業務内容

詳細

データ入力・伝票処理・経費精算

営業や他部署から上がってきた伝票や書類を整理し、社内システムへ入力します。数字や内容に誤りがあると大きなトラブルにつながるため、正確性とスピードが同時に求められます。経費精算を正しく処理することで、会社の経理がスムーズに回り、社員も安心して業務を行えます。

書類作成・ファイリング

会議や営業で使う資料を作成し、根拠となるデータや図表を加えてわかりやすく仕上げます。また完成した資料を用途ごとに整理・保管することで、必要なときにすぐ取り出せる環境を整えます。見やすく工夫された資料は社員の業務効率を大きく高めます。

郵便物の仕分け・発送

取引先から届いた郵便物を部署ごとに仕分け、迅速に届けます。加えて、社外への発送手配も庶務の仕事です。外部とのやり取りが滞りなく進むように調整することで、会社全体の信頼性維持に貢献しています。

備品管理・発注

文房具やコピー用紙など、社員が日常的に使用する備品をチェックし、不足があれば発注・補充します。備品が揃っていることで、社員が作業を中断せずに業務を進められます。小さな気配りが職場の生産性を支える大切な要素です。

来客対応・電話応対

来社したお客様を会議室へ案内し、お茶出しを行うなど、企業の第一印象を左右する重要な役割を担います。電話応対では、自ら返答したり担当部署へ取り次いだりと臨機応変に対応。常に丁寧な言葉遣いと迅速な判断が求められます。

清掃・整理整頓

執務室の清掃や整理整頓、観葉植物の水やりなど、快適な職場環境を維持する業務も庶務の役割です。社員が気持ちよく働ける空間を整えることは、仕事の効率だけでなくモチベーション向上にもつながります。

業務内容

詳細

全社的な備品・設備管理、オフィス環境整備

会社全体で使用する備品や設備を一括で管理し、必要に応じて調達や修繕を行います。さらに空調・照明・レイアウトの調整など、社員が快適に働けるオフィス環境を維持・改善する役割を担います。

社内制度の企画・改善（福利厚生、就業規則など）

福利厚生の制度設計や就業規則の見直しなど、社員の働きやすさや会社の健全な運営に直結する制度整備を行います。法令改正への対応も含め、最新の知識と柔軟な発想が求められます。

社内行事の企画・運営（入社式、社員総会など）

入社式や社員総会、社内イベントを企画・運営します。社員同士の交流を深め、組織力を高める大切な役割であり、企画力や調整力が特に発揮される業務です。

文書管理（契約書、規程など）

契約書や社内規程といった重要文書を一元管理します。正確な保管と迅速な検索が可能な仕組みを整えることで、リスクを減らし、必要なときにすぐ対応できる体制を構築します。

株主総会・取締役会の運営サポート

株主総会や取締役会の開催に向けた準備から当日の進行までを支援します。議事録作成や関係書類の管理など、会社経営に直結する重要な業務を担います。

法務関連業務・情報システム運用・人事労務の一部

契約関連やコンプライアンス対応などの法務、ITインフラの整備やシステム運用、人事・労務の一部を担当する場合もあります。企業の規模によって担当範囲は異なりますが、いずれも会社の基盤を支える重要な役割です。

スキル

詳細

基本的なPCスキル（Word, Excelなど）

データ入力や資料作成、表計算などを正確かつ効率的に進めるために必須。業務の土台となる基本スキルです。

正確性と注意力

伝票処理やデータ入力などの細かい作業でミスを防ぐために欠かせません。小さな誤りが大きなトラブルに発展する可能性があります。

整理整頓能力

書類や資料の管理を効率的に行い、必要な情報をすぐに取り出せるように整える力。職場環境の快適さにも直結します。

臨機応変な対応力

来客や電話対応など、予期せぬ場面に柔軟に対応する力。状況を判断し、適切に動くことで業務がスムーズに進みます。

コミュニケーション能力

社内外の人と関わる機会が多いため、わかりやすく丁寧なやり取りが求められます。信頼関係を築くうえでも重要です。

一般的なビジネスマナー

言葉遣いや態度、身だしなみなど、社会人としての基本。会社の「顔」として接する場面で特に重要になります。

スキル

詳細

幅広い知識（人事、労務、経理、法務など）

総務は会社全体の運営に関わるため、人事や労務管理、経理や会計処理、さらには契約やコンプライアンスに関わる法務知識まで、幅広い領域を理解する必要があります。専門分野の担当者がいない場合、総務がその一部を代行するケースもあり、基礎知識があるかどうかで業務の正確さとスピードが大きく変わります。

企画・実行力

総務は社内制度の改善や福利厚生の充実、社員総会や入社式といった社内イベントの企画を担います。単にアイデアを出すだけでなく、限られた予算やスケジュールの中で現実的な計画を立て、実際に運営まで責任を持つ力が求められます。組織全体に影響する取り組みが多いため、計画性と行動力のバランスが重要です。

交渉・調整力

他部署との調整、外部業者との契約交渉など、総務には多方面とのやり取りが発生します。部署ごとに優先順位や利害が異なるため、双方が納得できる着地点を見つける力が不可欠です。強引さではなく、信頼関係を築きながら合意を形成する「調整力」が組織全体のスムーズな運営を支えます。

問題解決能力

総務の業務範囲は非常に広く、突発的なトラブルに直面することも少なくありません。例えば、オフィス設備の故障、従業員間のトラブル、法令改正への対応など、多様な課題が発生します。原因を迅速に分析し、最適な解決策を導き出す力は総務にとって必須のスキルです。

危機管理能力

災害発生時の対応や労務トラブル、情報漏洩など、会社の存続に関わる危機が発生した際に、冷静に判断して被害を最小限に抑える役割を果たします。マニュアルや防災体制を事前に整備しておくのも総務の仕事であり、万一のときに迅速に行動できる備えが求められます。

高いコミュニケーション能力

総務は経営層から新入社員まで、社内のあらゆる立場の人と接する機会があります。さらに、外部業者や株主、行政

観点

詳細

【課題】業務の属人化

庶務の仕事は幅広く、日々の細かい作業も多いため、特定の人に業務が集中して「その人しかできない状態」になりやすいのが課題です。担当者が不在になると仕事が滞り、他の社員に負担がかかることもあります。属人化は引き継ぎが難しくなる原因にもなり、組織全体のリスクとなります。

【課題】軽視されやすい

庶務の業務は「雑務」と見なされがちで、直接的な売上に結びつかないため評価が低くなることがあります。しかし実際には、庶務の存在があるからこそ社員が安心して業務に集中できる環境が整っています。軽視されることでモチベーション低下につながる点も見過ごせません。

【課題】雑務の増加

書類作成や伝票処理といった本来の業務に加えて、清掃や急な買い出しなど幅広い仕事が庶務に割り振られがちです。業務範囲があいまいなため「庶務ならやってくれる」と認識され、雑務が増えていくと負担が大きくなります。結果的に本来の重要業務に支障をきたすこともあります。

【課題】評価の難しさ

庶務の仕事は定性的なものが多く、売上や数値として成果を測りにくいのが特徴です。そのため「頑張っていても評価されにくい」と感じる社員も少なくありません。成果が見えにくい業務であるがゆえに、評価制度の整備が課題になります。

【対策】業務の可視化・標準化

属人化を防ぐには、業務の流れを文書化・マニュアル化し、誰が担当しても同じように進められる仕組みを整えることが有効です。また業務内容を定期的に棚卸しし、優先順位を明確にすることで効率的な運営が可能になります。

【対策】デジタルツールの活用

データ入力や情報共有などはデジタルツールを活用することで効率化が図れます。例えばクラウド上での情報共有やタスク管理システムを導入することで、担当者が不在でも業務が止まらず、属人化や評価の難しさも改善されます。

【対策】定期的な情報共有

部署内外で庶務の業務内容や進捗を共有することで、仕事の重要性を理解してもらいやすくなります。定期的な報告やミーティングを通じて、庶務の成果を「見える化」することが、評価やモチベーション向上にもつながります。

観点

詳細

【課題】業務範囲の広さ

総務は「会社の何でも屋」と呼ばれることもあるほど業務範囲が広く、備品管理や文書管理から法務や労務対応まで担当する場合があります。そのため優先順位がつけづらく、担当者に過大な負担がかかるケースも少なくありません。業務の広さが曖昧さにつながり、結果的に生産性を下げる要因になります。

【課題】業務の曖昧さ

総務の役割は会社ごとに異なり、「どこまでを担当するか」がはっきりしていない場合が多いです。部署間で責任の所在が不明確になると、業務が滞ったり二重対応が発生したりする恐れがあります。特に人事や法務など、他部署との境界領域ではトラブルになりやすいのが特徴です。

【課題】連携不足

総務は全社に関わる役割を担いますが、他部署との連携が十分でないとスムーズに機能しません。現場のニーズを把握できずに制度やルールをつくってしまうと「形だけ」で終わり、現場に浸透しないこともあります。社内調整が十分でないと総務の信頼性が低下するリスクもあります。

【課題】突発対応の多さ

急なトラブルや問い合わせへの対応が日常的に発生するのも総務の特徴です。災害対応や設備不具合、法令改正への即時対応など、計画通りに進めたい業務が後回しになりやすく、常に時間に追われる状況になりがちです。突発業務が続くと慢性的な残業や疲弊につながります。

【対策】業務の棚卸しと明確化

まずは担当している業務を棚卸しし、全体像を可視化することが重要です。そのうえで優先度を整理し、「総務が担当すべき業務」と「他部署に委譲できる業務」を明確化することで負担を軽減できます。また役割を明確にすることで部署間の責任の所在もはっきりし、曖昧さを解消できます。

【対策】ニーズヒアリング

部署や社員の声を定期的にヒアリングし、実際の業務ニーズに沿った制度や施策を整えることが有効です。現場とのコミュニケーションを増やすことで、制度が形骸化せず、全社的に活かされる仕組みを作ることができます。

【対策】ITツールの活用

文書管理や勤怠管理などはITツールを導入することで効率化が可能です。クラウドシステムを使えば情報共有や承認フローもスムーズになり、突発対応が発生しても迅速に対応できる体制が整います。

【対策】マニュアル整備と属人化解消

総務の仕事は人によってやり方が異なりやすいため、マニュアルを整備して標準化することが大切です。これにより誰でも同じ品質で対応できるようになり、属人化を防げます。

【対策】アウトソーシングの検討

業務範囲が広く、内部で対応しきれない部分は外部委託するのも有効です。例えば給与計算や一部の法務手続きなどをアウトソーシングすることで、総務は本来のコア業務に集中でき、全体の効率化につながります。