事務作業は、単純なようでさまざまこなさなければならず実際は大変です。
さらに、スムーズに進む時ばかりではなく、時にはトラブルなども発生してしまい、じっくりと時間をかけたい業務が思うようにできない場合もあるでしょう。
こちらの記事では、事務作業を効率化する方法について詳しく紹介していきます。

【個人の工夫】事務作業を効率化するための取り組み

やらなければならない事務作業を何も計画なしに行ってしまうよりも、計画的に行うだけで効率もアップします。
作業に取り掛かる前に、計画を立ててからそれに沿って進めてみましょう。
ここからは、事務作業を効率化するためにどのような取り組み行っていくと良いのかいくつか紹介していきますので、ぜひ実行してみてください。

1.目標を設定する

漠然と与えられた仕事をこなしている人と、この仕事をなんのためにやるのか、どんな課題を解決するために行いたいのかなどをあらかじめ確認している人ではパフォーマンスが変わってきます。
仕事ができる人は、業務の完了にどの程度かかりそうか予測もつけながら計画的に行っているのです。
あらかじめ全体像が見えているため、仕事のゴールも明確で無駄のないスケジュールが立てられます。
事務の仕事といっても、複数の業務を平行して行わなければいけない場合もありますが、目標をしっかりと立てているため優先度を比較しながら効率的に仕事も進められるのです。
常に仕事をしながら目標を明確にする癖をつけておくと、効率的に仕事ができるようになります。

2.仕事の優先度をつける

すべてが同じような優先度とは限らないので、常に仕事の優先度もつける癖もつけておくと良いでしょう。
特に年次が上がってくと、一つの仕事だけではなく、並行して多くの仕事を抱えるようになることが多くなります。
何も考えずに適当な順番で仕事をこなしてしまうと、もっと早く終わるものが終わらなかったり、重要度が高いものが中途半端になったりして大変です。
優先度をつける時のコツは、新しい仕事が来た時に今しなければいけない仕事と比べてどちらが重要で早めにこなさなければいけないかを見極めます。
それぞれの仕事の優先度を把握しておくことで、効率的に仕事を進めることができるようになるので意識しながら作業しましょう。

3.スケジュールを設計する

朝から夜までどのようなスケジュールで仕事を進めていくのか、事前に決めてくことも重要です。
午前中まで何を優先的に終わらせるのか、夜までにはどこまで進められれば締め切りまでに間に合うのかなどを考慮しながら具体的に設計しておきましょう。
どのような順序で進めるのかを決めて、1日スケジュールを意識しながら行動します。
何も考えずになんとなく手あたり次第に行うよりも、効率良く動けるようになります。
しっかりと行動を決めておかないと、一つのことが終わっても次に何が重要かよくわからなくなってしまい、立ち止まってしまう時間も多くなってしまって無駄が出てしまうのです。
予期せぬことが起きても良いように、予備時間も作っておくと安心です。

4.業務のマニュアル・フローチャートを作成する

漠然と業務を進めるよりも、どのような順序で進めていくかを決めておくと効率化を図れます。
仕事をこなしていく流れによっては、短時間に終わらせられるものから同じことを何回も繰り返さなければならず、無駄な時間が発生してしまうやり方もあります。
さまざま試してみて、このやり方が効率的で早いと思ったらマニュアル化してみましょう。
同じ作業をマニュアル化した通りに進めていくことで、早く仕事を終わらせられるようになります。
自分だけでなくほかの人が行った時にも、マニュアル化し業務のフローチャートを準備しておくことで効率もアップします。
やり方にもルールを設けて何が必要で、いらないのかも一緒に考えておくことも重要です。

【ツール】事務作業を効率化するための取り組み

事務作業を自分だけで効率化させようと思うと限度があります。
さらに、作業の効率化をアップさせてくためには、ツールを上手に活用しましょう。
ここからは、事務作業の効率アップを図ってくれるツールをいくつか紹介していきます。
自分に合うものがあれば、積極的に取り入れて仕事の効率アップを図っていくと良いでしょう。

1.タスク・スケジュール管理ツール

タスクやスケジュールは紙に直接書いて把握することも可能ですが、せっかく書いたものを失くしてしまったりミスが出てしまったりしやすい難点もあります。
せっかくやることをまとめて無駄な時間を使わないようにしようと思っているのに、逆に漏れなども発生してしまい意味がなくなってしまう心配もあります。
タスク・スケジュールの管理ツールを利用できれば、見やすいようにレイアウトされていてやらなければいけないタスクを可視化しやすくなっているので便利です。
急にスケジュールを変更しなければならない時にも、簡単にタスクの追加や変更もできます。
皆で共有しなければならないスケジュールも瞬時に共有でき、ツールを使うだけで効率アップします。

2.Web会議システム

会議を行う際も、従来のように対面で行うよりWeb会議システムを使うだけで大きく効率アップさせられます。
対面で会うとなると、まず会議を行う部屋をキープしなければならないですし、交通費や会場費などのコストも発生してしまいます。
さらに、会議をスムーズに行うために、会場の準備もしなければなりません。
しかし、Web会議システムを利用できれば、前もって会場を抑える必要もないですし、事前の準備も必要ありません。
会議をスムーズに進めるために、多少の準備は必要ですが、会場で行うよりも仕事量を軽減させられます。
さらに、会議を行う際にネット回線がつながっていれば、どこからでも参加できます。
どこからでもリアルタイムに会話が可能です。

3.電子署名・電子承認ツール

承認までの時間がかかってしまい、効率的に事務作業が進まないと感じている場合は電子署名・電子承認ツールを活用しましょう。
紙の文書を作成した場合に、複数のステップを踏まなければならず結構時間がかかってしまいます。
電子承認ではいくつかの作業が省けますし、外出先からでも申請から承認までの作業も行えます。
必ずしも承認する人が会社にいなければならないことがないため、迅速に作業も進むのです。
これまでの紙を利用していた時には、印刷や用紙代もかかっていました。
しかし、電子承認であれば文書をわざわざ印刷する必要もないため、全体的なコストも抑えられます。
書類を保管しなければならない場所を確保しなくても良いため、効率的です。

4.AIチャットボット

顧客からさまざまなお問い合わせをもらい、結構な時間を割いてしまっている企業も多いかもしれません。
AIチャットボットを利用できれば、まるで社員が答えてくれているかのような自然な対応で、顧客の質問に対応してくれます。
疑問に思った時にAIチャットボットがあればすぐに聞けるので、顧客も質問しやすくなります。
不安や疑問がすぐに解決することで、スムーズにサービスや商品の購入へつながるケースも多いです。
チャットボットを導入すれば、これまで質問への回答で時間を割いていた分をコアな業務への時間へと回せます。
タイミングによってはさまざまな顧客から質問が集中するような瞬間もありますが、チャットボットであれば効率良く対応もできます。

5.RPA

パソコンで行っている事務作業は多岐にわたりますが、すべてを授業員だけで頑張ろうと思うと大変です。
それらの作業を自動化させられるソフトウェアロボット技術を利用したRPAを使えば、大幅に効率アップさせられます。
入力作業や単純作業が結構事務の業務では多いのですが、RPAを利用できれば自動化させてお任せできます。
この時間を使って、自社にとって必要なクリエイティブでコアな作業へと充てられるようになるのです。
ロボットは人間と違いミスをしないため、全体的な作業ミスもなくなります。
どうしても、人間は気を付けているつもりでも入力を間違ってしまいがちです。
RPAを利用できれば、ミスがほとんどなく後から直さなければ手間もありません。

【外注】事務作業を効率化するための取り組み

事務作業を本格的に効率アップさせたい時には、事務代行会社やオンライン対応のアシスタントを利用すると良いでしょう。
どちらを利用するにも、メリットとデメリットがあります。
ここからは、事務代行会社とオンライン対応のアシスタントを利用した際のメリットとデメリットには何があるのか、詳しく紹介していきます。

1.事務代行会社

事務代行会社では、より多くの業務へ幅広く対応してくれるため、自社の事務作業を効率化させたい場合おすすめです。
データ入力などの単純な事務作業のほかにも、営業や専門的な知識が必要な作業も行ってくれます。
単純作業だけでなく、マーケティングや営業など幅広く頼みたいと思っている企業としては助かるでしょう。
お任せすることでコアな業務に集中できるようになりますし、教育コストの削減にもつながります。
ただ、事務代行会社を利用すると、自社にノウハウが蓄積されないデメリットもあります。
いざ自社で同じようにやりたいと思っても、専門的な業務のノウハウがわからず誰かの手を借りないと自社だけでは補えなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。

2.オンライン対応のアシスタント

オンライン対応のアシスタントでは、事務作業などのサポートを即戦力として仕事ができる人材が活躍してくれます。
一から自社で教育をする必要がなく、困っている時にすぐにお願いできます。
事務に関する専門的なスキルを持っている人材が急遽辞めてしまい、誰もいない時などにお願いできて便利です。
さらに、業務量に応じて頼む時間も変えられるので、柔軟性があります。
今月は忙しいから時間数を増やしたいけれども、来月はそこまで忙しくないから時間を減らしたいというのもOKです。
効率的に頼め、コアな業務への時間を確保できます。
しかし、専門的な分野で営業やマーケティングなどには対応していない場合がほとんどで、頼める幅は狭い点がデメリットです。

抜本的な事務作業の効率化には、外注がおすすめ

自分でできることを効率化させたり、ツールをいくつか取り入れて事務作業をしたりすれば、そこそこ効率アップは図れますが限界があります。
もちろん、個人レベルで事務作業の効率アップも重要ですが、それよりも外注してほかに頼んでしまうほうがおすすめです。
ツールは自動化できるものの、あくまでノンコア業務から逃げることはできないので、悩んでいるのであれば思い切って外注を検討してみましょう。
完全にノンコア業務をゼロにできますし、自社として重要なコアな時間を作り出せるようになります。
決まった時間内で業務を依頼できる「オンライン対応アシスタント」なら、無駄なコストをほとんどかけることなく社員のように任せられるためおすすめです。

まとめ

自分の動きの効率化やツールを使って事務作業を素早く終わらせるのも悪くはありませんが、そこには限界があります。
思い切って外注をし、単純作業などはすべて任せてしまうことが効率アップへとつながります。
特に営業やマーケティングなど、企業にとって重要となるような業務ではなく、単純に事務作業をお願いしたい時にはオンライン対応アシスタントがおすすめです。
弊社ではわかりやすい料金体系で対応しておりますので、ぜひご相談ください。

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