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オンラインアシスタント「source」の業務内容を徹底分析<秘書サポート編>

公開日 : 2022.11.21

更新日 : 2022.11.21

ハンコ文化の日本も、近年オンライン化の波が押し寄せています。
ハンコの電子化(電子印鑑)が徐々に増え、官庁など行政機関の書類のペーパレスが進み、オンライン会議なども盛んに開かれるようになりました。
そのため、オンラインで行う業務が増え、オンラインでできる業務を請け負うオンラインアシスタントが増加しています。
このオンラインアシスタントは、WEB関係の制作・管理、書類作成、メール対応、スケジュール管理などの業務に幅広く対応しているので利用しやすく、需要が高まっています。
今回は、その中から「オンライン秘書」業務についてご紹介します。

オンラインアシスタントの秘書業務とは

オンラインアシスタントには色々な業務がありますが、共通している点はインターネットを利用したオンライン上で業務を行うことです。
その中でも秘書業務には、どのようなものがあるでしょうか。
一般的に秘書業務の内容は、上司がスムーズに仕事ができるように裏方でさまざまな調整をしています。
オンライン秘書は、その中でも特にオンラインで完結する業務を行います。
一般の秘書と同じように、Word、Excelなどの情報処理システムや英語などの語学力などを駆使して、業務上の調整を行います。

オンラインで完結する秘書業務例

 

連絡・調整系

 

  • 社長や上司のスケジュールやアポイントメントの調整と連絡
  • 出張の交通機関やホテルの予約
  • クライアントのアポイントのやり取り
  • 会食のレストランのリサーチや予約
  • 外出先での会議のリサーチ、予約
  • 会議の議事録や資料の作成
  •  

    注文・メール対応系

     

  • 上司のメール対応
  • 資料作成や書類の校正
  • 花などの贈物の注文・手配
  • 出張に関係する手配(ホテル・レストラン等)
  • 資料やメールの英訳
  • 会議議事録作成
  • 会議音声文字起こし
  • 発注業務
  •  

    オンライン秘書の需要の背景

    仕事がスムーズにできるように裏方業務を行うオンライン秘書は、近年、個人経営だけではなく、企業でも利用されることが多くなっており、需要が高まっています。
    どのような背景があるのでしょうか。

    オンライン秘書が広まっている訳の一つに「人材の発見」があります。
    スキルがあり仕事をしたいという意欲があるものの、子育て中などの家庭事情により、フルタイム勤務や出社が難しい状況にある人材の発見です。
    それらの人材とノンコア業務の仕事をしてほしい企業がマッチします。
    プチBPO「source」には、フルタイム勤務が難しくても、高い情報処理や語学などのスキルを持ったスタッフが在籍しています。

    また、優秀な人材を探しやすい環境が整ったこともあります。
    フルタイムでの仕事は難しいけど、オンラインでなら仕事ができるという方が、オンラインで行える仕事を提供する企業に登録します。
    優秀な人材と人材を探している企業とを結びつけるサービスが増え、マッチングしやすい環境が整いました。
    両者にとって利用しやすい環境から需要が高まってきていると言えるでしょう。
    「source」でも、働きたい人材とバックオフィス業務を行って欲しい企業をマッチングさせて、よりコア業務に集中できるようにお手伝いしています。
    「source」では、1クライアントに対して1人ではなくチームで対応し、ストレスのないスムーズな業務運営を行っています。
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    さらに、インターネット環境の普及やテレワークが促進される社会環境も、需要が高まった背景の理由と言えるでしょう。
    業務を依頼する企業にとっては、電話で依頼する必要もなくパソコンで業務を簡単に依頼することができ、その業務完了の報告もオンライン上で確認できます。
    また依頼を受けた方も、オンライン上で業務が行えるので、わざわざ業務のための書類を取りに行ったりする必要がありません。

    仕事をする側、依頼される側、両方の環境が整ったといえるでしょう。

    sourceの業務特徴

    プチBPO「source」の秘書業務は、先ほどご紹介したような一般的なオンライン秘書業務の他にも、オフラインでの業務も行います。
    日ごろは、オンライン上のやり取りで秘書業務が十分に行われていても、会議や会食の時に、日ごろのやり取りを分かっているオンラインスタッフに同席して欲しいと思うことはありませんか?
    「source」のオンライン秘書では、そのようなご要望にも対応して、会議などに参加することも可能です。

    また、重要な業務や新しい業務スタートの時など、要所要所で実際に会って業務内容を確実に確認して進めたいと感じることはありませんか?
    「source」では、必要に応じでオフラインも対応し、仕事がスムーズに行われるようにしています。
    どのような業務に対応しているか、WEBよりお気軽にお尋ねください。

    オフラインでの業務例

  • お礼状の送付作業
  • 会食の同席
  • お土産の準備
  • 役員室や会議室の整理整頓
  • その他上司の雑務
  • 書類のコピーやファイリング
  • など

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