オンラインアシスタントを利用する心構え

オンラインアシスタントを利用する心構え

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最近より身近な存在になっているオンラインアシスタントとは、インターネット経由で仕事をサポートしてくれるオンラインサービスです。英語圏ではバーチャルアシスタントと呼ばれることもあります。
対面でコミュニケーションをするアシスタントと比較して、メリットが多く成長している分野の一つです。また、新型コロナウイルスの影響で在宅ワークが増加している現在、成長スピードは加速しています。今回は、直接アシスタントを採用する場合と比較しながら、オンラインアシスタントを利用する心構えを解説します。

オンラインアシスタントのサービス内容

オンラインアシスタントを利用するためには、委託できる業務内容を把握する必要があります。まず、オンラインアシスタントのサービス内容を確認してみましょう。弊社の「source」では、以下のようなサービスを承っています。

「source」のサービス

  • 営業・社内 サポート
  • 人事 サポート
  • 秘書 サポート
  • 経理 サポート
  • RPAサポート
  • プチ・クリエイティブ サポート
  • 不動産会社 サポート
  • 英文対応・多言語対応

「source」のサービス内容を一部ご紹介します。
まずどのビジネスにも欠かせない経理のサポートでは、日々の領収書から経費精算をしたり、請求書や見積書を作成します。財務諸表の作成を会計事務所に依頼している場合も、細々とした仕事が発生します。そのような細かい作業でもご依頼していただくことで、業務の効率化が図れます。
秘書関連の仕事内容もお任せいただけます。ミーティングのためには、会合場所や交通機関の予約や関係者への連絡などを行います。その他にも、取引先とのアポイントや書類の準備なども必要に応じて対応します。「source」はオンラインだけはなく、オフラインでの対応も行いますので、実際にミーティングに参加し司会進行なども承ります。

営業や社内サポートでは、マーケティング調査や企画も行います。社会経験者が在籍していますので、マーケティングのメソッドに則って市場を分析したり、経営戦略の合理性を判断してサポートしています。社内や社外に提出する書類を期日内に提出できるように、営業の進捗状況を把握してサポートを行ったり、議事録の作成や書類の整理・管理作業、ドキュメントからプレゼンテーション用のスライドを作成することもできます。WEB作業は、社内のクリエイターが行う業務として、プチ・クリエイティブな業務を「source」にお任せいただいております。そのほか、日々のビジネスにおいて時間のかかる資料作成や多言語対応、サイト調査も行います。よりコア業務に専念して大切なビジネスやクライアントとの信頼関係を築けるように、「source」ではオンラインアシスタントの業務を通してサポートしています。

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一般的なアシスタントとの違い

ここまでオンラインアシスタントのサービス内容をご紹介しましたが、一般的なアシスタントには、以下の内容がよく含まれています。

一般的なアシスタント業務例

  • 一般事務/営業事務
  • 秘書業務
  • IT・通信の事務
  • マーケティング業務
  • 経理業務

提供しているサービス内容を確認してみると、オンラインアシスタントと一般的なアシスタントには大きな違いはない、と気がつかれたのではないでしょうか。

とはいえ、やはり大きな違いは業務を行う場所です。実際に会社に行って業務を行う一般的なアシスタントと、インターネットを通じて業務に従事するオンラインアシスタントということです。オンラインで素早く対応できる良さもありますが、すべての業務をオンラインだけで完結させることは難しいですから、どちらにもメリットとデメリットがあります。
オンラインアシスタントを利用するには、事前にどんな業務を依頼したいのか、どこまで依頼したいのかなど、コア業務とノンコア業務を依頼側が把握することがポイントになります。

オンラインアシスタントの「source」では、オンラインで業務を行いつつも、必要に応じてオフラインでもコミュニケーションを図りながら従事しますから、プロジェクトを把握したり会社の方針に従った業務を依頼しやすくなります。痒い所に手が届く、一歩先のオンラインアシスタント「source」をお試しください。「source」ではご依頼内容をしっかり把握してサービスをご提案いたします。

オンラインアシスタントのBPO的側面

アウトソーシングに詳しい読者であれば、オンラインアシスタント業務内容がBPOに似ていると思われるでしょう。BPOは、企業活動のプロセスの一部を外部に委託することで、貴重なリソースをコア事業に集中させ、新規のビジネスや開発、新しい顧客の開拓にあてることができるものです。

オンラインアシスタントも企業からの委託を受けて業務を行いますが、BPOと比較して、会社のバック業務サポートの側面が多くなります。委託の程度が大きくなるBPOに比べて、オンラインアシスタントを依頼するほうがハードルが低くなる場合も多々あります。BPOのハードルが高いと感じておられるなら、より依頼しやすいプチBPOのオンラインアシスタント「source」へご相談ください。

また、オンラインではコミュニケーションが伝わりきらないとお悩みの場合も、必要に応じて対面でコミュニケーション可能な「source」にお任せください。ご相談をお待ちしております。