もっと売上につながるような営業を行いたいと思っても、さまざまな業務が多くどう効率化させたら良いか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
企業としても効率化させ、もっとコアな業務に注力したいと考えているかもしれません。
こちらの記事では、営業業務を効率化させるためのコツについて詳しく紹介していきます。

なぜ営業業務の効率化は重要か？

難しいと思われがちな営業業務の効率化ですが、企業として売上アップを目指すなら考えておかなければなりません。
今のままで進めていると、属人化が起きてしまいやすく品質に差が出るなど、取引先へ迷惑かける可能性も出てきます。
ここからは、なぜ営業業務における効率化が重要になってくるのかについて、具体的に紹介していきます。

1.重要な営業業務に注力して売上を増加させる

営業業務の時間がしっかりと効率化されていないと、さまざまなしなければならないことが終わらずコアな業務への時間を割くことができません。
自社の良さを知ってもらうためには、量も確かに重要ですがそれ以上に納得してもらえる質も大切です。
営業業務の時間が効率化できるようになれば、取引先と会う回数を増やすだけでなく質の良い提案ができます。
営業効率を上げてコアな業務に費やす時間を増やせるようになるため、受注確度の高い顧客へのアプローチ回数を増やすことが可能です。
結果営業を成功させることができ、企業全体の売上へつながっていきます。
コアな業務へ時間を費やせないと、半端な質の提案しかできなくなり伝わりにくくなる可能性もあります。

2.営業担当の負荷を軽減する

どんなに営業に関係ある資料作りなどの事務作業を行っても、実際にクライアントと会い話して自社の良さをアピールできなければ営業を成功させることができません。
しかし、営業担当が直接クライアントなどのお客様と会うほかに、関係のある事務作業や雑用も平行して行っている場合も多いです。
直接営業を行ってもっと知ってもらいたいと思っても十分な時間が取れず、結果的に受注を確保できないという事態に陥ってしまいます。
営業効率をアップさせられれば、コアな業務や直接会って話す時間も増やせます。
自社の商品やサービスの良さが伝わりやすくなり、結果成約にもつながるのです。
商談は何回も会って、しっかりと質の良いアプローチができるかが勝負です。

【営業環境】営業業務を効率化するための取り組み

営業効率は、工夫次第でアップさせることができます。
最初は慣れない部分もあるかもしれませんが、効率化させられそうなシーンは工夫をして実行してみましょう。
ここからは、営業業務を効率化するためにどんな風な取り組みをしていけば良いか紹介していきます。
無駄を上手に省いて、質の高い営業ができるように環境を整えましょう。

1.テックタッチの充実化

自社への問い合わせのうち、直接契約につながらないお客様からの問い合わせも結構あります。
その質問に一つひとつ丁寧に直接答えていたら、本来の営業の時間がほとんどなくなってしまうでしょう。
テックタッチを使えば、個別に直接的な会話をしないまま情報を提供できます。
お客様も契約以外の部分で疑問に感じるケースもあります。
わざわざ電話などで直接問い合わせるよりも、導入事例集やよくある質問（FAQ）で調べて解決するなら、そのほうが楽だと思っている方も多いです。
質問や疑問に対応できるテックタッチを準備しておけば、お客様が1人で解決させることができます。
無駄時間を使うことなく、本来の営業の仕事ができるようになります。

2.ハウスリストの管理方法を改善

自社の見込み客や既存客を、しっかりとわかりやすく管理しておくだけでも営業の手間を省くことができます。
顧客によって求めているものが違いますし、参加してくれるセミナーの種類なども変わってくるでしょう。
何を求めているのか、課題としているのかを見極めてアプローチしなければ、営業獲得するのは難しくなります。
ハウスリストをしっかりと管理できれば、必要なデータ参照速度が上がり、適切なリスト活用が可能になます。
顧客ごとの情報を調べたいと思った時に、名前以外の情報も一緒に管理されていれば、迅速に判断してより合った方法でアプローチも可能です。
管理をしておくと、各イベントによって成約率に違いがあるなど、分析することもできます。

3.ナレッジを共有する仕組みを構築

企業の中でも、営業活動は属人化しやすく、皆が情報を共有できていないと言われています。
情報がしっかりと共有できていないからこそ、いざほかの人が対応した時にお客様が何を言っているのかわからない状況に陥ってしまいがちです。
お客様にも迷惑がかかってしまいますし、不信感を持たれてしまったらせっかく決めるはずだった契約も白紙になってしまいます。
やはり、営業活動に関する情報やノウハウが営業組織全体で共有できていない場合、組織として効率的な営業活動はできません。
社内研修の実施やマニュアルの作成などを行って、営業活動を全体として共有できる仕組みを作っておきましょう。
営業担当が持っているノウハウを共有しても良いでしょう。

4.インサイドセールスを導入

営業をしていると、感触で見込みが高いお客様と低いお客様がいるものです。
すべての同じエネルギーを使ってしまうと、効率が悪くなります。
中でも、見込み度合いが低いと感じられるお客様に対しては、内勤営業と呼ばれるインサイドセールスを使ってみましょう。
直接会って積極的に営業をかけるのではなく、まずは電話やメールで接触していき徐々に関係を構築していきます。
お客様の反応が良くなってきたところで、営業担当者に話を送り直接アプローチしていくのです。
ある程度お客様の気持ちが高い状態で、さらに課題を解決されるような提案を受けたら、契約につながる可能性は非常に高くなります。
段階を踏むことで、無駄な商談を避けられ効率もアップします。

【ツール】営業事務を効率化するための取り組み

営業の効率化を図るためには、一緒にツールも上手に使ってあげるとさらに良いです。
すべてを人の手だけでやろうとすると、思った以上の作業量で一向に終わりが見えてこないでしょう。
ツールでは、人の代わりに単純な作業を効率化させて作業をしてくれます。
メリットも多いため、まだツールを利用していない企業はぜひ試してみてください。

1.MAツール

MAツールは、新規顧客の獲得から受注までの、マーケティングに関する一連の流れを自動化するツールで、使いこなせるようになると非常に効率アップできます。
まだ興味がある程度で、どこまで契約したいという気持ちが高まっていない見込み客に対し、育成を自動で行ってくれます。
営業担当は、より自社の商品やサービスに興味を持ったお客様を対応することで、直接的な結果に結びつきやすいです。
まだ気持ちが高まっていない部分は、ツールを活用するだけで仕事量も変わってくるでしょう。
MAツールでは、顧客からの反応に応じて属性の分類、ニーズの分析などもできます。
ツールに任せつつ適切なタイミングがきたら見逃さず、アプローチができます。

2.RPA

営業に関する仕事の中には、やり方を覚えれば単純作業で誰でもできるような業務もあるでしょう。
意外にこの単純で簡単な作業も、繰り返し行っているうちに貴重な時間を奪っています。
RPAを利用できれば、これまで人が担ってきた単純な繰り返し作業を、人間以上のクオリティで自動化できます。
営業リストやレポートの作成、MAツールから情報を取得してCRMに自動で登録するといった作業も自動化でき、グンと作業が効率化されるでしょう。
時間がかかるうえにミスも起こりやすい単純な繰り返し作業をRPAに任せられ、結果時間を効率的に使えるようになり、コスト削減にもつながります。
営業のコアな時間に、ゆっくりと時間を使えるようになります。

3.Web会議システム

Web会議システムは、新型コロナウイルスをきっかけに利用した企業も多いのではないでしょうか。
直接対面をして会議を開こうとすると、交通費や会場費、設営や準備などが大変です。
Web会議を利用すれば、移動による時間のロス・交通費・人件費の無駄を削減できます。
遠方の顧客とでも距離を気にせず商談を行え、顧客を増やすチャンスにもつながります。
インターネット環境が整っている場所ならどこでも商談が可能なので、スケジュール調整は難しくなく、スピーディーに営業活動を可能にする点もメリットです。
会議を開催する側も呼ばれる側も利用しやすく、営業も効率的に行えるでしょう。
日本だけでなく、海外のお客様などともつながれます。

【外部委託】事務作業を効率化するための取り組み

ツールを使ってもある程度事務作業を効率化できますが、限界が出てきます。
やはり人の手でなければできない部分などもありますので、上手に効率化させたいのであれば外部委託がおすすめです。
事務代行会社やオンライン対応アシスタントに依頼をすれば、コアな業務により時間を割けるようになりますのでぜひ検討してみましょう。

1.事務代行会社

事務代行会社に依頼をすれば、営業業務を効率化できます。
営業に関するデータ入力のような事務作業だけでなく、営業活動などもお願いできる場合があります。
事務代行会社は、対応できる業務範囲が幅広いので、営業に関するさまざまな仕事をお願いしたいと考えている場合はおすすめです。
特に専門的な知識が必要なものや難易度の高い分野でも、相談すれば請け負ってもらえる場合がほとんどです。
幅広く使い勝手が良い部分はメリットですが、自社にノウハウが蓄積されないというデメリットがあります。
特に自社にとって重要な部分を頼んでしまうと、ノウハウがないためいざ自分たちだけで対応しようと思った時にできなくなってしまいます。
柔軟性に欠ける点も難点です。

2.オンライン対応のアシスタント

オンラインアシストへ依頼できれば、上手に業務をアシストしてくれます。
専門的な知識を持ったスタッフが対応し、柔軟性を持って作業をしてくれます。
基本的にオンライン対応アシスタントの業務では、事務作業を中心にプロが担当するのが通常です。
事務代行会社のように専門的でメインとなるような営業の仕事まで幅広く対応はしていませんが、事務作業に関しては知識を豊富に持ったスタッフが対応してくれるので安心です。
コアな業務に時間が割けられるようになり、営業業務も効率化できます。
オンライン対応アシスタントの場合、忙しい時と暇な時で依頼する量も変えられます。
ただ、幅広い営業業務をお願いしたい場合は、事務代行会社に比べると劣るかもしれません。

営業事務作業を削減してコア業務に専念するには、外部委託がおすすめ

自社の中で大きく営業を行う環境を変えようと思っても、なかなか簡単にはいきません。
今の業務をこなしていくのが精一杯で、新しく環境を整えるには時間がかかってしまうでしょう。
ツールに関してもMAやRPAなどさまざまありますが、導入には工数がかかり大変です。
手っ取り早く効率的に営業の業務を進めたいのであれば、外部委託をおすすめします。
事務代行会社に比べて、柔軟性があるオンライン対応アシスタントがおすすめです。
オンライン対応アシスタントであれば、無駄なコストをかけることなく社員に任せられます。
自社で採用して育成する必要もなく、知識が豊富なプロがアシストしてくれます。
せっかく社員育成したのにすぐに辞めてしまう心配もなく安心です。

まとめ

営業業務を効率化させるためには、ツールを活用するよりも外部委託がおすすめです。
すぐに時間が空くようになり、コアな業務に取り組める時間ができるでしょう。
弊社では営業業務のアシスタントとして活躍できるスタッフが揃っておりますし、これまでも多様な業界を経験しております。
担当アシスタント全員とコミュニケーションも可能で、柔軟に対応いたします。
無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお問い合わせください。

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