昨今の状況により、できるだけ社員の出社をなくそうとリモートワークの導入を推進している企業が増えています。
そこで注目されているのが、オンラインアシスタントという存在です。

業務の中には顧客と近い距離で働く営業やマーケティングといった業務と、それを支える経理や総務といったバックオフィスと呼ばれる業務があります。
そのバックオフィスを代行するのがオンラインアシスタントです。

派遣やパートを雇うのとは違い、採用にかける時間やコストを削減でき、専門的な知識やスキルを持つ人に仕事を依頼できるので業務の効率化を期待できます。

リモートワークが勧められているこの状況下で、その働き方は社員とそれほど違いはありません。
そのため、オンラインアシスタントに仕事を任せることは、企業にとってコストが抑えられるなどの、メリットが大きいと言えます。

また、オンラインアシスタントで仕事をするには、ネット環境さえ整っていれば家でも外出先でも作業ができます。
そんな、オンラインアシスタントを利用することで、スタッフの福利厚生やマンパワー不足など企業が抱える問題を軽減させられるかもしれません。

オンライン秘書とは？

オンラインアシスタントは、インターネットを利用してオンラインでバックオフィス業務を代行して業務を行います。
具体的な業務内容は見積書・請求書関係の経理事務、ちょっとしたWEBデザインの修正、営業のアシスタント業務など多岐にわたっています。

その中でも、オンラインで秘書業務をメインに行うことを、「オンライン秘書」と言います。
オンライン秘書も、オンラインアシスタントと同様に経理、財務、人事や営業、マーケティングなどの業務を行いますが、特に経営者や総務担当者のアシスタント業務をメインに行います。

取引先とのアポイントメントの調整や資料作成などの仕事をして、経営者や総務担当者のサポートを行います。
オンライン秘書が行っている具体的な例を見てみましょう。

オンライン秘書

インターネットを利用してオンラインでバックオフィス業務を行う
例）経理事務、ちょっとしたWEB関係の作業、人事や営業、マーケティング業務
特に経営者や総務担当者のアシスタント業務をメインに行う

オンライン秘書に依頼できること

オンライン秘書業務は、先に少し紹介したようにオンラインで業務を行い、その業務内容は実に多彩です。

一般的に秘書業務には、上司のアポイント調整、出張手配、ホテルのリストアップなどのスケジュールの管理、上司宛ての電話・メールの一次受付など手間や時間のかかる作業が含まれます。

オンライン秘書もオフライン秘書と同様に、それらの業務を行いますが、取引先との交渉への同行や、オフィスに赴いて作業する業務などは行いません。
しかし、インターネットを介して取引先との交渉がスムーズに行えるように車の手配や資料作成などの秘書業務を行い、経営者が取引先とのコミュニケーションを円滑に行えるようにさまざまなサポートします。

しかし、取引先との会議を円滑に行うために、資料作成したオンライン秘書が会議に参加してくれたら、もっとスムーズだと感じるとき、ありませんか？

通常のオンラインアシスタントより一歩先を行くプチBPO「source」は、オフライン業務にも対応しています！
実際の会議の場での資料説明や外国からのお客様の接待などが必要な場合は、オフラインの会議に参加し業務を行います。

日頃は、オンラインで業務が行いつつ、場合によってはオフラインで対応してくれる、そんなオンライン秘書を利用してみませんか。

オンライン秘書に依頼できる業務内容例

スケジュールの管理
アポイント調整、出張手配、ホテルのリストアップなど
受付対応：電話・メールの一次受付
資料作成など

プチBOP「source」のオンライン秘書例

オンラインアシスタントと同様オンラインでの業務サポート
スケジュール管理、出張手配など
オフラインでの会議参加など
資料作成など必要に応じて会社に訪問

オンライン秘書を活用する前に注意したいポイント

オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって対応できる業務が異なります。
プチBPOの「source」では、秘書サポートに加え、提案書の体裁整備や原稿の誤字脱字チェックなどを行う営業・社内サポート、採用関連の業務を担う人事サポート、経理サポート、不動産会社サポートなど多彩なサービスを提供しています。

オンライン秘書を上手に活用するためには、まず、どのような業務を依頼したいかを依頼者が明確にすることが必要です。
その上で、依頼したい業務内容に合致するサービスを展開している企業を選択するのがよいでしょう。

求めている業務内容への相互の認識のズレが起こらないようにするためにも、依頼したい業務をある程度まとめておくことも大切です。

プチBPOの「source」では、お客様のご依頼の内容との相違が起こらないように、ご依頼時には、実際にお会いしてご依頼の内容を確認しています。
ご確認すると、すべてオンラインでできる作業だと思っていても、実際にはオフラインで対応を含めたほうが良いケースもあります。

また、ご依頼内容が多岐に渡ることもあり、まずは御社のニーズをご相談いただいてから、ぴったりなサービスをご提案しています。

メリットを大きく、デメリットを小さくするためには、どこのオンラインアシスタントサービス利用するかの見極めが重要です。実績はどうか、依頼したい業務内容を提供しているのかなどの確認も必要です。

プチBPOの「source」では、無料トライアル実施していますので、実際に体験して確認していただくことができます。
思いがけない効率化に繋がるご提案をさせていただけるかもしれません。

ぜひ一度試して実感してください！