オンラインアシスタントのオンライン秘書サービスとは?

オンラインアシスタントのオンライン秘書サービスとは?

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新型コロナウイルスの流行により、できるだけ社員の出社をなくそうとリモートワークの導入を推進している企業が増えています。そこで注目されているのが、オンラインアシスタントという存在です。業務の中には顧客と近い距離で働く営業やマーケティングといった業務と、それを支える経理や総務といったバックオフィスと呼ばれる業務があります。そのバックオフィスを代行するのがオンラインアシスタントです。

派遣やパートを雇うのとは違い、採用にかける時間やコストを削減でき、専門的な知識やスキルを持つ人に仕事を依頼できるので業務の効率化を期待できます。リモートワークが勧められているこの状況下で、その働き方は社員とそれほど違いはありません。そのため、オンラインアシスタントに仕事を任せることは、企業にとってコストが抑えられるなどの、メリットが大きいといえます。また、オンラインアシスタントで仕事をしている人は、ネット環境さえ整っていれば家でも外出先でもその場が職場に変わります。オンラインアシスタントを利用することで、出社人数を減らし、コロナ渦においてリモートワークを推進する社会の一端を担うことにもなります。

オンライン秘書に依頼できること

オンラインアシスタントが提供しているサービスのひとつに、オンライン秘書サービスがあります。秘書業務には、上司のアポイント調整、出張手配、ホテルのリストアップなどのスケジュールを管理、上司宛ての電話・メールの一次受けなど、手間や時間のかかる作業が含まれます。それらをオンライン秘書サービスは、一手に引き受けます。オンラインのサービスであるため、取引先との交渉への同行や、オフィスでの業務を依頼することはできませんが、インターネットを介して様々な秘書業務を行い、コア業務の円滑な進行を支えます。また、トーイングウーマンのオンラインサービス「source」なら、他の様々な分野のサービスと組み合わせて、各社の必要にぴったりな方法でご活用いただけます。

固定概念を覆すオンライン秘書活用メリット

オンライン秘書は、すでに必要なスキルを身につけているため、教育に時間をとられることもありません。また病欠等によってスタッフの穴があく心配もありません。

また、オンラインアシスタントには様々な能力をもつスタッフが在籍しているため、時期に合わせて必要な能力を持つスタッフに仕事を依頼することができます。例えば、海外との取引をする際には多言語対応サービス、採用の繁忙期には人事サポートというように柔軟性のある依頼ができます。オンラインアシスタントは様々な業務に対応可能です。

さらに、コア業務以外のバックオフィス業務をオンライン秘書に任せることで、自社スタッフはコア業務に集中でき、企業の躍進、効率化を図ることができます。

一般的に秘書を雇う場合には、福利厚生費、設備費、採用にかかる時間と費用などがかかります。しかしオンライン秘書であれば、通常秘書を雇う場合にかかる固定費が不要なため、これまで秘書を雇っていなかった中小企業や個人事業主にとっても利用しやすくなっています。
多くの業種においては閑散期と繁忙期の業務量に差があり、常にあるわけではない業務があります。その場合、不定期な業務のためにスタッフを直接雇っていると人件費、設備費などが無駄になってしまうことがあります。しかし、オンライン秘書サービスなら設備費もかからず、必要でない時期は契約を解除し人件費を削減することができ、業務量に応じた人件費の調整が可能になります。

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オンライン秘書を活用する前に注意したいポイント

オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって対応できる業務が異なります。オンライン秘書を上手に活用するためには、まず、どのような業務を依頼したいかを依頼者が明確にすることが必要です。その上で、依頼したい業務内容に合致するサービスを展開している企業を選択するのがよいでしょう。求めている業務内容への相互の認識のズレが起こらないようにするためにも、依頼したい業務をある程度まとめておくことも大切です。トーイングウーマンでは、秘書サポートに加え、提案書の体裁整備や原稿の誤字脱字チェックなどを行う営業・社内サポート、採用関連の業務を担う人事サポート、経理サポート、不動産会社サポートなど多彩なサービスを提供しています。また、弊社がご提案する定型業務を1piece (1.5時間対応)単位で活用できます。サービスが多岐に渡るため、まずは御社のニーズをご相談いただき、ぴったりなサービスをご提案いたします。

メリットを大きく、デメリットを小さくするためには、どこのオンラインアシスタントサービス利用するか選択することが重要です。実績はどうか、依頼したい業務内容を提供しているのかなど確認が必要です。トーイングウーマンなら無料トライアルで確認していただくことができます。また思わぬ効率化に繋がるご提案をさせていただけるかもしれません。ぜひ一度試してみられるのはいかがでしょうか。