「せっかく作ったのに、提案内容が伝わらなかった…」そんな経験はありませんか？提案書は、内容だけでなく「伝え方」が成否を分ける鍵。

本記事では、パワーポイントで伝わる提案書を作成するための基本の流れから、失敗例、効果的な書き方、無料テンプレートまでをわかりやすく解説します。初心者でもすぐに実践できる内容です！

パワーポイントで提案書を作成するには？4つの流れ

提案書をパワーポイントで作成する際、いきなりスライド作成に取りかかってしまうと、内容がぶれたり伝わりづらくなったりしがちです。

まずは全体の流れを理解し、構成をしっかりと練ることが重要です。

ここでは、パワーポイントで提案書を作成するための基本的な4つのステップを、具体例も交えてわかりやすくご紹介します。

①全体構成を設計

まずは、提案書全体の構成を考えることが重要です。

特に業務改善提案書では、伝える順番によって相手の納得度が大きく変わります。基本構成は「序論・本論・結論」を意識しましょう。

序論では提案のテーマを明示し、本論では5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって）に沿って課題と解決策を整理すると、内容が伝わりやすくなります。結論では要点をまとめ、改善の必要性を強調しましょう。

パワーポイントに直接入力する前に、紙にメモ書きするのもおすすめです。構成を練る過程で必要なデータや数値も見えてくるため、事前に材料をそろえておくと作業がスムーズになります。

論理的な流れを意識することで、説得力のある提案書に仕上がります。

②設計した構成をもとにスライドの内容を企画

構成を考えたら次は各スライドに入れる内容を決めましょう。

これは、提案書全体の「目次」を作るイメージです。実際にスライドに目次として含めることで、読み手にとっても全体像が把握しやすくなります。

構成ができたからといって、いきなり1枚目からスライドを作り込むのは避けた方が無難です。後から順番や内容を修正するのは手間がかかるため、まずはスライドごとにどの情報を配置するかを割り当てて、全体の流れに違和感がないか確認しましょう。

また、テンプレートを使う場合はこの段階でデザインを決めておくと統一感が生まれます。印刷して配布する予定がある場合は、スライドサイズをA4に設定するのがベストです。

③各スライドページを作成

説明の順序に問題がないことを確認したら、いよいよスライドへの入力作業に進みます。

このとき注意したいのが、1枚のスライドに情報を詰め込みすぎないことです。スライド1枚につき、伝えるメッセージは1つが基本です。

また、細かいレイアウトや配色などの調整は、すべてのスライドを作成し終えてからまとめて行うのが効率的です。

ただし、見出しの位置やフォントサイズなど、全体を通じて統一すべき要素は初期段階で揃えておくことが大切です。スライドごとに見出しがずれていると、視覚的に違和感を与えてしまいます。後から1枚ずつ修正するのは手間もかかるため、最初からレイアウトに注意して作成することで、スムーズに業務改善提案書を仕上げることができます。

④レイアウトを調整

スライドの入力がすべて完了したら、次は全体の仕上げとして配色・レイアウト・視認性の最終調整を行いましょう。

グラフや図形が見やすいか、文字の大きさや配置に違和感がないかを丁寧に確認します。配色を変更する場合は、パワーポイントの「スライドマスター」を使えば一括で反映できるため便利です。

ただし、個別にずれてしまった見出しの位置などは自動で修正されないため注意が必要です。全体に統一感が出るよう、余白やフォントもチェックしておくとよいでしょう。

レイアウトが整ったら、実際に人に説明するつもりで一度通して読み上げてみましょう。誤字脱字の確認も忘れずに。可能であれば、他の人にもチェックを依頼すると、より完成度の高い提案書に仕上がります。

提案書でよくある失敗例

どれだけ時間をかけて提案書を作っても、伝わらなければ意味がありません。

多くの提案書が「内容が分かりにくい」「論理が飛躍している」「情報が整理されていない」といった理由で評価されにくくなっています。

ここでは、パワーポイントで提案書を作成する際に陥りがちな代表的な失敗例と、その原因・対策について解説します。失敗を防ぐためのチェックポイントとして、ぜひ参考にしてください。

情報量が多すぎる

1枚のスライドに文字やデータを詰め込みすぎると、最も伝えたいメッセージが埋もれてしまい、読み手にとって理解しづらい資料になります。

特に提案書では、「何を伝えたいのか」が一目でわかる構成が重要です。情報が多くなりすぎたと感じた場合は、無理に1枚にまとめようとせず、スライドを複数に分けることを検討しましょう。

たとえば、データの説明とその背景、提案内容とその効果などは、別々のスライドにすることで、読み手が情報を整理しやすくなります。また、1枚のスライドには1つのメッセージという原則を意識すると、構成も自然と整い、伝わる資料になります。

読み手の視点を意識したスライド設計が、提案書の説得力を高めるカギです。

口頭での説明ありきの内容になっている

提案書は、口頭で補足しなくても「読むだけで理解できる」ことが求められます。

「説明すれば伝わるから」と口頭での説明を前提に作られた提案書は、後から読む人には内容が伝わらず、理解や検討が進みにくくなります。たとえば、取引先の担当者に直接説明して理解を得られたとしても、その担当者が社内で提案を共有する場合、他の関係者には資料だけが届きます。

その際、読むだけで内容が伝わらない資料では、せっかくの提案が採用されない可能性もあります。提案書は「誰が読んでも理解できること」が重要です。口頭での補足がなくても完結する構成と説明を意識して作成しましょう。

専門用語には注釈を添えるなど、読み手への配慮も大切です。

言いたいことを書いているだけで示唆がない

たとえば、以下のような提案書を受け取ったとしたら、どう感じるでしょうか。

内容は窓口業務の改善についてです。

「カウンターには常に2人以上が在席しているが、18時～20時の来客はほぼ無く、平均1件/日。そのため、この時間帯は人員を不在にしてもよいのではないか。」

一見すると提案のようですが、実際には状況説明にとどまっており、提案書としては不十分です。この内容には「どのような課題を解決できるのか」「提案によるメリットは何か」といった核心が示されていません。

提案書では、課題の明確化と解決策の提示、さらにそれによって得られるメリットを伝えることが不可欠です。それらが欠けていると、納得感が得られず、採用にはつながりません。

提案書の作成方法のポイントは？伝わる5つの書き方

伝わる提案書を作成するには、構成だけでなく「どう書くか」も重要です。

同じ内容でも、表現の工夫や視覚的なわかりやすさによって、相手の理解度や印象が大きく変わります。説得力や信頼感にも直結する要素です。

ここでは、パワーポイントで提案書を作成する際に意識したい、伝わるための5つの書き方のポイントをご紹介します。

1枚のスライドに伝えるメッセージは1つのみ

1枚のスライドに情報を詰め込みすぎると、かえって伝わりにくい提案書になってしまいます。

文字やグラフ、図などがぎっしり詰まっていると、読み手は何を重点的に見るべきか分からず、理解に時間がかかってしまいます。そこで意識したいのが、「1枚のスライドに1つのメッセージ」を原則とすること。

伝えたいことを明確にし、それに必要な文章やグラフだけを厳選して配置しましょう。また、文字は読みやすいサイズを選び、余計な装飾や情報は省くのがポイントです。

提案書では、情報を盛り込むよりも「削ること」に重点を置き、見る側の負担を減らすことで、より伝わる資料になります。シンプルかつ的確なスライド構成が、説得力を高める鍵です。

メッセージはできる限り簡潔にする

パワーポイントで提案書を作成する際は、冗長な文章を避け、簡潔に要点を伝えることが非常に重要です。文章が長くなりすぎると、何を伝えたいのかがぼやけてしまい、相手に正確に意図が伝わらなくなります。

たとえば「自社製品の導入」を提案する場合は、内容を次の3点に絞ると効果的です。

1. 導入によって得られる効果
2. 相手が負担する総コスト
3. 導入後にどのような問題が解消されるか

このように、どのような目的の提案であっても、伝えるべき要素を明確にし、それを簡潔にまとめることで、より説得力のある提案書になります。

無駄な装飾や回りくどい表現は避け、要点を押さえた端的な文章を心がけましょう。見る側の理解と判断を助けることが、成功する提案書の第一歩です。

色を使いすぎない

パワーポイントで提案書を作成する際は、使用する色を3色までに絞るのが基本です。色を限定することで、視認性が高まり、伝えたいポイントが明確になります。

色の分類は以下の3つです。

• ベースカラー
• メインカラー
• アクセントカラー

まず「ベースカラー」はスライド全体の約70％を占める文字色で、主に黒を使い、背景は白にすると読みやすくなります。

次に「メインカラー」は全体の25％程度を使い、提案先や自社のイメージに合う色を選ぶと効果的です。そして「アクセントカラー」は特に強調したい部分に使用し、全体の5％程度に抑えるとメリハリのあるスライドに仕上がります。

また、文字フォントや図の色も「一目で理解できるか」を基準に選ぶことが大切です。色づかいのルールを守ることで、整理された見やすい提案書になります。

作業前に必要な材料を揃える

提案書を作成する際、いきなりパワーポイントを開いて作り始めるのは避けるべきです。まずは必要な材料をしっかり揃えることが、スムーズな作成の第一歩となります。

準備すべき材料には、グラフや図、写真、統計データ、参考資料などが含まれます。これらを事前に用意しておかないと、作業中に何度も資料を探すことになり、時間も集中力も大幅にロスしてしまいます。

一方で、あらかじめ必要な情報を整理し、素材を手元にそろえておけば、スライド作成が効率的に進み、内容もより精度の高いものになります。準備に少し時間をかけることで、全体の作業時間を短縮し、質の高い提案書に仕上げることができるのです。

結果的に、修正の手間も減らせて作業効率が大幅に向上します。

読み手を明確にする

提案書を作成する際には、まず「目的」と「提案相手」を明確にすることが重要です。

たとえば、目的が「サービスの説明」だけになってしまうと、単なる紹介資料にとどまり、提案書としては不十分です。この場合、「サービス導入によるメリットを伝え、導入を検討してもらう」ことを目的に設定すれば、より実践的で説得力のある内容になります。

また、誰に向けて提案書を出すのかという「相手」も明確にする必要があります。提案書を見るのは担当者だけとは限らず、その先にいる決裁者や他部署の関係者にも伝わる内容でなければなりません。

担当者が説明なしで共有しても内容が理解できるような構成にすることで、より効果的な提案書になります。相手の立場を想定した作りが成功のカギです。

提案書の作成におすすめの無料テンプレート

提案書をゼロから作成するのは手間も時間もかかります。

そんなときに便利なのが、無料で使える提案書用テンプレートです。デザイン性が高く、構成も整っているため、誰でも見やすく伝わる資料が作れます。

ここでは、Canva、Microsoft Office、PPTipsといった提案書作成に役立つおすすめの無料テンプレートサイトをご紹介します。

Canva

Canvaは、誰でも簡単にプロ品質のデザインができるプレゼンテーション作成ツールです。

豊富なテンプレートが用意されており、デザインの知識がなくても見栄えの良い提案書を作成できます。プレゼンテーションモードでスライドを作成すれば、パワーポイント形式（.pptx）での出力・ダウンロードも可能なため、他の資料と統一して活用することもできます。

ビジネス向けやシンプルなデザイン、スタイリッシュな構成など、さまざまなテンプレートが用意されており、用途に応じて選べるのも魅力です。ただし、一部テンプレートは有料プラン限定となっているため、使用前に無料かどうかを確認しましょう。直感的な操作性と高いデザイン性で、初心者にもおすすめのツールです。

Microsoft Office

Microsoft Officeでは、スライドの構成があらかじめ設計された提案書用テンプレートが多数用意されており、手順に沿って入力していくだけで、誰でも簡単に見栄えの良い資料を作成できます。

パワーポイントのテンプレートギャラリーには、企画書や業務報告書、営業提案書など、ビジネス向けに最適化されたテンプレートが揃っており、構成やデザインに悩むことなく作業を進められるのが大きな魅力です。また、Microsoft公式のテンプレートはフォーマルな印象を与えやすく、社内外問わず幅広い場面で使いやすいのもポイントです。

基本的に無料で利用できるため、提案書作成に不慣れな方でも効率的に資料を完成させることができます。信頼感のあるデザインで、説得力のある提案書を作りたい方におすすめです。

PPTips

PPTipsは、パワーポイントで提案書を作成する際に役立つテンプレートが豊富に揃った専門サイトです。

シンプルで使いやすいデザインから、高級感や信頼感のあるビジネス向けテンプレートまで、用途や雰囲気に合わせて幅広く選べます。たとえば、「かため・信頼」といったキーワードで検索すると、落ち着いた印象で信頼性を重視したテンプレートが多数ヒットし、提案先に合わせたデザイン選びが可能です。

テンプレートは実用的に構成されており、文章や図表を入れるだけで完成度の高い提案書が仕上がります。ただし、テンプレートのダウンロードには会員登録が必要です。無料で質の高い資料を作成したい方にとって、非常に便利なサイトです。

企画塾

企画塾は、企画書作成に役立つ基本テンプレートを無料でダウンロードできる便利なサイトです。

単にテンプレートを提供するだけでなく、企画書のアイデアの出し方や構成の立て方、効果的な書き方までを、実践的な動画で丁寧に解説してくれる点が大きな特徴です。初めて企画書を作る人はもちろん、より説得力のある資料を作成したい人にもおすすめです。

テンプレートは実務で使える形式に整えられており、ゼロから作る手間が省けるのもメリットです。内容や用途に応じて使い分けられる複数のテンプレートがあり、企画の段階から完成までを一貫してサポートしてくれます。

なお、テンプレートのダウンロードには簡単なアンケートへの回答が必要となりますので、事前に準備しておきましょう。

高品質な提案書の作成なら、オンライン対応アシスタント『source』

オンライン対応アシスタント『source』は、誰でも分かりやすく伝わる提案書を効率よく作成できるサービスです。

経験豊富なアシスタントがヒアリングをもとに構成や表現を整え、読み手に伝わる提案書づくりをサポートします。スライド構成の見直しや要点整理、文章のブラッシュアップ、グラフや図の挿入まで対応可能。対面での打ち合わせが難しい場合でも、すべてオンラインで完結できるため、忙しいビジネスパーソンや資料作成が苦手な方にも安心してご利用いただけます。

また、作成後の修正や改善提案も柔軟に対応してくれるため、完成度の高い資料をスムーズに仕上げることが可能です。伝わる提案書を短時間で仕上げたい方に、『source』は心強いパートナーとなるでしょう。

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まとめ

提案書を効果的に作成するには、目的と相手の明確化、構成設計、シンプルなデザイン、伝わる表現が欠かせません。情報を詰め込みすぎず、1スライド1メッセージを意識し、視覚的にも分かりやすい資料を目指しましょう。

テンプレートを活用すれば、作成の手間も軽減されます。「自力では難しそう」と感じたら、オンライン対応アシスタント『source』に相談するのも一つの手です。まずは、既存の提案書を見直すことから始めてみましょう。