように、悩みが一つの業務に集中しているひとり社長には有力な選択肢です。

一方で、複数の事務業務を幅広く依頼したい場合は、契約先が増えて管理が煩雑になることもあります。依頼したい業務が明確な場合に専門特化型の強みを最大限に活かせるため、必要なサポートを効率よく受けたい事業者に向いているサービスといえるでしょう。

クラウドソーシング型：安いが品質と継続性は運次第

クラウドソーシング型は、個人のフリーランスや副業人材へ直接業務を依頼する方法です。時間単価は1,500～4,000円程度が目安で、事務代行会社に比べて費用を抑えやすい点が魅力です。

一方で、スキルや経験には個人差が大きく、同じ依頼でも品質や対応スピードにばらつきが生じることがあります。また、得意分野が限定されているケースも多く、幅広い事務を一人で任せられるとは限りません。

さらに、担当者が業務から離れると引き継ぎが難しく、ノウハウが属人化しやすい点にも注意が必要です。コストを重視する場合には有力な選択肢ですが、継続性や品質の安定性も踏まえて、自社の目的に合った依頼先を選ぶことが重要です。

「東京だから」で考えるべきはオンライン完結か訪問対応か

東京で事務代行を選ぶ際は、料金やサービス内容だけでなく、「オンライン完結型」と「訪問対応型」のどちらが自社に適しているかも重要な判断ポイントです。

近年はオンラインでほとんどの事務業務に対応できるようになりましたが、書類の受け渡しや対面でのサポートが必要なケースもあります。業務内容や働き方に合わせて、自社に適した対応方法を選びましょう。

郵便物・紙の請求書・銀行手続き。オフライン業務は残っていないか

事務作業を代行する際、オンラインだけでは完結しない業務が残っていることがあります。

例えば、郵便物の受け取りや紙の請求書の処理、銀行窓口での手続きなどは、訪問対応や近隣でのサポートが必要になるケースも少なくありません。そのため契約前には、データ入力や経理処理などオンラインで完結できる業務と、郵送物の管理や書類の受け渡しなど物理対応が必要な業務を切り分けておくことが重要です。

訪問が必要な頻度や対応してほしいエリアも整理し、サービスの対応範囲や追加料金の有無を確認しましょう。あらかじめ整理しておけば、自社に必要なサービスを過不足なく選べるだけでなく、契約後のミスマッチも防ぎやすくなります。

都内のバーチャルオフィス・電子化サービスと組み合わせれば9割はオンラインで完結する

近年は、都内のバーチャルオフィスや郵便物のスキャン転送サービス、請求書の電子化サービスを活用することで、多くの事務業務をオンライン化できるようになりました。

まずは郵便物の受け取りや紙書類の管理といったオフライン業務を見直し、できる限り電子化を進めることが重要です。そのうえでオンライン型の事務代行を導入すれば、日々の経理や請求書発行、メール対応、スケジュール管理など、業務の約9割はリモートで完結できるケースも少なくありません。

訪問型や常駐型のサービスは、対面対応ができる反面、人件費や移動コストが加わるため料金が高くなりやすい傾向があります。店舗運営や紙書類を頻繁に扱う業種を除けば、ひとり社長の多くはオンライン型で十分対応できるでしょう。

まずは業務をデジタル化し、それでも残る業務だけを個別に補うという考え方が、コストを抑えながら効率化を実現する近道です。

費用相場：月3万円台から。判断基準は「社長の時給」

事務代行の導入を検討する際、多くの人が気になるのが費用ではないでしょうか。

しかし、判断基準は料金の安さだけではありません。本当に見るべきなのは、事務作業を外注することで社長がどれだけ価値の高い仕事に時間を使えるようになるかです。

ここでは、事務代行の費用相場とあわせて、「社長の時給」という視点から費用対効果を考えるポイントを解説します。

月額制と従量制、料金体系ごとの相場データ

事務代行の料金体系は、大きく「月額制」と「従量制（時間課金制）」の2種類があります。

継続的に事務作業を依頼するなら月額制、必要なときだけ利用したいなら従量制が基本です。一般的な相場としては、月30時間程度利用する月額制で10万〜15万円前後、時間単価に換算すると3,000〜5,000円程度が目安です。

一方、従量制は時間単価3,500〜6,000円程度とやや高めですが、利用時間が少ない場合には無駄なく依頼できます。また、最近では月10時間程度から利用できる小規模プランを用意する事業者も増えており、月2〜3万円台から導入することも可能です。

事務代行は高額なサービスというイメージを持たれがちですが、業務量に応じて無理なく始められるプランも充実しています。まずは自社の業務量を把握し、毎月継続して依頼するのか、それとも必要なときだけ利用するのかを整理したうえで、自社に合った料金体系を選ぶことが重要です。

元が取れるかは「自分の時給×取り戻せる時間」で計算する

事務代行の費用が高いか安いかは、料金だけを見ても判断できません。重要なのは、「社長の時給」と「取り戻せる時間」で考えることです。

例えば、月商100万円で月160時間働いているひとり社長なら、1時間あたりの売上は約6,250円です。この社長が時給4,000円の事務代行サービスに月10時間の業務を任せた場合、費用は4万円。

一方で、空いた10時間を営業や提案活動、新規案件の獲得など売上につながる業務に充てられれば、4万円以上の利益を生み出せる可能性があります。つまり、「社長の時給 × 取り戻せる時間 ＞ 事務代行費用」であれば、投資として十分に元が取れるという考え方です。

まずは自分の月商と実働時間から時給を計算し、どれだけ価値の高い時間を取り戻せるかを基準に、導入の可否を判断するとよいでしょう。

比較検討中のひとり社長がチェックすべき5つの契約条件

事務代行サービスは料金や対応業務だけで選ぶと、契約後に「思っていたサービスと違った」と後悔することがあります。

特にひとり社長は、一度契約すると業務を長期間任せるケースも多いため、契約条件を事前に確認しておくことが重要です。最低契約期間や解約条件、対応時間、情報管理体制など、比較すべきポイントはいくつかあります。

ここでは、複数のサービスを比較検討する際に必ず確認しておきたい5つの契約条件を紹介します。

①サイトに載っていない業務まで相談できるか

ひとり社長が日々こなす業務は、経理やメール対応のような定型業務だけではありません。

資料の体裁調整や予約手配、取引先との簡単な連絡など、「どのカテゴリにも当てはまらない仕事」が数多く発生します。そのため、サービスサイトに掲載されている対応業務だけで判断するのは危険です。

実際に「以前利用していたサービスは対応範囲が限られており、依頼するたびに『その業務は対象外です』と断られることが増え、結局使いづらくなってしまった」という声もあります。

事務代行を長く活用するには、サイトに記載のない業務でも相談に乗ってもらえるか、柔軟に対応してもらえる体制があるかを確認することが重要です。契約前の問い合わせで具体的な業務内容を伝え、対応可否を確認しておくと安心です。

②最低契約時間と繰越条件。月10時間から始められるか

事務代行サービスを選ぶ際は、最低契約時間も必ず確認しましょう。

サービスによっては月30時間以上の契約が前提となっており、業務量が少ないひとり社長には使い切れないケースがあります。導入直後は依頼する業務が限られることも多いため、まずは月10時間程度から無理なく始められるプランがあるかを確認するのがおすすめです。

また、契約時間を使い切れなかった場合に、未消化分を翌月へ繰り越せるかどうかも重要なポイントです。繰り越しができないと、忙しくない月は料金だけ支払って時間を失効させてしまう可能性があります。

一方、繰り越し制度があれば、繁忙期にまとめて活用しやすく、費用対効果も高まります。契約時間だけでなく、利用方法や繰り越し条件まで含めて比較することで、自社に合ったサービスを選びやすくなるでしょう。

③秘密保持契約（NDA）とセキュリティ体制

事務代行サービスには、請求書や契約書、顧客リスト、売上データなど、経営に関わる重要な情報を共有することになります。

特にひとり社長の場合は、従業員がいない分、顧客情報や財務情報の多くを外部の担当者へ預けることになるため、セキュリティ体制の確認は欠かせません。まず確認したいのは、秘密保持契約（NDA）の締結が標準となっているかどうかです。

あわせて、情報の取り扱いルールやアクセス権限、利用するクラウドサービスの管理方法など、情報管理体制が明確に示されているかも確認しましょう。ホームページや契約書で具体的な運用方針が説明されているサービスほど、情報管理への意識が高い傾向があります。

料金や対応範囲だけで判断せず、大切な経営情報を安心して任せられる体制が整っているかまで比較することが重要です。

④担当者固定かチーム制か

事務代行サービスは、大きく「担当者固定制」と「チーム制」に分かれます。チーム制は複数のスタッフが対応するため、幅広い業務を依頼しやすく、担当者の休暇や退職による影響を受けにくい点がメリットです。

一方で、誰が対応しても同じ品質を保てるよう、業務マニュアルや細かな手順を整備する必要があり、最初の指示出しに手間がかかる場合があります。

対して担当者固定制は、同じ担当者が継続して業務を行うため、社長の仕事の進め方や優先順位を理解してもらいやすく、やり取りを重ねるほど品質やスピードが向上しやすいのが特徴です。

指示を出す時間も限られているひとり社長にとっては、「毎回説明しなくても伝わる」環境は大きなメリットになります。自社の業務内容や運用スタイルに合わせて、どちらが効率的かを比較するとよいでしょう。

⑤無料トライアルで「指示のしやすさ」を試せるか

事務代行サービスは、料金や対応業務が同じでも、実際の使いやすさは担当者との相性によって大きく変わります。

特にひとり社長は、細かな指示を何度も出す時間がないため、「少ない説明で意図をくみ取ってもらえるか」が業務効率を左右します。そのため、無料トライアルやお試しプランが用意されているサービスであれば、契約前に実際のやり取りを体験しておくことをおすすめします。

返信の速さやコミュニケーションの取りやすさ、指示内容の理解度、成果物の品質などを確認することで、自社との相性を判断しやすくなります。事務代行は長く付き合うパートナーだからこそ、価格だけで決めるのではなく、「この担当者なら安心して任せられる」と感じられるかを見極めることが、導入後の失敗を防ぐポイントです。

契約前1週間でやる「任せる業務」の切り出し手順

事務代行を導入しても、「何を任せればいいかわからない」という状態では十分な効果は得られません。

成功のポイントは、契約前の段階で任せる業務を整理しておくことです。特にひとり社長は、日々の業務が細かく分散しているため、思いつきで依頼するとかえって手間が増えてしまうこともあります。

ここでは、契約前の1週間で無理なく実践できる「任せる業務」の切り出し手順を、順を追って紹介します。

手順1：3日間の業務ログで「自分でなくてもいい仕事」に印をつける

まずは3日間、自分が何に時間を使っているのかを30分単位で記録してみましょう。

細かく分析する必要はなく、「メール返信」「請求書作成」「営業」「打ち合わせ」など、実際に行った業務を書き出すだけで構いません。記録が終わったら、それぞれの業務を「判断が必要な仕事」と「手順が決まっている仕事」の2つに分類します。

例えば、営業戦略の検討や商談は社長自身が判断すべき業務ですが、データ入力や請求書発行、日程調整などは手順が決まっており、引き継ぎやすい業務です。特に後者には印を付けていくと、「自分でなくてもできる仕事」が自然と見えてきます。

この作業を行うだけでも、事務代行へ依頼すべき業務が整理され、契約後もスムーズに業務を引き継ぎやすくなるでしょう。

手順2：最初の1ヶ月は「毎月発生する定型業務」だけを渡す

事務代行を導入する際は、最初から多くの業務を任せるのではなく、毎月必ず発生する定型業務から引き継ぐのがおすすめです。

優先順位としては、まず請求書発行、次に経費整理、最後にメールの一次対応という順番が取り組みやすいでしょう。請求書発行は手順が決まっており、成果も確認しやすいため、引き継ぎの負担が比較的少ない業務です。

次に経費整理を任せることで、日々の事務作業をさらに削減できます。メールの一次対応は判断が必要な場面もありますが、テンプレートや振り分けルールを整備すれば徐々に任せられるようになります。

この順番で進めれば、引き継ぎコストを抑えながら事務代行との連携を構築でき、業務改善の効果も段階的に測定しやすくなります。慣れてきた段階で、より判断を伴う業務へと依頼範囲を広げていくと、無理なく運用を定着させられるでしょう。

手順3：丸投げで失敗する社長の共通点と、指示テンプレート

事務代行がうまく機能しない原因の多くは、担当者の能力ではなく指示の曖昧さにあります。

「いい感じにお願いします」「いつものように進めてください」といった丸投げの指示では、認識のズレが生じやすく、修正の手間が増えてしまいます。失敗を防ぐには、依頼内容をテンプレート化することが効果的です。

最低限、「目的」「期限」「完成イメージ」「使用ツール」の4点を伝えるようにしましょう。例えば、「目的：請求書を月末までに送付する」「期限：25日17時まで」「完成イメージ：PDFで取引先ごとに作成」「使用ツール：freee・Googleドライブ」のように整理すれば、担当者は迷わず作業を進められます。

最初に指示の型を作っておけば、その後の依頼もスムーズになり、修正や確認の時間を大幅に減らすことができます。

最初の外注に不安があるなら、3時間無料で試せる「source」

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「本当に任せられるだろうか」「思ったように進まなかったらどうしよう」と、初めて事務代行を利用する際は不安を感じるものです。

そんな場合は、無料トライアルを活用して実際のやり取りや品質を確認するのがおすすめです。ここでは、3時間の無料トライアルを利用できる「source」の特徴を紹介します。

経理・秘書・人事労務まで、サイト非掲載の業務も相談できる

ひとり社長の業務は、営業や経理、秘書業務などが明確に分かれているわけではなく、その時々で必要な仕事が次々と発生します。

そのため、公式サイトに掲載されている業務だけで依頼先を選ぶと、「これは対応できません」と断られてしまうケースも少なくありません。sourceは、公式サイトに掲載されていない業務についても、クライアントの状況に応じて柔軟に相談・対応できる体制を整えています。

対応するのは社会人経験10年以上のベテランスタッフで、営業事務や総務、経理、人事労務、秘書業務まで幅広い業務に対応可能です。そのため、業務ごとに外注先を分ける必要がなく、窓口を一本化しながら効率的に業務を任せられます。

事業の成長に合わせて依頼内容が変わっても相談しやすく、「掲載外の業務も相談できるか」という比較ポイントを重視するひとり社長にとって、心強い選択肢となるでしょう。

NDA締結で翌日から開始。初回3時間の無料トライアルで相性を確認できる

事務代行を初めて利用する場合、「機密情報を預けても大丈夫だろうか」「自社に合う担当者なのだろうか」と不安を感じる方も少なくありません。

sourceでは、業務開始前に秘密保持契約（NDA）を締結したうえで、クラウドツールを活用して情報を共有するため、最短で翌日から業務をスタートできます。

さらに、新規法人を対象に初回3時間分の無料トライアルを用意しており、実際の業務を依頼しながら担当者との相性やコミュニケーションの取りやすさ、対応品質を確認できるのも大きな特徴です。契約前に実務レベルでサービスを試せるため、「思っていたサービスと違った」というミスマッチを防ぎやすくなります。事務代行選びで迷っている方は、

まずは「無料で試してみる」フォームから相談し、自社との相性を確認してみるとよいでしょう。

まとめ

ひとり社長が事務代行を活用するなら、最初から大規模に外注する必要はありません。

まずは月10時間・3万円台程度の小規模プランから始め、請求書発行や経費整理などの定型業務を任せるだけでも大きな時間を生み出せます。東京でも郵便物の電子化などオフライン業務を整理すれば、オンライン型の事務代行で十分対応できるケースがほとんどです。

サービスを選ぶ際は、料金だけでなく、業務範囲の柔軟性や契約条件、NDAの有無なども必ず確認しましょう。契約前には1週間ほど業務を棚卸しし、無料トライアルで担当者との相性を確かめることが、失敗しない導入への近道です。

まずは「無料で試してみる」から相談し、自社に合う事務代行かどうかを実際の業務で確認してみてください。

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