お客様への定期的な報告業務をお願いしています。
サーバーから情報を抜き出し、資料にまとめてメールで送るという一連の作業です。
エンジニアがやっていたのですが、彼らには本業のための時間の確保をしたかったので、導入を決めました。
ブログのライティングとか、出向しているエンジニアの勤務表の回収もお願いしています。
30時間～40時間分を依頼していますが、その分のタスクから解放されているし、社内の人間がやるとダラダラとしてしまうので、実際はもっと時間がかかっていたと思います
売上を担う社内の人材が、忙しいといって売り上げに繋がる業務をやらない、という悩みがありました。
タスクとして誰もができることが多数あったので、その部分は思い切ってはがし取ると決めて、アシスタントさんに依頼しました。
売上が達成できない理由で、忙しいから話が明らかに出づらくなったと感じていますし、営業活動に使う時間が増えているので客先は増えています。
弊社は、様々な商品の代理店を行っています。
営業が営業活動と設置対応に注力すべく、見積の部分をアシスタントさんへ依頼しました。
経理以外全員が営業という組織のため、事務仕事が進みづらい傾向にあった為です。
仕入れ先から来たPDFの見積もりを、弊社の利益とフォーマットに書き換える作業がありました。
１件当たり、営業がやっておおよそ20分。
かなりミスもあり、差し戻されて修正。
修正の連絡がきても、メールをすぐに確認できなくてお待たせする事がなくなり、営業件数を伸ばせているので売上は上がってます。
最初は人事部門で導入を始めました。
主に、面接者との日程調整とお断りの際の連絡をお願いしていました。
転職エージェントだけではなく、GreenやWantedlyも利用をしていて、かなり煩雑な作業となりますが、回すだけの業務なのでお願いしています。
意外と色々とやってもらえるので、他の部署の業務も増えていきました。
結構時間がとられるタスクとしては、会食場所のリストアップや予約。
あとは、サービスなどの比較検討をする際の、一次リサーチなどです。
新しいプロジェクトを任されたときに、既存の業務のタスク部分をどこかに渡したくて、オンラインアシスタントを使い始めました。
立ち上げには自分の知識と経験を集中させたかったので、既存業務にあった、クラウドサービスへの情報の登録と、請求書発行の部分をお願いしました。
やってみて改めて思ったのは、やりたい事には集中できるけど、過去を振り返り、事務作業はどうしてもダラダラやっていたなと、、、、
自分でやっていたころは、一つの作業に1時間ちょっとかけていたことを、アシスタントさんは40分で完了してました。
コロナを経験して、組織の作り方を根本から見直さなければ生き残っていけないという実感値と、会社にキャッシュを残していく事の重要性を痛感しました。
固定費を可能な限り変動費にと考えた時、前々から気になっていたオンラインアシスタントを組み込んだ組織作りを思いつきました。
会社や社会の状態に合わせて活用時間を変えられるというのは、アメーバのように形をかえて組織の隙間にピタッとはめられるという事。それは、今まででは考えられないくらいの出来事でした。
それと、チーム体制をとっているオンラインアシスタントサービスが良かったので、こちらのサービスを採用しました。