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おすすめの秘書代行サービス徹底比較!メリットと選び方も合わせて解説
公開日 : 2024.07.08
更新日 : 2024.07.08
自社の秘書業務を代行してくれる秘書代行サービスは、採用コストの削減や業務効率化に役立ちますが、「どのような基準でサービスを選ぶべきか」「おすすめのサービスは何か」など、お悩みの方は多いかと思います。
そこで、本記事では、秘書代行サービスの選び方を紹介しつつ、おすすめなサービスを比較します。
秘書代行サービスとは?
秘書代行サービスとは、秘書業務を代行するサービスのことです。秘書が行うような業務を専門のスタッフが行い、クライアントの時間や労力を節約することを目的としています。
具体的な業務内容は、社長や役員、管理職などの上司のスケジュールの管理や調整、出張の手配(交通機関やホテルの予約)、出張精算、メールの対応など、さまざまです。
このサービスは、ビジネスパーソンの業務効率化や時間の節約を支援し、専門的なサポートを必要とする場面で利用されます。
秘書代行サービスのメリット
秘書代行サービスを利用することで、様々な業務を効率的に委託することが可能です。主に以下の様なメリットがあります。
- メリット1 コア業務に集中できる
- メリット2 人件費を削減できる
それでは、それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
メリット1 コア業務に集中できる
秘書代行を導入するメリットは、重要な業務に経営者や従業員がより集中できることです。従来は手間や時間がかかる雑務に費やしていた時間が削減されるため、経営者や従業員は重要な業務に集中できるようになります。
また、スケジュールの管理やメールの返信など、煩雑な業務を秘書代行サービスに委託することで、企業の生産性が向上し、戦略的な取り組みにより時間を割くことができます。
事務業務の外部委託により、経営陣は戦略立案やビジョンの実現に集中することができ、企業の成長に直結する作業に注力することが可能です。また、雑務の負担が軽減されることで、従業員のモチベーションや生産性が向上し、組織全体の効率性が高まります。
重要な業務に専念することで、競争力の強化や顧客サービスの向上につながり、企業の持続的な成長に寄与します。煩雑な作業から解放された経営者や従業員は、創造的なアイデアの発想やビジネス戦略の構築に時間を費やすことができ、企業のイノベーションを促進します。
メリット2 人件費を削減できる
企業が社内で秘書のポジションを採用する場合、採用コストや社会保険、教育費など多くの人件費が必要です。一方、秘書代行サービスを利用すると、こうした人件費を削減できます。
外部委託により、必要な業務のみを柔軟に対応し、固定費を抑えることができます。人件費の節約は企業の財務状況にプラスの影響を与えます。コストを抑えつつ、効果的なサポートを受けられるのは大きな利点です。また、外部の専門業者に業務を委託することで、高品質なサービスを手に入れることができます。
人件費の削減は、企業の経営効率を向上させ、競争力を強化する一因となります。秘書代行サービスの利用は、コスト面だけでなく、人材管理の手間も省けるため、経営資源の効率的な活用を支援します。
秘書代行サービスの選び方のポイント
秘書代行サービスを選ぶ際には、自社にとって重要なポイントを考慮することが不可欠です。以下に、秘書代行サービスを選ぶ際の3つのポイントをご紹介します。
- 選び方1.依頼可能な業務
- 選び方2.実績
- 選び方3.料金
3つのポイントを考慮しながら、自社に最適な秘書代行サービスを選択することが重要です。
選び方1.依頼可能な業務
自社が依頼したい業務をどこまで提供しているか確認することが重要です。特定の業務に対応できるかどうか、明確に把握しましょう。
また、サービスの柔軟性も考慮することが推奨されます。臨機応変に対応してくれるかどうか、事前に確認することが大切です。例えば、スケジュール管理やメールの対応だけでなく、出張の手配や会議の準備など、自社の特定の業務にも対応できるかを確認しましょう。
選択肢の中から、自社のニーズに最も適したサービスを選ぶために、依頼可能な業務の範囲や柔軟性を慎重に検討しましょう。業務の柔軟な対応は、日々の業務の変化や特殊な要望にも迅速かつ効率的に対処できるかどうかを判断する上で重要です。
自社のニーズに合った柔軟なサービス提供が、秘書代行サービス選びの重要な要素となります。
選び方2.実績
成功事例や導入ロゴなどを通して実績を確認する必要があります。また、無料相談や体験を利用することで、サービスの質や信頼性をより詳細に把握することができます。
さらに、口コミやレビューを注意深く読むことも重要です。これらの具体的な手法を活用することで、適切な秘書代行サービスを選ぶ際の判断材料となります。
選び方3.料金
対応可能な業務範囲やプランなどを踏まえて、それに見合う料金かを確認することが重要です。また、追加料金やオプションなども含めて可視化しておくことが必要です。これにより、サービスのコスト全体を把握し、予算内で最適な選択を行うことができます。
【徹底比較】おすすめの秘書代行サービス
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株式会社トーイングウーマンが提供するオンラインアシスタントで、「1分1秒の最適化」をモットーに、バックオフィスの即戦力を提供しています。1年以上の継続率が90%を超え、各業種で10年以上の経験者が担当しています。
利用は最短で翌日から可能であり、早期の導入で業務の効率化を図れます。また、ベテランスタッフで構成されており、実力は大いに期待できます。レベルの高い実務経験者を必要とする場合に最適です。無料トライアルから始められるので、金銭面のストレスを抱えることなく業務に集中できます。
SUPPORT+iA(サポーティア)
オンラインとオフライン(地域が限られています)の両方で利用できるアシスタントサービスです。秘書的な役割や総務作業はもちろんのこと、経理や労務関係など、幅広いバックオフィス業務に対応可能です。公認会計士や税理士などの有資格者がディレクションするため、専門性を要する経理・税務・財務などにおいて、手戻りが少なく、ハイレベルな対応・納品が期待できます。
また、”SUPPORT+iA(サポーティア)”独自の研修・検定をクリアしている担当者が対応するため、安心感があります。コア業務に集中したいけれど、アシスタントを雇用する余裕はないという個人事業主やスタートアップ企業には、おすすめのサービスと言えるでしょう。
タスカル
「タスカル」は、導入企業500社以上を誇るオンライン事務代行サービスです。
最短即日で利用可能な料金プランや、契約時間の調整繰越が可能な点が特徴です。柔軟な利用時間や専属ディレクターによるスムーズなやり取りなど、顧客ニーズへの迅速な対応が評価されています。利用者は必要な時間に合わせて柔軟にサービスを利用でき、特に毎月の利用時間が安定しない企業や、毎月10時間程度の作業を依頼したい企業やスタートアップにとって有用です。
YPP
「YPP」は、経理事務を主に、財務や人事労務など、比較的専門性の高い業務が得意な事務代行サービスです。2005年の創業以来、豊富な実績を持ち、特にシステム導入においてはkintoneなどの専門知識を持っています。YPPはチーム制を採用し、業務の代行を行いながら業務の属人化や負担の過集中を防ぎ、顧客の業務効率化をサポートします。さらに、アナログからデジタルツールへの乗り換えも得意なため、DX化を目指す企業におすすめです。
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2.無料トライアルでお試し可能
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sourceは、余計な採用コストや人件費をかけずに、外注よりも低価格で秘書代行の作業を任せることができる魅力的なオンライン対応アシスタントです。
まとめ
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