自社で思ったように事務作業が進まず、コアな業務に力を入れられないと困っている企業も多いのではないでしょうか。
事務作業は細かい業務も多いため人手が足りなくなりやすく、思った以上に大変です。
こちらの記事では、人手不足を補える事務アウトソーシング業者の依頼できる内容や料金について詳しくご紹介していきます。

事務アウトソーシングとは？

これまで自社で行ってきた経理業務や人事業務などを外部に委託することを、事務アウトソーシングと言います。
作業の内容幅も選ぶことができ、事務的な業務だけでなく経営に関わるような業務プロセスまでアウトソーシングできます。
自社で教育や採用を行わないため、コスト削減も可能です。
自社のコアな作業にも時間を費やせるようになります。

事務アウトソーシングで依頼できる業務

事務の仕事が人手不足で大変だと感じているのであれば、効率良くアウトソーシングを利用しましょう。
依頼できる内容も、総務や一般事務など多岐にわたります。
ここからは、依頼できる内容についてご紹介していきます。

1.総務

企業の中でも陰で大きく支えてくれている総務は、重要な役割を果たしてくれています。
主な仕事内容は、契約書管理や備品の管理、受付や福利厚生の業務までこなします。
ほかの部門や部署が行わないような細かい作業を行い、企業をサポートしています。
何かイベントを行う場合も、先だって手配などを行う部門です。
火事をはじめ災害対策として、防災業務も担っています。
これらの仕事は、コアな仕事ではないためアウトソーシングできます。

2.経理

経理の仕事も、必ずしも社内の人でなければ難しい作業ではないものが多く含まれています。
請求書作成や会計ソフトへの入力がありますが、経理の知識があれば外部のものでもできる仕事です。
ほかにも、税金や保険金などの各種納付、企業の中でかかった経費の精算があります。
会計や経理ツールを取り入れたい場合の導入サポートや決算書作成、年末調整の申請書確認も、自社で行わなくてもアウトソーシングで十分な業務です。

3.一般事務

一般事務の作業の中にも、さまざまなアウトソーシングに依頼できる業務は含まれています。
普段の仕事内容の中でも、データ入力や企業や社員のスケジュール管理、顧客情報の管理などは依頼できれば効率良く業務を進められるでしょう。
ほかにも一般事務の作業に含まれる、品物や書類の発送業務や社内で使用する資料作成、皆が取り出しやすいように書類を整理するファイリングなどもあります。
探してみると、外部に頼みやすい業務が複数あります。

4.営業事務

営業事務も一般事務と同様、外部へ頼んだほうが効率良くなる業務が複数あります。
主に営業担当者がスムーズに仕事ができるように、データ入力や書類作成を行います。
お客様も来社する場合が多く、対応にあたることもある仕事です。
ほかにも、社内で使用する資料の準備や売掛金や買掛金の管理なども行います。
これらのすべての業務は、アウトソーシングしても問題ないものばかりです。
営業がスムーズに動けるように、外部を頼っても良いでしょう。

5.人事

企業の中でも働き手の採用に関わるのが人事の仕事です。
自社で働いてもらう人を選定するため、一見アウトソーシングするのは難しいのではないかと感じる方も多いのではないでしょうか。
中でも、社会保険手続きやスカウトの代行、面談調節などアウトソーシングを利用できるものは数多いです。
ほかにも、給与や賞与の計算やはじめの段階での面接官（一次面接）なども代行できます。
人手が足りない時には、外部を利用すると良いでしょう。

事務アウトソーシングを利用する3つのメリット

自社だけですべてを完璧にこなそうとしても、どうしても限界があります。
さらに、急な退職者が出てしまうと、予定が狂ってしまうでしょう。
困った時に事務アウトソーシングを利用するだけで、効率の良さがアップします。
ここからは、事務アウトソーシングを利用するメリットについて3つご紹介していきますので参考にしてみてください。

1.重要な業務に注力できる

企業にとって今後の売上を上げていくために重要な業務へ、集中して取り組めるようになります。
自社でしかできないようなコアな業務に専念できるため、より良いサービスや商品を作る時間にも充てられます。
事務業務は大切ですが、それだけを行っていても直接大きな売上へ貢献するわけではありません。
商品やサービスを充実させてお客様に満足し購入してもらえるからこそ、企業も成り立ちます。
外部に頼むだけで、効率良く業務が進みます。

2.社員を採用するよりもコストが安い

企業として売上を少しでもアップさせたいと考えた時、新しい社員を採用する費用は大きいです。
まず自社の中で良いパフォーマンスを発揮してくれる社員を探そうと思うと、求人媒体への掲載費用がかかります。
もしいくつかの人材紹介サービスへ登録したら、成果や登録料など費用がかかります。
自社としても採用ページを充実させるために、新に費用をかけてパンフレットやサイトを作らなければなりません。
外部のほうがコストは安いです。

3.教育コストがかからない

採用までもコストがかかりますが、その後自社の中で即戦力になるまでのコストも膨大にかかります。
中には優秀な社員が突然辞めてしまう場合もあるかもしれませんが、新しく同じスキルを持った人材が来るかどうかはわかりません。
特に未経験に近い方だと、それなりに教育のコストがかかります。
せっかく新人に来てもらったのに、数ヶ月で辞めていくこともあり得るのです。
外部に依頼できれば、最初からスキルのあるものが担当してくれます。

事務アウトソーシングを利用する2つのデメリット

一般事務や経理などは、事務アウトソーシングを活用すれば業務の効率も良くなりおすすめです。
メリットも多い反面、そこまでは多くありませんが、多少のデメリットもあります。
どんな点がデメリットとなるのか、事前に知っておくと良いでしょう。
ここからは、事務アウトソーシングを活用するデメリットについてご紹介していきます。

1.思考系タスクは対応できない

外部にお願いしてしまうと、ブラックボックス化してしまう可能性があります。
今まで自社の社員が事務作業を行っていた時には、細かい会社の事情まで把握できていたから上手に回っていた部分が、外部に依頼した途端おおまかにしか把握できていなくてトラブルになってしまうことも考えられます。
トラブルも想定し、頼んだアウトソーシング会社の動きについて理解するようにしておきましょう。
何かあっても対応できるよう、連携を取ることが重要です。

2.自社にノウハウが蓄積されない

外部に事務の仕事をお願いするようになると、自社の社員が直接業務を行うわけではなくなってしまうため、ノウハウがなくなってしまいます。
急に事務の仕事に関わらなければいけなくなっても、やり方がわからない状態で困ってしまうでしょう。
本来自社の社員が学び、できるようになっておかなければいけない業務が、誰もできない状況になってしまいます。
事務アウトソーシング業者を活用する時には、社内で経験したノウハウを教えてもらうようにしましょう。

事務アウトソーシングの料金相場

少しでも自社の事務仕事を楽にし、コアな業務へ時間を割きたいと考えている企業も多いでしょう。
しかし、もし事務アウトソーシング業者に依頼をしたら、いくらくらいお金がかかってしまうのか不安を感じているかもしれません。
こちらでは、事務アウトソーシングを頼んだ時費用はどの程度かかるのか詳しくご紹介していきます。

1.月額固定制

費用として決まっている金額を支払うようにしたいと考えている企業は、月額固定制がおすすめです。
毎月の料金が決まっていますので、何か追加するなどしなければ変わりません。
固定している分、予算も立てやすく便利でしょう。
だいたいの相場としては、1人時給3,000円前後で月40万円前後が相場です。
どの業者を利用するかでも変わってきます。
少しでも安くしたい場合は、個人で事務アウトソーシングを行っている人のほうが安い傾向です。

2.従量制

従量制の場合は月額とは別で、どの程度事務アウトソーシング会社が稼働したかどうかで費用が変わってきます。
あらかじめ単価や時給が設定されていて、月にどの程度の時間を使い処理を行ったのかで費用が高い月と低い月があるのも特徴です。
たとえば、1枚300円の書類を月200枚お願いしたら、費用は60,000円など、その時によって変わります。
しかし、毎月決まった金額と違い、稼働した分だけ支払えば良いため、無駄な出費がありません。

3.スポット

一定の時期だけ事務アウトソーシングを頼みたいと思った時はスポットも可能です。
相場として給与計算を頼みたい時は1名1,500円です。
料金に関しては月額に比べて従量制に近い部分があり、利用した分だけがかかってきます。
自社で忙しい時期があり、ある一定の時期だけ頼みたい場合は、コストも調節できて便利です。
しかし、仕事内容が多く約束していた期間内では終わらない量の場合、後で自社が対応しなければならない欠点もあります。

事務アウトソーシング業者の選び方

自社の負担を少しでも軽減しようと、いざネットで事務アウトソーシング業者を探してみるとさまざまあり、どこが良いのか悩んでしまうかもしれません。
どこでも同じようなサービスが受けられるのではないかと思ってしまいがちですが、実際は業者ごとに特徴があり、一緒ではありません。
後悔しない業者の選び方も知っておきましょう。

1.自社の求める業務を対応している

なんとなく良さそうだと思って選んでしまうと、自社が求めているような対応ができず中途半端な業者かもしれません。
自社で求めている業務をしっかりとこなしてくれそうかどうか、見極めなければなりません。
どの程度の経験がありノウハウを蓄積しているのか確認し、すべてをカバーできるかどうかを見ましょう。
少しでも不安が残る業者が後から失敗したと感じてしまうかもしれないので、場数を踏み熟練した業者を選ぶようにしましょう。

2.すぐに業務開始できる

コアな業務もできず、今すぐにでも業務を開始してほしいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
どこに頼んでも、すぐに事務作業へ取り掛かってくれるわけではありません。
業者側でも人材が足りていない状態で、待ちの時間が発生する可能性もあります。
最初に、もし頼んだらすぐに事務業務を始めてくれるのか、納期はどの程度までに終わらせられるのか細かく確認しておきましょう。
急な退職者がいる場合なども確認は必須です。

3.実績が豊富

ホームページで良さそうと感じても、実態は新興サービスの可能性もあります。
すべて新興サービスだから落ちるわけではありませんが、経験が浅い分これまでに蓄積されてきたノウハウも少ないのは否めません。
ある程度さまざまな経験があり、知識と実績が豊富にある業者が安心です。
いざトラブルがあった時にも、実績が豊富だと、どのように対応していけば良いのかわかっています。
新規参入している企業も多いため、しっかり見極めましょう。

4.サービス料金

素晴らしい事務アウトソーシング業者だと思っても、万が一自社で社員を採用するほうが安い場合は考えてしまうでしょう。
サービス内容や実績も確認しつつ、どの程度費用がかかるか最初に見ておきましょう。
同じようなサービス内容の事務アウトソーシング業者とも比べてみることも重要です。
だいたいの相場を知っておき、クオリティと費用を総合的に見て決めましょう。
あまりほかに比べて安すぎるのも、手抜きがある可能性があり危険です。

事務アウトソーシング業者のおすすめ4選

選ぶポイントがわかっても、本当に信頼して任せられる事務アウトソーシング業者がいまいちわからない方も多いのではないでしょうか。
数ある中でも、知識が豊富で安心して頼めるおすすめの業者をピックアップしました。
ノウハウや経験が豊富な事務アウトソーシングばかりですので、どこが良いか迷ってしまったら参考にしてください。

1.source

事務の作業であれば、さまざまなスキルを持っているため、どのような業務でも柔軟に対応いたします。
一つの業務だけでなく複数お願いしたいケースでも、弊社であれば契約時間内の場合可能です。
忙しい毎日を送っていると、オンライン業務はなんとかこなせてもオフライン業務までは手が届きにくいものです。
書類のファイリングやハガキ、請求書の発送など雑務などもすべて対応可能です。
無料でのトライアルも実施しており契約前に試していただけます。

2.YPP

事務作業の中でも、ちょっとした作業も頼めます。
コアな作業ができるように、給与計算や査定資料のまとめなども可能です。
小さい仕事だけでなく、大きな仕事もOKです。
特に事務作業は多岐にわたるため、忙しい時期は納期に間に合わないという時もあるでしょう。
業務を共有して、納期までに終わらせることも可能です。
時間を決めて頼めるため、スポットを考えている企業におすすめです。
顧客データの整理なども得意な業者でもあります。

3.ビズアシスタントオンライン

コアな業務にしっかりと集中したい時にピッタリな業者です。
事務作業は多岐にわたりますが、優秀なアシスタントが作業をこなします。
スポットで頼みたい時には、月60時間から可能です。
少しでも優秀な人材にお願いしたい場合もおすすめです。
自社の近場で探すとなると人材は限られてきてしまいますが、完全オンラインで業務を行うため、優秀で希望に合う人が見つかりやすくなります。
費用も契約時間の料金のみで安心です。

4.NOC

サポート力があり安心して相談できる業者です。
特に初めてアウトソーシング業者を利用する人のため、一から丁寧に説明をし質問や疑問に答えてくれます。
事務の中でも総合、人事、経理などでアドバイスがほしい時にも頼りになる存在です。
当初契約していた業務のほかに、別の業務も組み合わせたいと思った時にも対応しています。
柔軟に対応してくれるため心強いでしょう。
ニーズやゴールを明確にして業務にあたってくれるため安心です。

まとめ

コアな業務を充実させて売上や企業の発展につなげたいのであれば、事務アウトソーシング業者を上手に活用しましょう。
事務作業は、外部に依頼できるものが多くあります。
弊社では、契約時間内であれば1つの業務だけでなく複数お受けできます。
まずは無料のトライアルがございますので、アシスタントの良さをご実感ください。

→オンラインアシスタントの事務代行についてお問い合わせはこちら