「書類作成に時間がかかりすぎてしまう」、「わかりやすい書類が作れない」、そのような書類の悩みを解決したいのであれば、書類作成代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

本記事では、書類作成代行サービスを利用するメリット・デメリット、お任せできる書類の種類、料金相場、代行会社選びのポイントなどをご紹介します。

書類作成代行会社の3つのメリット

書類を作成する際には、さまざまな情報を集めることやデータの入力や分析などの手間がかかります。
書類作成に時間を取られてしまうと、そのほかの業務が滞ってしまうこともあるでしょう。

書類作成代行会社には、書類のプロフェッショナルが在籍しているため、希望の書類をすぐに用意してもらえます。
書類作成代行サービスを有効活用すれば、従業員の負担軽減やコスト削減など、いろいろなメリットが得られるようになります。

ここでは、書類作成代行会社を利用する3つのメリットを見ていきましょう。

メリット1.リソースを付加価値業務に充てることができる

書類作成代行会社を活用する一番のメリットは、自社の人材や時間などのリソースを有効活用できるようになることです。

たとえば、手間がかかりやすい書類作成を代行会社にすべてお任せしてするとします。
すると、自社の従業員たちは書類作成の手間から解放されることになり、これまで書類作成に費やしていた労力や時間を、より付加価値の高い業務に充てられるようになることでしょう。

自社の従業員たちがコア業務に集中できる環境が整えば、生産性が高まりやすくなっていきます。
その結果として、会社の売上アップや業績アップにもつながっていくかもしれません。

メリット2.見やすく整理された資料を作成してもらえる

書類作成代行会社は、クライアントからのさまざまな依頼に対応できるように、書類作成のプロフェッショナルたちを雇っています。
営業、法律、経理、外国語などといったように各ジャンルの専門スタッフを揃えている書類作成代行会社も少なくありません。

そのようなプロフェッショナルたちが作成する書類は、見やすいように配慮されており、わかりやすく整理されているのが特徴です。
書類作成代行会社へ依頼すれば、説得力のある書類を用意できることでしょう。
また、書類作成代行会社へ依頼すれば、レイアウトや配色にこだわった見栄えが良い書類を用意してもらうことも可能です。
営業資料やプレゼンテーション用などの書類も安心してお任せできるでしょう。

メリット3.コスト削減ができる

コスト削減につながりやすくなることも、書類作成代行会社を利用するメリットの1つです。

たとえば、繁忙期だけ書類作成代行会社を利用すれば、採用コスト、教育や研修などの育成コストが省けます。
自社で書類担当のスタッフを通年で雇うよりも人件費を安く抑えることができるでしょう。

書類の作成のほかに、整理やファイリングなどを引き受けている書類作成代行会社もあります。
そのような会社にお任せしてしまえば、自社スタッフの人数削減や残業時間の削減も可能となります。

書類作成代行会社ならば、決算の時期だけ、繁忙期だけといったように必要な時にだけ依頼できるため、無駄な出費を抑えやすいのがメリットです。

書類作成代行会社の3つのデメリット

書類作成代行会社の活用は、メリットだけでなくデメリットもあります。
社内の重要な情報を書類作成代行会社に預けることになるため、セキュリティ面には十分に気を付けなくてはなりません。

また、書類作成代行会社との情報共有の仕方を工夫する手間がかかる場合や自社内でノウハウが蓄積できないといった問題点が生じる可能性もあります。

ここでは、書類作成代行会社を利用する際に気を付けるべき3つのデメリットを紹介します。

デメリット1.セキュリティ面のリスクあり

書類作成代行会社を利用する場合には、情報漏洩に注意しなくてはなりません。

書類作成をアウトソーシングする際には、自社内の大事なデータを先方に受け渡すことになります。自社内で十分に気を付けていたとしても、外注先の書類作成代行会社から情報が洩れるリスクがあるのです。

顧客情報や社外秘などの情報が洩れてしまうと、大きな損害を被ることにもなりかねません。

重要性の高い書類の作成をお任せする場合は、信頼できる書類作成代行会社に依頼したほうが良いでしょう。

デメリット2.正確に情報共有しなければ意味のない資料になる

書類作成代行会社は、クライアントから受け取った情報をもとにして書類を作成します。
そのため、事前に正確な情報を受け取っておく必要があるのです。

正しい情報を共有しておかなければ、書類作成代行会社はクライアントの希望に添った書類を作ることができません。

納品された書類は、意味のない資料となってしまうことでしょう。
書類作成代行会社を利用する際には、情報共有のやり方について念入りに打ち合わせすることや何度も確認を取るなどの対策が必要です。

デメリット3.書類作成のノウハウが社内に蓄積されない

書類作成代行会社に任せてしまうと、社員たちの書類作成スキルが向上しないため、自社内でノウハウが蓄積されなくなってしまうリスクがあります。
急に自分たちで書類を作らなければならない状況になった時に困ってしまうことでしょう。

自社で書類作成のノウハウを蓄積していきたいのであれば、書類作成代行会社にすべてを丸投げするのではなくて、一部のみを任せるといった対応を考えてみると良いかもしれません。

あるいは、自社内で書類作成スキルをある程度まで高めてから、書類作成代行会社を利用するのも手です。

作成可能な書類の種類

書類作成代行会社に依頼すれば、さまざまな書類を作成してくれます。
書類作成代行会社で対応可能な書類の種類は、株主総会などのイベント用資料、営業資料、社内向け資料、企画書などです。

ホームページに掲載するダウンロード資料、請求書や見積書などの作成を請け負う書類作成代行会社もあります。
ただし、対応可能な書類の種類は書類作成代行会社によって異なる場合があります。

また、得意なジャンルや不得意なジャンルなどもありますので、事前に確認が必要です。

公的文書は資格が必要！違法の書類作成代行会社に注意

公的文書のような特定の書類の作成に関しては、専門の資格が必要となる場合があります。

たとえば、会社設立や風俗営業許可などの書類は、行政書士の資格保有者でなければ作成することができません。
また、税務に関連する書類は、税理士の資格が必要です。

無資格で公的文書の作成を請け負うのは法律違反となります。
うっかり違法の書類作成代行会社に依頼してしまうと、依頼した側も責任を問われるリスクがあります。
専門の資格を保有していないにもかからず、公的文書の作成を請け負っている書類作成代行業者に騙されないように十分に注意しましょう。

書類作成代行会社の料金相場

書類作成代行会社を利用する場合には料金が発生します。
料金相場は、A4用紙1枚あたり2,000円前後です。
公的文書の場合には、10,000円程度が相場です。

ただし、どのくらいの料金がかかるのかは、書類作成代行会社によって異なります。
また、依頼する書類の量や種類、頻度などによって異なるでしょう。

大量の書類作成を頻繁に依頼する場合には、料金が高くなってしまう可能性があります。
事前に詳細な料金を把握しておきたいのであれば、書類作成代行会社へ連絡して見積もりを作成してもらってください。

複数の書類作成代行会社へ見積もりを請求して、各社の料金を比較することで相場料金が見えてくることでしょう。

書類作成代行会社の選び方

書類作成代行会社は、各地にたくさん存在しています。
各社によってサービス内容、料金システム、サポート体制などが異なるため、どの会社へ依頼するかで迷ってしまうこともあるかもしれません。

重要な情報を預けることになるため、信頼性が高くて安心できる書類作成代行会社を選んでおきたいところです。

書類作成代行会社の選び方で迷った時は、以下のポイントに注目してみてください。

1.作成したい書類の種類に対応している

書類作成代行会社を選ぶ際には、その会社が作成したい書類に対応しているかどうかをよくチェックしてみてください。
書類作成代行会社によって対応可能な書類の種類や強みが異なります。

書類作成代行会社が得意としているジャンルと、自社が依頼したい書類のジャンルがマッチするかどうかを確認しておきましょう。

たとえば、プレゼンテーション資料のように視覚的にわかりやすい書類を作成してもらいたいのであれば、デザイン性やストーリー性のある資料づくりを得意としている会社を選ぶのがおすすめです。

まずは、書類作成代行会社に依頼する目的を明確化して、自社内でどのような書類を必要としているのかをよく把握しておくと良いでしょう。

2.資格を保有しているか

資格保有者が在籍しているかどうかも、書類作成代行会社を選ぶ際の大事なチェックポイントです。
先にも述べましたが、一部の書類に関しては専門の資格が必要となり、無資格者では対応できないためです。

たとえば、税務に関する書類は税理士、特許庁に申請する書類は弁理士、社会保険庁等に提出する書類は社会保険労務士、法律に関する書類は弁護士や司法書士などといったように、それぞれの専門資格保有者に依頼しなくてはなりません。

特に、公的文書の作成を依頼する際は、専門資格保有者が対応している書類作成代行会社を選ぶようにしてください。

3.実績が豊富か

書類作成代行会社の実績も調べておきましょう。
新しく設立された書類作成代行会社の場合は実績数が少ないため、安定して書類を作成できる体制が整っていない場合やスキルが高いスタッフが揃っていないことがあります。

そのような書類作成代行会社に大事な情報を預けるのは、不安が出てくることでしょう。
その点において、実績が豊富な書類作成代行会社ならば、ノウハウや体制が整っているため、安心してお任せできます。

書類作成代行会社の公式ホームページや配布されている資料などをよくチェックして、これまでの取引実績をよく調べてみてください。

書類作成代行会社のおすすめ5選

書類作成を請け負う代行会社は、全国各地にたくさん存在しています。
各社によって、提供可能なサービス内容、料金プラン、サポート体制などが大きく異なるため、事前にしっかりと確認しておきたいところです。

最後に、おすすめの書類作成代行会社を5社ほどご紹介しますので、どの会社に依頼するかで悩んだ時はぜひ参考にしてみてください。

1.source

書類作成代行会社選びで迷ったら、sourceをご検討ください。

sourceは、オンラインアシスタントを提供中です。
総務、経理、人事などのスタッフが揃っており、書類作成にも対応可能です。
在籍しているスタッフは、各業種10年以上の経験者なので、安心してお任せできます。

sourceでは、small、medium、large、fullの4種類の料金プランを用意しています。
最安プランのsmallの料金は、65,000円（20h）です。1時間あたりに換算すると、3,250円となります。
コストパフォーマンスが良いのが魅力です。

3時間まで無料のお試しプランがありますので、事前にスキルや対応力などをチェックすることも可能です。

sourceの公式ホームページには資料請求フォームがありますので、興味を持った方はお取り寄せください。

2.すぐやる

「すぐやる」は、株式会社COMPANYが提供しているパソコン作業代行サービスです。

Officeソフトを使った書類作成やPDF編集などの作業をお任せできます。
対応可能な書類の種類は、プレゼン資料、企画書、案内文、アンケートなど多岐にわたります。
書類作成のほかに、チラシ作成、写真加工、動画編集、ホームページ制作などといったクリエイティブな作業も対応可能です。

おすすめポイントは、深夜2時まで営業していることです。
夜遅くまで営業していますので、緊急での書類作成にも対応してもらいやすいのがメリットでしょう。

「すぐやる」では、秘密厳守でクライアントからの依頼を受け付けており、希望すれば秘密保持契約書の提携もできます。
いろいろな業務を安心してお任せしたい場合におすすめのサービスです。

3.フジ子さん

フジ子さんは、BPOテクノロジー株式会社（旧：フジア株式会社）が提供するオンラインアシスタントサービスです。
2015年にサービスがスタートしました。

特徴は、経理・総務、翻訳、Webなどの業務に特化したアシスタントが在籍しており、オンライン上でサポートしてくれます。
対応可能な業務は、各種資料作成、英語メール対応、リサーチ、勤怠管理、Webサイト運用などです。

書類作成に関しては、パソコンで対応できるものであれば基本的に対応可能です。
フジ子さんには無料トライアル版が用意されていますので、事前にサービスの内容をチェックすることができます。

2時間分のオンラインアシスタント業務が体験できますので、導入を検討されている方はぜひ利用してみると良いでしょう。

4.Sprout!（スプラウト）

Sprout!は、熊本県阿蘇郡小国町にある会社が運営する書類作成・事務代行サービスです。
対応可能な書類は、議事録書類、プレゼン資料、住所録作成などです。

チラシ作成、Officeファイルの修正、PDFの直接編集なども対応しています。
そのほかに、簡単なホームページの作成も請け負っているのです。

作成料金は、A4用紙1枚あたり2,000円～となっており、5枚以上の依頼の場合は料金が500円ほど安くなります。
修正料金は1枚あたり1,000円～です。

Sprout!では、1枚からでも書類作成を請け負っています。
少量の書類作成や単発での依頼を検討されている方にとっては使いやすいサービスでしょう。

5.HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが提供するオンラインアウトソーシングサービスです。
株式会社ニットは、総務省が認定する「テレワーク先駆者百選」に選ばれている会社であるため、安心して書類作成をお任せできます。

HELP YOUには、各分野の優秀なアシスタントたちが揃っており、チームでクライアントのサポートに取り組んでいます。
対応可能な書類の種類は、営業サポート、総務、経理、人事・採用、マーケティングなどのジャンルです。

HELP YOU＋を選べば、よりハイクオリティな書類作成に対応する「資料作成プレミアム」が利用できます。

HELP YOUでは、専属ディレクターが必ず1人付くシステムとなっているため、複数の業務も気軽に依頼しやすいでしょう。

まとめ

社内において、作成するべき書類は、プレゼン資料や営業資料などたくさんあります。
そういった資料を作成するのは意外と大変で、時間も取られてしまうでしょう。

もし書類作成の代行業者をお探しなら、ぜひsourceにお任せください。
souceならさまざまな事務作業を代行いたします。
無料トライアルも対応しておりますので、お気軽にお試し頂ければ幸いです。

「source」詳細はこちら>>