近年、社員が突然退職するケースが増えています。

事前の相談や前触れもなく無断欠勤する場合、入社して間もない新入社員が退職代行サービスを利用して退職してしまうケースも少なくありません。
少子高齢化で人材が不足している日本では、社員の定着率をいかに高め、離職を防ぐかは大きな課題です。

この記事では、社員の突然退職を防ぐための兆候と対処方法を解説します。

なお、人材不足の解消の手段として、オンライン対応アシスタントがありますので、ぜひご検討ください。

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社員が突然退職する理由と心理

社員が突然退職する理由と心理について考えたことはありますか。

「今の若者は辛抱が足りない」と考える方もいるかもしれません。
ですが、離職する人の理由や心理がわからないと、適切な対処方法も選ぶことができません。

ここからは、社員が突然退職する理由と心理について見ていきましょう。

理由1.対人関係に悩みがある

業界や業種、職場環境が異なる会社でも、離職する社員に共通する代表的な離職理由の一つが人間関係の問題です。

優秀な人材であっても、人間関係に不満があると退職を考える傾向があります。
どんな職場でも、1人で仕事をすることはできず、連携や協力し合うことが必要です。

毎日長い時間を過ごし、同じメンバーで長い日々を送っていくのですから、人間関係に悩みがある場合や不満があると離職につながりやすいです。

上司と合わないケースをはじめ、部下との関係性で悩む方、先輩や同僚との関係に悩む方も少なくありません。

理由2.待遇に不満がある

待遇に不満があるのも離職につながりやすい理由の一つです。

仕事に見合う給与やボーナスがもらえない、非金銭報酬である福利厚生に不満を持つ方もいます。
近年は政府の政策もあり、賃上げ圧力がかかっていますが、賃上げが実現できないと、賃上げしている会社などに流れていきやすいです。

また、社会保険の加入など基本的な福利厚生も完備されていないと不満は募ります。

働きぶりや成果が適切に評価されていないと、優秀な人材は退職を考える傾向があり、人材流出につながるので注意しなくてはなりません。

理由3.労働環境が劣悪

労働環境が劣悪、いわゆるブラック企業と呼ばれるケースです。

仮に、人間関係や給与面は良かったとしても、業務量が多く、社員一人ひとりの負担が大きいと、会社を辞めたいと感じる人が増えます。
多くの業務が優秀な人材に集中することで不公平感も生まれ、頼られる人材は心身ともに疲弊し、それ以外の社員はやりがいを失い、待遇などにも不満を持って辞めていきます。

適材適所や処遇の改善、ワンオペ体制の是正、労働時間の見直しや週休二日制の導入など労働環境の改善をしないと、離職者が増えるので注意しなくてはなりません。

理由4.やりがいや将来性を感じない

優秀な人材ほど向上心が高く、常に新たな目標を立てる傾向が見られます。

経験を重ねて人脈を広げたいと思っても、与えられた業務が成長につながらないと感じれば、転職の可能性が高くなります。

今、頑張って働き、実績を上げている方も、実は休み時間や業後に転職先を探している場合や実際に面接を受けているかもしれません。

優秀な人材は突然辞めてから仕事を探すのではなく、現在の職場でも立派に業務をこなしながら、転職先を決め、ある日突然退職届を出してきます。

有能な人材の流出は避けなくてはなりません。

社員の突然退職の兆候

社員の突然退職の兆候として6つのポイントを挙げますので、そうした兆候が見られないかチェックしてみましょう。

・挨拶や口数が減る
人間関係に悩みがある方や会社や上司に不満があると、コミュニケーションしたくなくなり、挨拶や口数が減っていきます。

・有給の消化率が上がる
ひそかに転職先を探して決まってしまうと、有給休暇の消化が始まります。
これまでは有給休暇など滅多に取得せず、仕事一途だった方が、有給申請を頻繁にするようになった時や長期のお休みを申し出てきた時は気を付けましょう。

・遅刻や早退が増える
職場や人間関係、仕事が嫌なので、遅刻や早退するケースも増えていきます。
中には、転職の面接のために遅刻や退職をする方もいるので要注意です。

・ミーティングの発言数が減る
会社の業績や仕事に対するモチベーションが低下しているので、会社を良くしたいとは思わず、ミーティングでアイディアを出すことも減ります。

・会社への愚痴が明らかに増える/減る
会社への不満が募った当初は愚痴が多くなります。
一方、その限界がきて転職を決めると、辞めてしまう会社なので、どうでもよくなり愚痴が減ります。

・会社の行事に参加しなくなる
職場の人間関係に悩んでいるケースをはじめ、会社と関わりを持ちたくなくなるので会社の行事に参加しなくなる方も多いです。

【事前】社員の突然退職を防ぐ方法

では、社員の突然の退職を防ぐにはどうすればいいのでしょうか。

退職されてしまったら、もはや呼び戻すことは難しいので、突然退職にならないよう予防する方法を見ていきましょう。

基本は突然退職につながる理由や心理を踏まえて、それを補い、改善する方法を採ることが必要です。

コミュニケーション頻度を上げる

突然退職する社員は、先ほどのような事前の兆候を示すことが多いですが、日頃からコミュニケーション不足では、こうした兆候にも気づくことができません。

上司と部下をはじめ、部署のメンバーなど、社員同士のコミュニケーション頻度を上げましょう。
コミュニケーションを充実させることで、現在の仕事のやり方や抱えている課題、働く環境などの情報を共有しやすくなるため、部下や同僚の悩みに気づきやすくなります。

コミュニケーションにおいては、特に上司からの適切な声がけが重要です。
部下からは上司に話かけにくいことが多いためです。

待遇を改善する

転職する人の多くは、給料や福利厚生がより良い会社への転職を求めているので、待遇改善を行うのがポイントです。

会社の制度としてすぐに変えることは無理でも、個別に昇給や昇格などの処遇改善を行ったうえで、福利厚生制度なども充実させていくのがおすすめです。

給与の上昇だけでなく、子育て中の方が時短勤務ができ、子どものことで休みやすくする環境整備や若手が有休を取得しやすい環境づくり、男性が育休を取りやすくするなどの待遇改善を検討しましょう。

ほかの企業の待遇を見た時に今いる会社の方が条件が良ければ、思いとどまる可能性があります。

外注の活用により業務負荷を軽減する

時短勤務や育休、有給の取得を推進したくても人手不足で仕事が回らなくなるという場合には、外注を活用することも検討しましょう。

外注費用がかかるといっても、社員が離職する損失や、新たな人材を採用するためにかけるコストや教育費用のほうが高くなります。

ブラック企業化していて、業務過多になっている場合、よりホワイトな環境を求めて転職されてしまうリスクが高いです。
業務を外部委託することで、社員の負荷を軽減し、退職を防ぐことにつながります。

手間のかかる業務などを外注し、コア業務に集中できれば、仕事へのモチベーションも高めることができます。

突然退職の理由を踏まえて社内環境を整備する

突然退職してしまう方は、理由もわからないままのケースや退職代行を使われて理由もわからず、状況が理解できないケースもあるかもしれません。

ですが、突然退職の理由を抑えたうえで、社内環境を整備することが突然退職の予防につなげる近道です。

人事においても出口調査は重要なので、退職理由を必ず吸い上げておき、社内改善に役立てるようにしましょう。
本人から直接退職の理由を聴取できなかった場合や本音ではないと感じたら、残っている社員などにリサーチすることも必要です。

退職理由の正しい把握のためには、元々仲の良かった人ではなく、客観的に見ている方のほうがいいでしょう。

【事後】社員が突然退職した時の対処方法

社員が突然退職を申し出た時、どうすればいいのでしょうか。

場合によっては、まだ引き留められる可能性もあります。
退職手続きを待って対応することもできるかもしれません。

一方、突然退職されてしまったら、次の人材採用をすることが必要です。

組織を回すには、その人ではなく、別の人材を求めていくことも大切です。

傾聴する

退職代行サービスなどを利用して、突然会社に来なくなるケースもありますが、退職届を出すなど事前のアクションがあった場合には、すぐに受理せず冷静な対応を行いましょう。

社員が退職を言い出したら、何が悪いんだと詰めるようなことをしてはいけません。
退職の理由や気持ちについて冷静に傾聴することが重要です。

それにより、引き留められるきっかけが見つかることや社内環境の問題に気づくことができる可能性あるためです。

もっとも、退職理由は事実や本音ではないケースもあるので、本音を引き出せるよう、丁寧に対応しましょう。

求人募集の開始

辞めてしまった人材を引き戻すことはできず、いつまでもこだわっているわけにはいきません。

仮に引き戻しても、モチベーションが低下しているので会社にとっても非効率です。
状況を切り替えて、退職者の穴埋めのために採用活動を開始しましょう。

退職者とまったくく同じ人材要件で募集をかけるか、それ以外の募集要項を考えるか、退職者の所属していた部署と人事担当で綿密なすり合わせが必要です。
同じように離職しないよう、求める人材の要件を検討し直すことも大切です。

正社員という方法だけでなく、外部の派遣社員などを活用する方法もあります。

外注の活用

採用活動には時間がかかるため、それまでは外注による不足人材の穴埋めが急務です。

退職により手が回らなくなる業務を委託するのが優先です。
すぐに次の人材が決まるかといえば、人手不足の時代は応募が入るまでにも時間がかかる場合も少なくありません。

書類選考や面接を重ねて、ようやく決まって採用しても、研修をする必要があり、すぐに一人前として働くまでには時間がかかります。

それまでの間、穴埋め人材を補わないと、残っている社員に負担がかかり、その社員たちも離職するリスクが生じるので気を付けましょう。

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派遣社員などは、面接をすることや実際に来てもらい、研修するなども必要です。
オンラインアシスタントは、実際に職場に来ることなく、依頼してすぐに遠隔で業務を手伝います。
いちいち業務を教えなくても、企業に共通する業務をこなせることや専門的な業務をこなせる人材が揃っているのでスムーズです。

たとえば、総務や労務管理、経理をはじめ、電話代行や営業事務代行、秘書業務やWebサイトの運営などを行います。

退職者による業務の穴埋めを優秀な人材で対応することができるだけでなく、手間のかかる業務を任せることやオンラインアシスタントに業務を割り振ることで、社員の負担を軽減し、新たな退職者を発生させないような環境構築にも活用できます。

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まとめ

社員が突然退職する理由は、人間関係の悩みや待遇への不満、劣悪な労働環境、やりがいや将来性を感じないことです。

突然退職を予防するにはコミュニケーションを深め、待遇改善を行うことや外注を活用して業務負荷を軽減することが必要です。

オンラインアシスタントの導入など業務負荷を軽減することで、職場環境が改善し、突然退職を防ぎ、新たな退職者が出ることを防ぐことができます。

優秀な人材の流出を防ぐためにも、オンラインアシスタントによる業務代行などを検討しましょう。