即戦力を期待して受け入れた派遣社員が、求めていた業務をこなせない。指示したことはやるものの、ミスが続いて確認の手間が増えている。こうした状況は、決して珍しいものではありません。

派遣会社に提示した要件と、実際に来たスタッフのスキルが噛み合っていないケースもあれば、その職場に固有の業務レベルに届いていないケースもあります。

放置すれば業務が滞り、周囲の社員の負担が増え、最終的には社内外へのクレームにつながります。この記事では、スキル不足・能力不足が起きたときに何から確認すべきか、クレームが出た場合の対応、交代要請と契約終了の進め方、そして人材不足そのものを解消する方法までを順に解説します。

なお、「使えない」と感じる派遣社員の特徴や、放置した場合に職場で起きることについては、「派遣社員が使えない時の対処方法とは？社員の特徴も解説」で詳しく扱っています。

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派遣社員のスキル不足・能力不足によくある3つのパターン

一口にスキル不足といっても、中身はいくつかに分かれます。どのパターンかによって、打つべき手は変わります。

パターン1.求める職務に必要な能力が不足している

最も分かりやすいのが、担当してもらう業務そのものを遂行できないケースです。

たとえば、経理部に配属されたスタッフが簿記の基礎知識は持っているものの、自社で使っている会計ソフトをまったく操作できない。英語での電話対応ができるという条件で依頼したのに、実際には会話が成立しない。パソコンスキルありという前提だったのに、関数を使った集計ができない。

条件としては経験ありと聞いていたのに、実務のレベルが低い、あるいはパソコンスキルなしに近い状態だった、というケースです。いずれも、契約時に想定していた業務を任せられません。仕事の効率が落ちるだけでなく、成果物の正確性にも問題が出ます。

パターン2.職場のルールや人間関係への適応が難しい

業務スキルとは別に、職場に適応できないケースもあります。

遅刻が続く、休憩時間を守らない、持ち込みが禁止されている場所にスマートフォンを持ち込む、業務中に私用で操作する。こうした行動が続くと、ほかのスタッフや正社員にも影響が及び、職場の公平性を保てなくなります。

コミュニケーションが取りにくい場合も同様です。確認や報告が行われないと、業務の効率だけでなく、労務管理上の安全性にも影響します。

パターン3.指摘しても改善が見られない

一通りの業務はこなすものの、同じミスを何度も繰り返す、求めている形式に仕上がらないというケースです。

指摘を受けて改善が見られるなら、時間はかかっても戦力になります。問題は、いつまでも同じ状態が続く場合です。正社員を補助するために受け入れたはずが、確認と手直しでかえって負担が増えることになります。

派遣会社には相応の費用を支払っているため、この状態が続くとコストパフォーマンスも悪化します。

まず確認すべきこと｜スキル不足は本当に本人の問題か

交代を検討する前に、確認しておくべきことがあります。この確認を飛ばしたまま人を入れ替えても、同じ問題が繰り返されるだけです。

契約時に提示した要件と実際のズレを確認する

派遣会社に対して、どのようなスキル・経験を持つ人材を求めるかを、どこまで具体的に伝えていたかを確認してください。

「経理経験者」とだけ伝えていた場合と、「弥生会計での仕訳入力と月次決算の補助まで対応できる方」と伝えていた場合では、話がまったく変わります。契約書に条件がどう記載されているかも、後の交渉の材料になります。

要件の伝え方が曖昧だった場合、これは派遣会社ではなく自社側の課題です。次の人選を成功させるためにも、必要なスキルを業務単位で具体化しておきましょう。

業務指示と教育が足りているかを見直す

スキルはあるのに発揮できていないケースも実際にあります。

業務内容の説明が不十分で全体像を理解できていない、質問したくても聞ける相手が決まっていない、判断基準が共有されていない。こうした状況では、経験者であっても本来の力を出せません。

派遣社員を担当する正社員を明確に決め、その担当にはコミュニケーションを取りやすい人材を充てるのが基本です。指示の出し方を変えただけで問題が解消することもあります。

記録を残しながら派遣会社に事実を共有する

改善が必要だと判断した時点で、派遣会社の担当者に状況を共有してください。この段階では交代の要求ではなく、事実の共有と改善の相談という位置づけで構いません。

このとき重要なのが記録です。いつ、どの業務で、どのような問題が起きたか。何を指摘し、その後どう変わったか。日付と具体的な事実を残しておくことで、後に交代や契約終了を検討する際の根拠になります。

感情や印象だけを伝えても、派遣会社は動けません。記録の有無が、その後の交渉の結果を大きく左右します。

派遣社員のスキル不足でクレームが発生したときの対応

スキル不足が業務の遅延やミスにつながると、社内外からクレームが出ることがあります。この段階では、交代の検討よりも火消しが優先です。

社内から出たクレームへの対応

まず、クレームの内容を「業務上の問題」と「感情的な不満」に切り分けてください。

納期が守られない、成果物の精度が低いといった業務上の問題は、事実として記録し、対応の対象にします。一方、態度が気に入らないといった感情面の訴えは、業務への具体的な影響が説明できるかどうかで扱いを変えるべきです。

そのうえで、クレームを出した部署に対しては、確認体制を一時的に強化する、当面は業務範囲を絞るといった具体的な対応を示してください。「対応中」とだけ伝えて放置すると、不満は派遣社員個人ではなく管理側に向かいます。

顧客・取引先へのクレームに発展した場合

社外に影響が及んだ場合は、原因の追及より先に、顧客側の実害を止める対応を優先します。

そのうえで、同じ業務が同じ人に集中して流れる状態を、いったん止めてください。ダブルチェックの担当を決める、当該業務を一時的に社員が引き取るといった措置です。

社外対応が落ち着いてから、経緯を記録として整理し、派遣会社との協議に進みます。この順序を逆にすると、社内調整をしている間に二次的なクレームが発生します。

派遣会社へのクレームの伝え方

派遣会社に問題を伝える際は、感情ではなく事実と記録で話すことが原則です。

「使えないので替えてほしい」という伝え方では、派遣会社は動けません。「〇月〇日の△△業務で、指示した形式と異なる納品が3回続いた。都度指摘したが改善が見られない」という形で、日付と業務名と回数を示してください。

あわせて、派遣会社側の責任範囲も確認します。事前のスキルチェックがどこまで行われていたのか、依頼した要件がどう伝わっていたのか。ここに問題があった場合は、次の人選条件の見直しまで含めて協議する必要があります。

派遣社員の交代は要求できる？法律と手順

改善の見込みがないと判断した場合、交代を要請することになります。ただし、進め方には注意が必要です。

派遣法に抵触しなければ交代は可能

労働者派遣法では、派遣社員が不当な不利益を被らないよう規定が設けられています。そのため、単に気に入らないという理由で派遣契約を終了したり、交代を要求したりすることは基本的にできません。

一方で、求める能力が不足していて業務の遂行に支障が出ている派遣社員を、そのまま受け入れ続けなければならないという制約もありません。

判断の分かれ目になるのが契約内容です。どのようなスキル・経験を持つ人材を求めるかを派遣会社に具体的に伝え、その条件が契約内容にも記載されているのであれば、条件を満たしていないことを理由に交代を求められます。

なお、契約解除や損害賠償の可否といった個別の判断は、契約書の記載と個々の事情によって変わります。金銭的な請求まで検討する場合は、自己判断で進めず、弁護士など専門家に相談してください。

交代要請の根拠として示すべき事実

交代を要請する際は、次のような具体的な事実を整理して提示します。

• 契約時に条件として提示した業務が遂行できていないこと（業務名と該当箇所）
• 納期や品質に問題が繰り返し発生していること（発生日と回数）
• 報告・連絡・相談が行われず、業務に支障が出ていること
• 指摘や指導を行った記録と、その後の変化の有無

これらを客観的にまとめて派遣会社に伝えることで、交代要請の正当性を示せます。曖昧な説明はトラブルの原因になるため、記録を添えて具体的に提示してください。

交代を断られた・交代できないと言われた場合

派遣会社から「スキルは契約条件を満たしている」「能力不足には当たらない」と交代を断られることもあります。

この場合、まず確認すべきは、契約書に記載された条件と実際の業務内容にズレがないかです。契約上は「一般事務」となっているのに、実際には専門的な会計処理を任せていた、というケースは少なくありません。この場合は、契約内容の変更という形での協議になります。

契約条件を満たしていないことが明確であるにもかかわらず対応が得られない場合は、次の更新をしないという判断、あるいは派遣会社そのものの見直しが選択肢になります。交代要求を繰り返すより、契約全体をどうするかの議論に切り替えたほうが早く解決することもあります。

交代以外の選択肢｜更新しない・契約終了という判断

交代がすべてではありません。契約期間の区切りを使う方法もあります。

派遣契約解除と、更新しないことの違い

期間の途中で行う派遣契約解除と、期間満了時に更新しない判断とでは、必要な手続きも派遣会社との調整も大きく異なります。

期間途中の解除は、派遣社員の就業機会を突然失わせることになるため、相応の理由と手続きが求められます。一方、期間満了に伴って更新しない判断は、契約上あらかじめ想定されているものです。

急いで結論を出す必要がないなら、期間満了のタイミングに合わせるほうが、双方にとって負担の少ない進め方になります。

初回更新のタイミングで判断する

多くの派遣契約は3か月程度の期間で更新されます。この初回更新のタイミングは、判断の節目として活用できます。

初回の契約期間中に、業務の遂行状況と改善の有無を記録しておき、更新の可否を検討する。この運用にしておけば、問題が長期化する前に対応できます。

更新なしの判断をする場合は、期間満了の何日前までに意思を伝える必要があるかを、契約書で必ず確認してください。通知が遅れると、意図せず次の期間に入ってしまいます。

「派遣切り」と受け取られないための進め方

契約終了を選ぶ場合でも、進め方によって受け止められ方は変わります。

本人からすれば、理由の見えない契約終了は「クビになった」「切られた」としか受け取れません。大切なのは、判断に至るまでの経緯が説明できる状態になっていることです。どの業務で問題があり、いつ何を指摘し、どのような改善を求め、その結果どうだったのか。この経緯が残っていれば、恣意的な打ち切りではないことを示せます。

また、通知は派遣会社を通じて行うのが原則です。派遣先の担当者が直接本人に契約終了を伝えると、認識の食い違いやトラブルにつながります。

スキル不足を繰り返さないための人材不足の解消方法

ここまでは目の前の問題への対処です。同じことを繰り返さないためには、その業務を誰にどう担わせるかを考え直す必要があります。人材不足が続く期間ごとに、適した解消方法を見ていきます。

【短期】外注・アウトソーシングの活用

不足する期間が短いなら、外注の活用が現実的です。

外注は、社内で働いてもらうのではなく、社外で業務を代行してもらう方法です。伝票入力や仕分け、記帳、月次決算といった経理業務、勤怠管理、受電業務や架電業務などを任せられます。

スキルを持つスタッフが複数在籍する会社に依頼するため、能力不足で業務が完成しないという心配がありません。依頼すればすぐに稼働できる体制が整っているので、次の人材を探している間の橋渡しとしても機能します。

【中期】正社員・契約社員・アルバイトの採用

不足が中期的に続くなら、直接雇用を検討します。

責任の重い業務であれば正社員、期間や業務量が限定的であればアルバイトや契約社員という判断になります。正社員は賞与や社会保険の負担が加わり、必要がなくなっても正当な理由なく解雇はできません。

アルバイトは一定期間のみの雇用が可能ですが、指導と管理を行う正社員の負担が増えます。人材不足を補う手段として本当に適しているか、運用まで含めて検討してください。

【長期】既存社員の教育

長期的に必要な業務であれば、既存社員の教育が最も安定します。

派遣社員に求めていた専門スキルを既存社員が習得できれば、安心して任せられます。本人にとってもスキルアップになり、処遇の向上につながればモチベーションも上がります。

方法は、社内の経験者による指導、外部スクールへの派遣、講師を招いての研修などがあります。費用と時間を抑えたい場合は、eラーニングが現実的です。空き時間にパソコンやタブレットで学べるため、業務を止めずに進められます。

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派遣社員のスキル不足についてよくある質問

派遣社員のミスで損害が出た場合、費用を請求できますか？

契約書の記載と個々の事情によって判断が変わるため、一律には言えません。

まずは派遣会社との契約書にある損害賠償や責任範囲の条項を確認してください。そのうえで、実際に請求を検討する段階では、弁護士など専門家に相談することをおすすめします。自己判断で交渉を進めると、かえって不利になる場合があります。

パートやアルバイトの能力不足も、同じ考え方でよいですか？

いいえ、別の枠組みになります。

パートやアルバイトは自社が直接雇用している労働者であり、派遣社員のように派遣会社を通じた交代という選択肢がありません。契約を更新しない場合も、雇用契約に関するルールに沿った手続きが必要になります。この記事の内容は、派遣契約を前提としたものとしてお読みください。

派遣社員本人が「スキル不足で辛い、辞めたい」と感じている場合は？

本人が自覚しているケースでは、業務の切り分けで解決することがあります。

任せている業務のうち、確実にこなせている範囲と、難しい範囲を分けてください。難しい範囲を一度外し、できる業務に集中してもらったうえで、段階的に戻していく。この進め方で戦力になるケースは実際にあります。

本人が不安を抱えたまま放置されると、辞めたいと言い出して早期に離脱し、受け入れにかけたコストが無駄になります。面談の場を設け、何が難しいのかを具体的に聞き取ることから始めてください。

派遣会社に交代を要求できる回数に決まりはありますか？

回数そのものに一般的な決まりはありませんが、繰り返し交代を求める状況になっているなら、要件の伝え方か、業務の設計そのものに問題がある可能性が高くなります。

交代を重ねるほど、引き継ぎと教育のコストは積み上がります。2回目の交代を検討する段階になったら、派遣という手段が本当にその業務に適しているかを、一度立ち止まって検討してください。

まとめ

派遣社員のスキル不足・能力不足に直面したら、いきなり交代を求めるのではなく、契約時の要件と実際のズレ、そして自社の指示・教育体制の確認から始めてください。ここを飛ばすと、交代しても同じ問題が起きます。

クレームが発生している場合は、火消しを優先し、業務が同じ人に集中して流れる状態をいったん止めます。そのうえで、日付と事実を記録し、派遣会社と協議に入ります。

交代を要請する際も、契約終了を選ぶ際も、判断の根拠となるのは記録です。記録がある状態で進めれば、恣意的な打ち切りと受け取られることはありません。

そのうえで、同じ業務を誰にどう担わせるかを見直すところまで進めてください。ここに手をつけなければ、人材不足は同じ形で繰り返します。短期であれば外注、中期なら採用、長期なら既存社員の教育という選択肢のなかから、業務の性質に合う方法を選びます。

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