昨今の状況により、できるだけ社員の出社をなくそうとリモートワークの導入を推進している企業が増えています。
そこで注目されているのが、オンラインアシスタントという存在です。

業務の中には顧客と近い距離で働く営業やマーケティングといった業務と、それを支える経理や総務といったバックオフィスと呼ばれる業務があります。
そのバックオフィスを代行するのがオンラインアシスタントです。

派遣やパートを雇うのとは違い、採用にかける時間やコストを削減でき、専門的な知識やスキルを持つ人に仕事を依頼できるので業務の効率化を期待できます。

リモートワークが勧められているこの状況下で、その働き方は社員とそれほど違いはありません。
そのため、オンラインアシスタントに仕事を任せることは、企業にとってコストが抑えられるなどの、メリットが大きいと言えます。

また、オンラインアシスタントで仕事をするには、ネット環境さえ整っていれば家でも外出先でも作業ができます。
そんな、オンラインアシスタントを利用することで、スタッフの福利厚生やマンパワー不足など企業が抱える問題を軽減させられるかもしれません。

オンライン秘書とは？

オンラインアシスタントは、インターネットを利用してオンラインでバックオフィス業務を代行して業務を行います。
具体的な業務内容は見積書・請求書関係の経理事務、ちょっとしたWEBデザインの修正、営業のアシスタント業務など多岐にわたっています。

その中でも、オンラインで秘書業務をメインに行うことを、「オンライン秘書」と言います。
オンライン秘書も、オンラインアシスタントと同様に経理、財務、人事や営業、マーケティングなどの業務を行いますが、特に経営者や総務担当者のアシスタント業務をメインに行います。

取引先とのアポイントメントの調整や資料作成などの仕事をして、経営者や総務担当者のサポートを行います。
オンライン秘書が行っている具体的な例を見てみましょう。

オンライン秘書

インターネットを利用してオンラインでバックオフィス業務を行う
例）経理事務、ちょっとしたWEB関係の作業、人事や営業、マーケティング業務
特に経営者や総務担当者のアシスタント業務をメインに行う

オンライン秘書のメリット

オンライン秘書の導入は、現代のビジネス環境において効率的な業務遂行と時間の有効活用を追求する企業にとって重要な選択肢となっています。では、通常の外注や派遣社員との違いは何でしょうか？それぞれを詳しく見ていきましょう。

通常の外注との違い

通常の外注は、契約によって定義された業務範囲内でのみ活動し、その範囲外の業務には対応できません。この契約はSLA（サービスレベル契約）として知られ、業務量や内容、品質基準などが明確に定義されています。そのため、通常の外注はSLAに基づいて作業を行い、それ以外の業務に対応することはありません。

一方、オンライン秘書アシスタントは、より柔軟な対応が可能です。単一の業務に限定されるのではなく、様々な業務に対応する能力を持ち、必要に応じて臨機応変に作業を調整できます。この柔軟性により、ビジネスのニーズや状況に応じて、オンライン秘書は迅速かつ効果的なサポートを提供することができます。

また、通常の外注とは異なり、オンライン秘書は長期的な関係を築くことに重点を置いています。単発のプロジェクトに関わるのではなく、顧客との持続的なパートナーシップを築くことを目指しています。このため、オンライン秘書は顧客のビジネスや個人的なニーズをより熟知し、よりカスタマイズされたサービスを提供することが可能です。

さらに、オンライン秘書は地理的な制約がほとんどありません。彼らはリモートで働くため、顧客の所在地やタイムゾーンに関係なく、効率的なサポートを提供できます。このようなフレキシビリティは、ビジネスの国際展開や異なる地域での業務展開において、非常に価値があります。

派遣社員との違い

派遣社員とは異なり、オンライン秘書はその月の工数に応じて費用が増減するため、費用を抑えることができます。

派遣社員はPCやその他の設備費、教育費なども負担する必要があり、これが費用を高くつける一因となります。一方、オンライン秘書はリモートで働くため、オフィススペースや設備の必要性が少なく、それに伴うコストも削減されます。

また、オンライン秘書アシスタントはプロジェクトや業務に応じて柔軟に対応できるため、必要なときにリソースを増減させることができ、効率的な費用対効果を実現します。そのため、企業は必要な業務に対して必要なだけのリソースを投入し、無駄なコストを削減することができます。

さらに、派遣社員の場合、長期的な契約や給与、福利厚生などもコストに影響しますが、オンライン秘書はその都度の利用に応じて支払いが行われるため、企業の予算管理にも柔軟性をもたらします。

このように、オンライン秘書は専門的なスキルを持ちながらも、柔軟な雇用形態を提供することで、企業にとって費用対効果の高い選択肢となります。

オンライン秘書のデメリット

オンライン秘書のデメリットの一つは、対面でのコミュニケーションが不可能な点です。

通常の外注業者や派遣社員は、必要に応じてオフィスに出向いて直接対面で業務を行うことができますが、オンライン秘書は完全にオンライン対応のみです。そのため、定期的な対面でのコミュニケーションを重視する企業にとっては、十分なコミュニケーションや情報共有が難しい場合があります。

さらに、リモートワークのため、意思疎通やプロジェクト管理におけるコンフリクトや遅延が発生する可能性もあります。

また、一部の業務やプロジェクトにおいては、対面での作業やコラボレーションが不可欠な場合もあります。そのため、オンライン秘書を活用する際には、適切なコミュニケーション手段やツールの導入が重要となります。

さらに、オンライン秘書の利用には、リモートワークに関する適切なインフラやセキュリティ対策が必要です。特に機密性の高い情報を取り扱う場合は、プライバシーを保護した通信環境を確保する必要があります。

対面でのコミュニケーションが求められる場合は、オンライン秘書の利用を検討する際にその点を考慮することが重要です。

オンライン秘書に依頼できること

オンライン秘書業務は、先に少し紹介したようにオンラインで業務を行い、その業務内容は実に多彩です。

一般的に秘書業務には、上司のアポイント調整、出張手配、ホテルのリストアップなどのスケジュールの管理、上司宛ての電話・メールの一次受付など手間や時間のかかる作業が含まれます。

オンライン秘書もオフライン秘書と同様に、それらの業務を行いますが、取引先との交渉への同行や、オフィスに赴いて作業する業務などは行いません。
しかし、インターネットを介して取引先との交渉がスムーズに行えるように車の手配や資料作成などの秘書業務を行い、経営者が取引先とのコミュニケーションを円滑に行えるようにさまざまなサポートします。

しかし、取引先との会議を円滑に行うために、資料作成したオンライン秘書が会議に参加してくれたら、もっとスムーズだと感じるとき、ありませんか？

通常のオンラインアシスタントより一歩先を行くプチBPO「source」は、オフライン業務にも対応しています！
実際の会議の場での資料説明や外国からのお客様の接待などが必要な場合は、オフラインの会議に参加し業務を行います。

日頃は、オンラインで業務が行いつつ、場合によってはオフラインで対応してくれる、そんなオンライン秘書を利用してみませんか。

オンライン秘書サービスの料金相場

オンライン秘書サービスの料金相場の料金体系は、主に月額制と従量制の2つに分かれます。

月額制は、毎月一定の料金を支払い、その料金に応じて定められた時間内でサービスを利用できるプランです。一方、従量制は、利用した業務量（時間）に応じて料金が発生する方式であり、実際に利用した分だけ支払うことになります。

それぞれの料金体系には、利用者のニーズや予算に合わせて選択できる利点があります。詳しく見ていきましょう。

月額制

月額制は、毎月一定の料金で事務代行サービスを利用する方式です。通常、月の稼働時間に応じて固定の料金が設定され、20時間程度の稼働で10万円前後が一般的です。契約期間や月の稼働時間が長いほど、よりリーズナブルな料金が適用されることがあります。

この料金体系は、予算を事前に把握しやすく、定期的な業務に安定した費用をかけたい企業に適しています。

従量制

従量制は、利用した業務量（時間）に応じて料金が変動する方式です。この方式では、特定の業務量や種類に応じて料金が請求されます。利用した分だけ料金が発生するため、無駄な費用を抑えることができるというメリットがあります。

しかし、業務量が不安定な場合や予測しにくい場合は、予算管理が難しくなる可能性があります。この料金体系は、業務量が多少変動する場合や一時的な業務需要に対応したい企業に適しています。

オンライン秘書サービスの選び方のポイント

オンライン秘書サービスの選び方のポイントを選ぶ際には、いくつかのポイントを考慮することが重要です。

• 選び方１．自社の必要とする業務に対応しているか
• 選び方２．費用対効果はどの程度か
• 選び方３．実績はあるか

これらのポイントについて、ご説明していきます。

選び方１．自社の必要とする業務に対応しているか

オンライン秘書を選ぶ際に重要なのは、自社の必要とする業務に対応しているかどうかです。なぜなら、オンライン秘書にもそれぞれ業務の対応範囲や特徴があり、全ての業務に対応できるわけではないためです。そのため、まずは自社が求める業務に対応しているかを確認することが不可欠です。

例えば、経理業務やマーケティング業務、アポイントメントのスケジュール管理など、自社が必要とする業務がきちんとカバーされているかを見極めることが重要です。

さらに、業務のスケールや頻度に応じて柔軟な対応ができるかどうかも検討すべき点です。選ぶ際には、自社のニーズを十分に把握し、それにマッチするオンライン秘書を選定することが成功の鍵となります。

選び方２．費用対効果はどの程度か

オンライン秘書を選ぶ際には、費用対効果を慎重に考慮することが大切です。安価なサービスを選択すると、その品質に問題が生じ、結果として自社の業務品質に悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、安かろう悪かろうに陥らず、適切な価格設定とサービス品質のバランスを確保することが重要です。

また、無料トライアルなどのサービスを活用することで、事前にサービスの品質や適合性を確認することができます。自社に必要な業務に対応しているかどうかを確認するだけでなく、費用対効果を十分に考慮して選定することが成功への鍵となります。

そして、継続的な契約を結ぶ前に、オンライン秘書のサービスが自社の業務に本当に適しているか、試験期間を設けて慎重に検討することも重要です。

選び方３．実績はあるか

オンライン秘書を選ぶ際には、その実績を確認することが不可欠です。導入企業数だけでなく、そのサービスがどれだけ長期間継続されているかも重要です。実績を確認することで、信頼性や安定性を評価することができます。

また、過去の実績から、同様の業界や規模の企業においてどのような成果が得られているかも把握することができます。このような情報を元に、信頼できるパートナーを選定することが成功への道です。そして、実績のあるオンライン秘書を選ぶことで、自社の業務効率化や成果の最大化につながる可能性が高まります。

さらに、オンライン秘書の提供するサービスの品質や信頼性も検討すべきポイントです。過去の実績や顧客の評価、サービス内容に関する詳細な情報を確認し、信頼できるパートナーかどうかを判断することが重要です。

コミュニケーションや報告の仕組みも考慮すべきです。円滑なコミュニケーションが図れるかどうか、定期的な進捗報告や連絡体制が整っているかを確認し、業務の円滑な遂行に不可欠な環境を整えることが求められます。

おすすめのオンライン秘書サービス3選

source

オンライン秘書代行サービスの「source」は、継続率90%超えという高い信頼を誇ります。特筆すべきは、各業種で10年以上の経験を持つベテランスタッフが在籍し活躍しています。このことが、技術力と人間性の両面での高い品質を保証しています。

オンラインでのサポートは、ニュアンスなどが伝わりにくいという問題がありますが、sourceではコミュニケーションを重視しています。そのため、オンライン上でも信頼性と安心感があります。

さらに、スタッフの選考には人柄も重視されています。配慮ができる人材を採用することで、利用者は安心してサービスを利用できます。sourceの強みは、スキルと人柄の両面において優れたスタッフによる充実したサポートが受けられることです。

「source」はオンライン対応だけの事務代行に特化した専門企業であり、顧客のニーズに的確に応えるサービスを提供しています。そのため、オンライン上での業務に特化した高度なサポートを提供し、顧客の要求に迅速かつ効果的に対応します。

フジ子さん

「フジ子さん」は、柔軟な依頼体制を提供し、必要な時に必要なだけ仕事を依頼できます。高い実務能力を持つオンラインアシスタントがサポートし、業界水準の半額程度でサービスを提供しています。経験豊富なスタッフが多岐にわたる業務に対応し、高品質なサポートを提供します。顧客のニーズに的確に応えることを目指し、信頼関係を築くことに注力しています。

フジ子さんのサービスは、幅広いカテゴリーのサポートを依頼することが可能で、さまざまな業務に対応します。また、格安なプランが用意されているため、コストを抑えながら高品質なサービスを利用することができます。そのため、急な業務の変化にも迅速に対応しています。

CASTER BIZ

CASTER BIZは、日常業務から専門分野までを網羅する幅広い業務をワンストップで提供するサービスです。これまでに導入された企業は3,000社以上、その数は圧倒的です。この豊富な実績は、顧客に安心感を与え、信頼性を高めています。

また、キャスタービズのスタッフは非常に優れています。採用倍率1/100という厳しい条件をクリアしたスタッフたちが、クライアントのニーズに適切に対応し、高品質なサービスを提供しています。これにより、キャスタービズは他社との差別化を図り、顧客満足度を高めています。また一部のオフライン業務にも対応されています。

オンライン秘書なら『source』

オンライン秘書サービス『source』を活用すれば、自社のニーズに合った優れたサポートを得ることができます。『source』の魅力は、幅広いバックオフィス業種に対応し、経験豊富なベテランスタッフが揃っている点にあります。これにより、経理、人事、総務などの専門業務から日常業務まで、あらゆる業務領域に対応可能です。

また、無料トライアルでは、サービスの品質や適合性を確認するために、クライアントが一定期間、代行サービスを無料で試すことができます。トライアル期間中には、クライアントが秘書代行サービスの利用方法や提供されるサービスについて相談することも可能です。

これにより、クライアントは自社のニーズに合った代行サービスを選択する際に、安心して判断することができます。

まとめ

sourceは、幅広いバックオフィス業種に対応し、ベテランスタッフが揃うオンライン秘書サービスです。無料トライアルでサービスを試すことができ、料金プランなどのご相談も可能です。まずは、無料相談にて、具体的な業務ニーズに合わせたプランをご提案させていただきます。

オンライン秘書サービス『source』を無料で試してみる>>