受発注や見積作成、顧客対応などを安心して任せられる、営業事務経験10年以上の即戦力人材。「できれば経験豊富な人を採用したい」と考えて求人を出したものの、なかなか応募が集まらず、採用活動が長期化している企業も少なくありません。

背景には、経験豊富な事務人材そのものの希少性に加え、人手不足による採用競争の激化や、求職者が重視する働き方の変化があります。では、営業サポート体制を強化するためには、本当に採用を待ち続けるしかないのでしょうか。

本記事では、即戦力の営業事務が採りにくい背景をデータとともに整理し、採用に加えて外部リソースを活用する方法も紹介します。コスト、定着、立ち上がりスピードの3つの観点から比較し、自社に適した体制づくりを考えていきます。

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キャリア10年以上の営業事務に営業部門が期待する仕事の範囲

営業事務の求人で「経験10年以上」を求める場合、まず明確にしておきたいのが、営業部門がその経験年数に何を期待しているのかという点です。

受発注や見積作成などの定型業務だけであれば、必ずしも10年以上の経験が必要とは限りません。一方、営業担当の意図をくみ取った先回りの対応や、顧客・社内関係者との調整、イレギュラーへの判断力などは、経験が成果に直結しやすい領域です。

求める業務と必要な経験を整理しないまま年数だけを採用条件にすると、候補者を必要以上に絞り込み、採用難を招く原因にもなります。ここでは、ベテラン営業事務に期待される仕事の範囲を具体的に整理します。

受発注・見積・資料作成で経験年数が成果に効く場面

営業事務は、受発注管理や売上データ入力、見積書・提案資料の作成など、幅広い業務を担います。

加えて、営業担当や顧客、社内の関連部署とのやり取りも多く、円滑なコミュニケーション力が欠かせません。10年以上の経験者に期待されるのは、単に作業が速いことではなく、営業担当の意図や案件の状況を読み取り、必要な対応を先回りできることです。

たとえば、受注前に在庫や納期を確認する、見積条件の抜け漏れを察知する、商談に必要な資料を事前に整えるといった動きができます。正確性と段取り力を発揮し、トラブルや手戻りを防ぎながら商談を止めないことこそ、経験年数が成果につながる場面です。

後輩育成やマネジメント補佐まで任せられる人材像

営業事務として10年以上の経験を持つ人材には、日々の実務だけでなく、後輩や新人の育成、マネジメントの補佐まで期待されるケースが少なくありません。

特に採用側は、30代以上の経験者に対して、業務を自分で処理できることに加え、「人に教えられるか」「チームを支えられるか」を選考基準に置く傾向があります。たとえば、担当者ごとに異なっていた受発注や顧客対応の方法を整理し、マニュアルや業務フローとして標準化することも重要な役割です。

さらに、業務の進捗を見ながらメンバーをフォローし、管理職と現場の橋渡しをすることも求められます。つまり10年選手には、個人の即戦力性だけでなく、チーム全体の生産性を高める役割まで期待されているのです。この高い要求水準が、経験豊富な営業事務の採用を難しくする一因にもなっています。

求める要件を盛り込みすぎると起きる「誰にも届かない求人」

営業事務の採用では、「経験10年以上」「高い実務スキル」「後輩育成もできる」「すぐに入社できる」と条件を重ねるほど、対象となる人材は急速に少なくなります。

理想を追求した結果、実際の転職市場にはほとんど存在しない人物像を作り上げ、応募そのものが集まらなくなることもあります。重要なのは、採用要件を「必須」と「歓迎」に分けることです。特に経験年数については、担当業務のうち本当に10年以上の経験が必要なものだけを必須条件とし、それ以外は柔軟に設定する必要があります。

まず候補者の母集団を確保できる求人設計に見直すことが、採用難を解消する第一歩です。次章では、こうした即戦力人材が市場で採りにくい背景を具体的に見ていきます。

10年以上の即戦力営業事務が採用市場で採りにくい背景

求人への応募が少ないと、「給与や条件に問題があるのではないか」「自社に魅力がないのではないか」と考えがちです。

しかし、10年以上の経験を持つ即戦力の営業事務は、そもそも採用市場に多く存在する人材ではありません。まずは有効求人倍率や人材不足に関するデータなどから、企業側の努力だけでは解消しにくい市場構造を把握することが重要です。

そのうえで、自社の採用条件を見直すと同時に、「必要な業務を担える人材を確保する」という本来の目的に立ち返る必要があります。正社員採用だけにこだわらず、外部人材や業務委託なども含めて選択肢を広げることで、営業支援体制をより現実的に整えられる可能性があります。

有効求人倍率と即戦力の奪い合いという構造

営業・販売事務従事者の有効求人倍率は、令和6年5月時点で0.96倍と示されたデータもあり、事務職は求職者から比較的人気の高い職種です。

定時で退勤しやすく、休日も安定している求人が多いため、ワークライフバランスを重視する層から選ばれやすい傾向があります。一方で、企業側が求める「10年以上の経験があり、受発注や見積作成、顧客対応まで即戦力として任せられる人材」となると、対象者は限られます。

さらに、条件のよい経験者ほど複数企業から声がかかりやすく、採用競争は激しくなります。つまり、事務職全体では応募が集まりやすく見えても、経験豊富な即戦力層に限れば、企業同士で人材を奪い合う構造になっているのです。

10年選手を採るほど膨らむ採用コストと教育コスト

10年以上の経験を持つ営業事務を採用する場合、採用活動そのものにかかるコストも無視できません。

求人媒体への掲載費に加え、応募者対応や面接に割く担当者の人件費、人材紹介会社を利用した場合の成功報酬などが発生します。特に即戦力層は採用競争が激しく、条件面で他社に負けないためには、給与水準を引き上げる必要もあります。さらに、経験者であっても入社直後から完全に自走できるわけではありません。

自社独自の受発注フローや顧客情報、システムの使い方を覚えるための引き継ぎや教育期間が必要です。採用できるまでの費用と、入社後の立ち上がりにかかる時間の両方を考えると、経験者採用は「決まれば終わり」ではなく、決まった後もコストが続く手段です。

固定費をできるだけ増やしたくない営業部門にとっては、即戦力採用ほど負担の大きい選択肢になりやすいといえます。

採れても安心できない、属人化と突然の退職リスク

経験豊富な営業事務を採用できたとしても、それだけで営業支援体制が安定するとは限りません。10年以上の経験を持つ人材ほど、多くの業務を一人で判断・処理できるため、ノウハウや顧客対応の経緯が本人に集中し、業務が属人化しやすくなります。

その状態で病欠や休職、突然の退職が発生すると、引き継ぎに多くの時間がかかるだけでなく、受発注や顧客対応が一時的に止まるリスクもあります。また、繁忙期を基準に人員を確保すると、閑散期には業務量に対して人件費が過剰になる可能性もあります。

つまり、採用は人材確保のゴールではなく、定着や業務継承、稼働量の変動まで継続して管理する必要がある手段です。こうしたリスクも踏まえ、次章では採用以外の選択肢を含めて、コストや安定性、立ち上がりの速さを比較していきます。

採用と外部委託、営業サポート体制の作り方を4つの軸で比べる

営業サポート体制を整える方法は、正社員採用だけではありません。

即戦力人材の採用が難しい状況では、派遣やクラウドソーシング、オンラインアシスタントなど、外部リソースを活用する方法も現実的な選択肢になります。ただし、それぞれに向いている業務やメリット・デメリットがあり、単純な料金比較だけでは適切な判断はできません。

ここでは、正社員採用・派遣・クラウドソーシング・オンラインアシスタントの4つを、「コスト」「立ち上がりスピード」「品質の安定」「業務範囲の広さ」という4つの軸で比較します。自社の課題や優先順位に合った営業サポート体制を選ぶための判断材料として整理していきます。

コストと立ち上がりスピードで見た違い

正社員採用は、求人掲載費や人材紹介手数料などの採用コストに加え、入社後は給与や社会保険料などの固定費が継続的に発生します。

また、募集から選考、内定、入社までに一定の期間を要し、経験者であっても自社の業務フローやシステムを理解して戦力化するまでには時間が必要です。一方、派遣やオンラインアシスタントなどの外部リソースは、比較的短期間で業務を開始しやすく、必要な業務量や期間に応じて利用できる点が特徴です。

とくに、受発注入力や資料作成、データ整理といった営業のノンコア業務を早急に軽減したい場合、採用が決まるまで業務負荷を抱え続ける必要はありません。採用完了までの空白期間を外部リソースで補うことで、固定費を抑えながら営業活動を止めない体制をつくることができます。

クラウドソーシングとオンラインアシスタントの品質差

クラウドソーシングは、必要な業務を必要なタイミングで外部のワーカーに依頼でき、自社で一から人材を育成する必要がない点がメリットです。

一方で、実務経験やスキル、仕事の進め方はワーカーごとに異なるため、成果物の品質にばらつきが生じやすいという課題があります。担当者が変わるたびに指示方法を調整したり、納品物を細かく確認したりする必要が出るケースもあります。

これに対してオンラインアシスタントは、複数のスタッフによるチーム体制や運営会社の管理のもとで業務を行うサービスが多く、一定の品質を保ちやすいのが特徴です。受発注処理や見積作成、顧客対応など、ミスや対応の遅れが営業活動に影響する業務では、「誰に依頼するかによって品質が大きく変わる」状態はできるだけ避けたいものです。

個人のスキルに依存するクラウドソーシングよりも、継続的な品質管理や代替体制を重視する場合は、オンラインアシスタントのほうが営業事務との相性がよいといえます。

自社に合うのはどのタイプか、判断のチェックポイント

営業サポート体制を選ぶ際は、まず自社の業務量や任せたい範囲を整理することが重要です。

たとえば、年間を通してフルタイムの業務量があり、社内に常駐して長期的にノウハウを蓄積してほしい場合は、正社員採用が向いています。一方、繁忙期と閑散期の差が大きい、必要な時間だけ依頼したいといった場合は、外部委託のほうがコストを調整しやすいでしょう。

また、来客対応などのオフライン業務や頻繁な対面ミーティングへの同席が必要なら派遣、受発注や資料作成などオンラインで完結する業務が中心ならオンラインアシスタントも選択肢になります。後輩育成や組織マネジメントまで担ってほしいのか、実務を安定して回すことを優先するのかも重要な判断軸です。

こうした条件を一つずつ確認することで、自社に合う人材確保の方法が見えやすくなります。

採用がうまくいっても見落としがちな「営業の時間」の再計算

営業事務の採用を考える際、採用できるかどうかだけに目を向けると、本来の目的を見失いがちです。改めて確認したいのは、営業担当が受発注処理や資料作成、データ入力などのノンコア業務に、現在どれだけの時間を使っているかという点です。

仮に採用に成功しても、業務の切り分けが不十分で営業担当の負担が変わらなければ、十分な効果は得られません。営業事務体制を整える目的は、人を一人採用することではなく、営業担当が顧客対応や商談、提案といった売上につながる活動へ使える時間を増やすことです。

ここでは「営業の時間」を軸に、サポート体制の効果を改めて考えます。

営業がノンコア業務に費やす時間を棚卸しする

営業人材が不足している状況では、営業担当が本来の営業活動に加えて、資料作成や報告書作成、データ入力、受発注処理などのノンコア業務まで抱え込みやすくなります。その結果、顧客への提案や商談、フォローといった売上に直結する活動に使える時間が削られてしまいます。

そこでまず必要なのが、営業チームが日々どの業務にどれだけ時間を使っているかの棚卸しです。たとえば、1週間の業務を「営業本人が担うべき業務」と「事務スタッフに切り出せる業務」に分け、それぞれにかかる時間を数値化します。資料作成に週5時間、受発注対応に週3時間、社内報告に週2時間かかっているなら、合計10時間を営業活動へ戻せる可能性があるということです。

こうして必要なサポート量を把握すれば、フルタイムの人材を採用すべきなのか、必要な時間だけ外部へ委託すべきなのかも判断しやすくなります。採用か外部委託かを決める前に、まず「何時間分の仕事を切り出したいのか」を明確にすることが、営業サポート体制づくりの出発点です。

1人の10年選手より、切り出せる業務の設計が先

営業サポート体制を整える際、「経験10年以上の営業事務を1人採用すること」自体をゴールにしてしまうと、本来解決したかった課題が見えにくくなります。

重要なのは、営業担当が抱えている業務のうち、どこまでを切り出せるのかを先に設計することです。受発注処理、見積書作成、データ入力、資料作成、顧客への定型連絡などを洗い出し、営業本人でなければできない業務と、他の人に任せられる業務を分けていきます。

この整理ができれば、必要なのが本当に「10年以上の経験を持つフルタイム人材」なのかも見えてきます。定型業務を中心に切り出せるのであれば、すべてを一人のベテラン社員に任せる必要はありません。正社員だけでなく、派遣やオンラインアシスタントなど、業務内容や必要な時間に合った担い手を選ぶことができます。

営業支援の目的は、特定の人材を採ることではなく、営業担当が商談や提案などのコア業務に集中できる時間を確保することです。まず業務を設計し、その後で最適な担い手を選ぶ。この順序で考えることで、採用にこだわらない柔軟な営業サポート体制をつくりやすくなります。

採用せず即戦力の営業事務を確保する「source」という選択肢

トーイングウーマンの「source」は、実務経験を持つキャリア女性がテレワークを中心に、自社の一員のような立場で営業事務を支援するオンライン対応アシスタントサービスです。

会議の議事録作成や営業資料の作成、プロジェクトの進行管理、発注業務など幅広い実務に対応し、必要に応じて対面ミーティングへの参加といったオフライン業務も担えるため、単純な事務代行にとどまらない「プチBPO」のような活用ができます。

採用や自社での人材育成を必要とせず、基本的にサービス利用料のみで利用できる点も特徴です。また、フロント担当者だけでなくアシスタントチーム全体と連携できるため、特定の一人に業務やノウハウが集中するリスクを抑えられます。繁忙期には利用量を増やし、閑散期には抑えるなど、業務量に応じた調整もしやすい仕組みです。

法人向けには初回限定の3時間無料トライアルが用意されており、実際の連携のしやすさや成果を確認したうえで、本格導入を検討できます。

まとめ

キャリア10年以上の営業事務は、企業から求められる業務水準が高い一方、採用市場では経験者の取り合いになりやすく、採用・教育コストも膨らみがちです。

さらに、採用できたとしても、業務の属人化や突然の退職といったリスクは残ります。こうした事情を踏まえると、判断の起点は「10年選手を1人採ること」ではなく、「営業担当が売上につながるコア業務へ使える時間をどう取り戻すか」に置くべきです。

まずは、営業担当が抱える業務を棚卸しし、事務側へ切り出せる業務を設計しましょう。そのうえで、正社員採用、派遣、クラウドソーシング、オンラインアシスタントを、コスト・立ち上がりスピード・品質の安定性・対応できる業務範囲の4軸で比較すれば、自社に合った担い手を選びやすくなります。

採用だけにこだわらず、できるだけ低いリスクで営業サポート体制を試したい場合は、まず「source」の法人向け3時間無料トライアルを活用し、実際の連携のしやすさや業務品質を確かめてみてはいかがでしょうか。

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