オンラインアシスタントを活用すれば、業務効率化、採用や人材育成のコスト削減が実現しやすくなります。
各業者によって料金に大きな差がありますので、事前に導入コストや対応可能な業務内などを把握しておきたいところです。
そこで、本記事では、オンラインアシスタントの費用相場、メリット・デメリット、選び方のポイントなど紹介していきます。

オンラインアシスタントに依頼するメリット・デメリット

オンラインアシスタントは、文字通りオンライン上でさまざまな業務をサポートしてくれるサービスのことです。
事務サポートのほかに、経理、営業、マーケティング、人事、SNS運用などの業務もお任せできます。
オンラインアシスタントには、メリットとデメリットがあります。
導入前にその点をよく把握しておいたほうが良いでしょう。

オンラインアシスタントのメリット

オンラインアシスタントのメリットは、従業員がコア業務に注力できる環境が作れることです。
たとえば、資料作成やデータ入力などのルーティンワーク、重要度が低い業務を専門会社へ外注すれば、自社の従業員は本来の業務に集中して取り組めるようになります。
業務量が減ることで、従業員の負担やストレスも軽減できることでしょう。
従業員の採用や教育コストを削減できることも、オンラインアシスタントのメリットです。
オンラインアシスタントならば、必要な時にだけ、必要な業務をお任せできます。
たとえば、繁忙期や決算の時期にだけ業務を委託すれば、通年で従業員を雇うよりも人件費を大幅に安く抑えることが可能です。
オンラインアシスタントを提供している業者には、各分野のスペシャリストスタッフが揃っていますので、自社で従業員を教育する手間もかかりません。
即戦力となる人材をその都度確保できるという利点もあります。

オンラインアシスタントのデメリット

オンラインアシスタントのデメリットは、業務を依頼できる時間が限られていることです。
9時から18時までといったように、あらかじめ契約を結んでおいた時間内で作業を頼まなくてはなりません。
自社の従業員ではないため、気軽に時間外労働を依頼しにくいこともデメリットです。
突発的な作業が必要になった時には、対応できる人材が確保できなくて困ってしまうかもしれません。
また、オンラインアシスタントを利用する場合には、事前の準備が必要です。
パソコンやインターネット回線を準備することやビジネスチャットやビデオ通話などのコミュニケーションツール、オンラインストレージなどを用意しておかなくてはなりません。
それらの環境が整っていない場合には、導入コストが発生してしまいます。
さらに、オンラインアシスタントをスムーズなやりとりができるように、各ツールの操作を覚えて使いこなせるようにしておかなくてはなりません。

オンラインアシスタントの費用相場

オンラインアシスタントサービスの相場は、月額に換算すると10万円前後です。
時給換算では、2,000円～5,000円くらいが相場となっています。
自社で従業員を雇う場合には、時給や給料のほかにも、ボーナスや交通費を支給することや社会保険料も負担しなければなりません。
1人あたり20万円～30万円くらいのコストが必要です。
オンラインアシスタントサービスならば、直接雇用の2分の1から3分の1程度のコストで必要な人材を確保できます。
料金システムについては、月額制を採用している業者が多い傾向です。
そのほかに、時間制や従量課金制と組み合わせた料金プランを用意している業者もあります。
各業者によって、料金システム、時給や月額料金が異なりますので、事前の確認が必要です。
月額制は毎月定額料金が発生するため、依頼する業務量が少ない月には割高となってしまうかもしれません。
従量課金制は、依頼する量が多くなるほど、コストが高くなってしまいがちです。
また、時給や月額料金のほかに初期費用やオプション料金などが発生する場合や最低契約期間が設けられているケースもあります。
契約前に見積もりを請求して、トータルでのコストを把握しておきましょう。

オンラインアシスタントに依頼できる業務範囲

オンラインアシスタントサービスを契約したからといって、自社のすべての業務を委託できるとは限りません。
オンラインアシスタントに依頼できる業務は、ルーティンワークや単純作業が基本となります。
専門性を問われる業務に関しては、対応できない場合もありますので、業者との間で確認が必要です。
ここでは、オンラインアシスタントに依頼できる業務の範囲について、詳しく見ていきましょう。

依頼できる業務

オンラインアシスタントに依頼できるのは、メール対応、データ入力、架電、書類作成、備品発注などといったルーティンワークです。
このような単純作業系は、専門知識やスキルを持たないスタッフでも、すぐに仕事を覚えることができます。
また、作業マニュアルが存在する業務も、オンラインアシスタントへ委託可能です。
明確な指示が出せる業務であれば、依頼側と受託側の双方での認識のズレが防ぎやすくなることでしょう。
そのほかにも、メールマガジン作成やWebサイト用のバナー制作などの簡単なクリエイティブ作業、顧客フォロー対応や営業リスト作成などの営業事務、見積書や請求書作成などの経理業務を任せることも可能です。
このように、オンラインアシスタントへ依頼できるバックオフィス業務はいろいろとあります。
各業者によって、対応可能な業務の範囲が異なりますので、事前の確認や打ち合わせが必要です。

依頼できない業務

オンラインアシスタントへの依頼が難しいのは、バックオフィス業務以外の業務です。
具体的には、難しい判断が必要とされる思考系の業務、高度な専門知識や資格が必要な業務、特殊な実務経験が問われるような業務などが該当します。
このような業務は大きな責任を伴うため、外部のスタッフが一人だけで判断して、業務を進めるのが難しいからです。
オンラインアシスタントとして働いている人たちは、会社員経験者、専業主婦、フリーランスなどが多く、単純作業やルーティンワークなどの比較的責任が重くない業務をメインとして請け負っているケースがほとんどです。
そのため、依頼したい業務に対応可能な専門資格や特殊な知識を持っていない可能性があります。
どうしても専門性や資格が問われる業務を依頼したい場合には、その業務に対応可能な人材が揃っている業者を選ぶようにしましょう。

オンラインアシスタントとアルバイト・派遣との違い

オンラインアシスタントサービスを契約するか、それともアルバイトや派遣社員を雇った方が良いのかで迷うこともあるかもしれません。
アルバイトやパートスタッフを雇用する場合には、求人広告を出すことや面接を行うなどの採用活動が発生します。
派遣社員を受け入れる場合には、希望する人材を派遣会社から紹介してもらえるため、採用活動の手間がかかりません。
ただし、アルバイトと派遣社員のどちらも自社で受け入れる際には、教育やサポートなどが必要です。
一通りの仕事を覚えるまでに、ある程度の時間がかかってしまうかもしれません。
その点において、オンラインアシスタントの場合には、採用活動が不要な上に、教育の手間も一切かかりません。
業者と契約を結んだら、すぐに業務を任せることができます。
専門スキルを持つ人材が揃っている業者を選べば、ある程度の範囲内で思考系タスクも任せられるでしょう。

オンラインアシスタントとクラウドソーシングとの違い

オンラインアシスタントと似たようなサービスとしては、クラウドソーシングがあります。
クラウドソーシングは、インターネット上を経由して、仕事を発注したり、請け負ったりする形態です。
オンラインアシスタントとクラウドソーシングのどちらも、仕事を発注する側と受注する側が直接対面することなく、オンラインやメールなどのやりとりだけで業務を進めていくことができます。
両者の大きな違いは、業務の引き継ぎができるかどうかです。
クラウドソーシングの場合には、業務を依頼していたスタッフが途中で辞めてしまった場合には、そこで関係が切れてしまうため、改めてほかの人材を探さなくてはなりません。
オンラインアシスタントであれば、万一欠員が出た場合でも、ほかのスタッフが引き継ぎますので、継続して業務を依頼することが可能です。
両者には、料金面の違いもあります。
クラウドソーシングは、自社で金額を決めることができるため、低価格で依頼することが可能です。
オンラインアシスタントの場合には業者が設定した金額で依頼するため、場合によっては金額が高いと感じるかもしれません。
クラウドソーシングはコストの安さが魅力ですが、契約締結後に発生したトラブルはすべて自己責任となってしまう点には、注意が必要です。

オンラインアシスタントを選ぶポイント3選

オンラインアシスタントサービスを提供している業者はたくさん存在しています。
各業者によって、対応可能な業務の内容や量、料金体系が異なります。
複数の業者をよく比較検討したうえで、自社に合うオンラインアシスタントサービスを選ぶようにしましょう。
ここでは、オンラインアシスタントサービスを選ぶ際に、ぜひともチェックしておきたいポイントを3点ご紹介していきます。

自社で依頼したい業務の対応可否

せっかくオンラインアシスタントサービスを契約しても、その業者がお願いしたい内容に対応できなければ、わざわざ依頼した意味がなくなってしまいます。
月額料金や初期費用などのコストも、無駄になってしまうかもしれません。
各業者によって得意としている業務のジャンルが異なります。
営業事務に強い業者もあれば、Web関連の業務をメインに請け負っている業者などもあります。
契約前に各業者を比較して、対応可能な業務の内容を把握しておきましょう。
まずは、自社内でオンラインアシスタントへ依頼した業務内容を洗い出しておくのも手です。
任せたい業務を明確化しておけば、その業務に対応可能なオンラインアシスタントを効率良く探すことができますし、ミスマッチが防ぎやすくなります。
依頼できそうな業者が見つかったら、担当者と綿密な打ち合わせをしておいたほうが良いでしょう。

スタッフの実績・経験年数

オンラインアシスタントを選ぶ際には、在籍しているスタッフたちのスキルや実務経験年数などもよく確認しておきましょう。
実務経験が少ないオンラインアシスタントを選んでしまうと、かえって業務効率が下がってしまうリスクがあるからです。
スピーディーに業務を進めていくためには、依頼したい仕事の実務経験者にお願いするのがベストです。
実務経験が豊富なベテランスタッフがたくさん揃っているならば、万が一欠員が出た場合でも、すぐにほかのスタッフを用意してもらえますので、安心して仕事を任せることができるでしょう。
場合によっては、業者の方から業務に関する良い提案をしてもらえるかもしれません。
オンラインアシスタントサービスを提供している業者の中には、一定期間のお試し体験を用意しているところもあります。
そのような制度を活用すれば、事前にオンラインアシスタントのスキルチェックが可能です。
各業者の評判などもしっかりとチェックして、オンラインアシスタントの品質や自社との相性などを見極めるようにしてください。

依頼したい業務にかかる時間と費用

コスト面もオンラインアシスタント選びの大事なポイントです。
高すぎる料金の業者を選んでしまうと、継続して依頼するのが難しくなってしまうかもしれません。
依頼したい業務の内容に対して、オンラインアシスタントへ支払う料金が見合っているかを調べてしておきましょう。
業務のスピードは各業者によりけりです。
同じ業務内容であっても、スピーディーに対応してくれる業者もあれば、時間がかかる業者もあります。
どのくらいの期間で対応してもらえるのかも、よく確認しておきましょう。
まず、どれだけの工数が必要な業務なのかを見積もりしておき、そのうえで依頼すべき時間を決めると良いかもしれません。

オンラインアシスタントをご検討の方はぜひ『source』をご利用ください

安心して依頼できるオンラインアシスタントをお探しの方は、『source』を利用してみませんか。
『source』には、バックオフィス業務の即戦力として活躍できる人材が多数在籍しています。
依頼したい業務内容に合わせて、最適なオンラインアシスタントを提供可能です。
最後に、『source』のおすすめポイントをいくつかご紹介します。

10年以上のベテランスタッフ

『source』には、営業事務アシスタント、総務アシスタント、人事・労務アシスタント、秘書アシスタント、経理アシスタントなどが在籍しています。
Webサイト運用アシスタントもいますので、Webサイトへの入稿作業、ECサイト運用、バナー制作、SNSの運用代行などの業務にも対応可能です。
それぞれの業務に関しては、10年以上の実務経験者たちが対応いたします。
ベテランスタッフたちが正確、かつスピーディーに業務を進めていきますので、安心してご依頼ください。
さまざまなスキルを持ったオンラインアシスタントが揃っており、依頼主様の要望に合わせて柔軟に対応できるのが『source』の強みです。
『source』には、オンラインスタッフだけでなく、オフラインアシスタントも在籍中です。
紙資料の整理、領収書のデータ化、各種発送業務、手紙の執筆代行などといったオフライン業務もお任せください。

属人化しないチーム体制の構築

『source』の特徴は、営業事務、総務、人事・労務、経理、Webなどのベテランスタッフを集めてチーム体制を構築していることです。
チームでの思考した上で、スタッフ一人ひとりが責任を持って依頼主様のサポートに取り組んでいます。
属人化しない体制を整えていますので、担当がスタッフが欠員となった場合でも、すぐにほかのスタッフが同じ業務を引き継ぐことが可能です。
ご依頼いただいた業務は最後まで責任を持って、対応させていただきますのでご安心ください。
属人化しないチーム体制の構築している『source』ならば、同時に複数の業務にも対応可能です。
契約時間内であれば、一つの業務だけでなく、複数の業務をオンラインアシスタントやオフラインアシスタントへ依頼できます。
必要な業務がありましたら、遠慮なくお申し出ください。

3時間無料でトライアル可能

実際に導入してみないと、オンラインアシスタントの対応スキルや自社との相性などがわからないこともあるでしょう。
そこで、『source』では、初めて利用される企業様を対象として、トライアル制度を用意しています。
最大で3時間分まで体験可能です。
トライアルの料金は無料です。
トライアル中に自動で料金が加算されることはありません。
また、トライアルだからといって、仕事の内容が劣るといったこともありませんので、お気軽にお試しください。
無料トライアルのお申し込みは、『source』の公式サイト上の「無料で試してみる」の黄色いボタンから随時受付中です。
会社名、連絡可能なメールアドレスや電話番号などを入力して、送信してください。
折り返しご連絡させていただきます。
ぜひ無料トライアルを活用して、オンラインアシスタントの品質をチェックしてみてください。

まとめ

オンラインアシスタントを活用すれば、メール対応、データ入力、書類作成などといったバックオフィス業務を丸投げすることができます。
重要度の低いルーティンワークをオンラインアシスタントに任せてしまえば、自社の社員はコア業務に集中しやすくなるでしょう。
オンラインアシスタントの料金相場は、月額換算で10万円前後、時給換算で2,000円～5,000円程度となっています。
自社で社員やアルバイトスタッフを雇うよりも、コストパフォーマンスが良いのがメリットです。
即戦力となる人材をすぐに確保でき、必要な時にだけ利用できる点もオンラインアシスタントメリットです。
各業者によって、料金体系、月額料金、対応可能な業務の範囲などに違いがありますので、しっかりと下調べや打ち合わせをしておいたほうが良いでしょう。
オンライン対応のみの事務代行に特化した専門企業 『source』もぜひご検討ください。

『source』詳細を見る>>