人事の業務は単純ではなく、さまざまな作業が多いものです。
そのため、従業員のミスだけでなく、多忙に心も折れてしまい、退職する人がいる企業も出ています。
どうにか人事の業務を効率化させたいと思っている企業も多いでしょう。

こちらの記事では、人事の重要業務に注力できるように、効率化できる仕事や方法について解説していきます。

効率化できる人事業務

人事業務は多岐にわたりますが、一つひとつ見ていくと効率化できる業務は多いです。
今までのように行っていると、さらに仕事量が増えた時、従業員も精一杯になってしまい退職を考えるようになるかもしれません。
そうなる前に、効率化できる人事業務を把握しておきましょう。

ここからは、効率化できる人事業務についてご紹介していきます。

採用業務

普段行っている採用業務では、応募者の書類選考をはじめ、面接や内定通知を行わなければいけないなど、多くの手間がかかっています。
面接を対面で行う場合は会場の予約も必要ですし、面接官のスケジュールも押さえておかなければなりません。

そこまで行えば終わりではなく、入社するまでさまざまな確認業務などがあります。
まだ採用のシーズンでなければ落ち着いていても、新卒採用ともなるとかなりの時間を要します。
ほかにも、重要な業務があったとしても、そこまで手が回らないほどの忙しさになり、激務になりがちです。

さらに、最近では働き方改革もあり、時間を使えないため思ったように業務が進まないと悩んでいるのではないでしょうか。

採用業務は効率化が必要です。

給与計算業務

人事業務の中では、給与計算業務も大変です。
働いている従業員の給料を滞らせるわけにはいかないため、必ず行わなければなりません。
さらに、法律にも規定されているため、正確に行う必要もあります。
どんなに忙しくても間違いは許されないため、神経を使って給与計算をしなければなりません。

ミスのないようにしっかりと集中できる環境があれば良いですが、ほかにもやらなければいけないことがあれば注意散漫になりやすく間違いも起きやすくなります。
万が一ミスがあれば、信頼を失いその後の事務調整へも時間が必要です。
決まった期日までに行わなければならない分、毎月下旬には激務になります。

従来のやり方では効率が悪いため、給与計算も見直しが必要です。

労務管理業務

人事業務では、一緒に労務管理業務も行っている企業は多いです。
労務管理業務も多岐にわたり、就業規則の作成管理から従業員の労働時間や休暇、給与、福利厚生などを管理しなければなりません。

すべてを行ったうえで人が足りないと、人事業務も一緒に担当しなければいけない企業もあり、実際行っている従業員には大きな負担がきているでしょう。
大変だからといって労務管理業務を疎かにしてしまうと、従業員のモチベーションや離職率に影響を与えます。

少ない従業員でなんとか回している状態の時に、さらに離職者が出てしまうなどの悪影響が出ます。
やる気を保って仕事をしてもらうためにも、丁寧に行うことが必要です。

労務管理業務も見直せば効率化できます。

人事業務を効率化しなければならない理由

人事業務を従来のやり方のまま進めていくと、いつかしわ寄せがきて企業としても大変な思いをしてしまいます。
従業員の気持ちの余裕がない状態で回していると、急に退職されてしまうかもしれません。
そうなった時、すぐに代わりの人材を見つけるのも一苦労です。

ここからは、人事業務を効率化しなければならない理由を詳しくご紹介していきます。

人事担当者の人材不足

そもそも日本の人口も少子化で少なくなってきているため、あちこちの企業で人手不足が起きています。

業務が多岐にわたるため必要な業務リソースが大きく、さらにその激務さがプラスされ働いている従業員も気持ちがついていきません。
そのため、退職者も多く、常に採用に追われているのが現状ではないでしょうか。
企業によってはほかの部署も人が足りないと、まずは自社の売上アップに関係する営業部などに人員を配属しなければならず、人事業務に携わる人材を回せないかもしれません。

激務なうえに人員を増やしてもらえるなどの配慮もないと、誰も業務を行ってくれる人がいなくなってしまいます。
人材不足を補うためにも、人事業務の効率化は必須です。

紙などのアナログ対応の企業が多い

昭和からのやり方を継承して、ずっと紙などのアナログ対応をしている企業は多いです。
ずっとそのやり方だったからやりやすいと感じているかもしれませんが、実際に業務を行っている従業員はやらなければいけない工程が多くて大変です。

声を大にして言えないだけで、アナログ業務に苦しんでいる人事担当者は多くいます。
たとえば人事部の場合は、面接に来る人材の履歴書や職務経歴書などの大切な書類もすべてアナログ管理の場合が多く、管理するだけでも時間を費やし大変です。

ファイリングして倉庫に保管し、必要な時にはまた膨大にある数の紙を探さなければいけないとなると時間がかかります。
ペーパーレス化を進めるだけで、作業も時短につながり効率的です。

人事業務を効率化する3つの方法

人事業務を効率化させることができれば、実際業務に携わっている従業員にも余裕が生まれます。
本来の人事業務の中でも重要な作業にも時間をかけられるようになり、無理なく毎日の業務を進めることが可能です。

ここからは、どんな方法を活用して人事業務を効率化させると良いのか、3つの方法について詳しくご紹介していきます。

方法1．業務スケジュールの設計

なんとなく昔から行ってきた人事業務を、まず可視化するところから始める必要があります。

採用時期やシフトの作成時期などを細かく見ていきます。
年間だけでなく月間や一日の動きなどを書き出し、いつどのタイミングでどのような業務が発生しているのかを見ていきましょう。
普段なんとなく行ってきた業務を可視化することで、どんな時が忙しく人員がより多く必要な時か、無駄な動きがないかなどもわかってきます。

今後は、計画的に業務がスムーズにできるよう着手できるようになり、時間にも余裕が出てくるでしょう。
しっかりと企業全体で現状を可視化して問題点を調節することで、実際業務を担当している従業員も効率的に仕事ができるようになります。

方法2．業務プロセスの最適化

従業員の中でも1人しかできない業務が発生してしまうと、その人が長期的に休んだり退職してしまったりした時に企業は大変な思いをしてしまいます。
業務プロセスも最適化しておき、誰でも見れば行えるようなマニュアルを作成しておきましょう。

万が一詳しい人がいない時でも、マニュアルがあれば業務フローを見ながら人事業務を進められるようになります。
同時に業務の属人化も解消できるため、忙しい時には普段人事の業務を行わない人も手伝うことが可能です。

業務ごとに繁忙期が異なる場合もあり、人事業務が忙しくてもほかの部署が閑散期に入っていれば、その時だけ協力してもらうこともできるようになります。
問題点や課題も洗い出せ、業務の効率化を図れます。

方法3．人事業務のアウトソーシング

人事の業務を自社の従業員だけで補おうとすると、どう頑張っても難しい時もあるかもしれません。
思い切って外部に人事業務を委託してしまうのも、人事業務効率化に向けた施策の一つになります。

最近では、オフィス常駐型だけでなくオンラインで対応できるサービスも出てますます便利です。
定型化している業務だけをアウトソーシングできれば、自社の中でも自分たちにしかできないコアな業務にたっぷり時間をかけられるようになります。

これまで妥協してきた部分もとことん追求できる時間が増え、生産性も上がるでしょう。
繁忙期だけアウトソーシングができれば、忙しい時も業務の負担が減ります。
企業にとって大切な人材育成の計画や立案にも時間が取れます。

方法4．人事システムの導入

最近は、人事業務にピッタリなシステムも増えています。

勤怠管理やシフト作成などの事務業務にシステムを導入するだけでも、従業員が行う業務を任せることができ、処理業務を効率的に行えます。
ほかにも、システムは機械なため、基本的に間違うことはありません。

人間は見直しをして気を付けていても、どうしてもミスをしてしまいます。
特に計算部分では、どこで間違ったのかわからず、ミスをしたまま次へと進んでしまい、後から大変なことになるケースもあります。

その点、手作業で行う集計よりも正確で、間違いがほとんどない状態で業務を行えるのもメリットです。
人事業務でシステムを扱うなら、採用管理システムやシフト管理システムなどが便利です。

人事業務の効率化におすすめのサービス・ツール

人事業務を効率化させるためには、アウトソーシングやシステムを上手に使いこなすことが重要です。
どうしても自社にいる従業員だけで頑張ろうとしてしまうと、無理が生じてきやすくなります。
ただ、どんなサービスやツールを使えば良いのか、悩む企業も多いのではないでしょうか。
ここからは、おすすめのサービス・ツールをご紹介していきます。

【サービス】オンライン対応アシスタントsource

弊社では、人事業務のオンライン対応シスタントを行っています。
イレギュラーで発生する業務を始め、労務問題に関する業務などもお任せください。
人事業務では、採用活動サポートから勤怠管理、給与計算などさまざまな業務が可能です。
新しく人事業務の人材を採用しようと思うと、人件費や教育費がかかります。

弊社では各業種において10年以上のベテランが揃っておりますので、これらの費用は一切かかりません。
これまでの経験やノウハウを活かし、すぐに人事業務へ取り組ませていただきます。
アシスタントの属人化も発生しない体制を採っております。

【サービス】三菱総研DCS株式会社

三菱総研DCS株式会社では、人事給与業務を快適で効率良く運用できるようにと、トータルで代行してくれるサービスです。

特に給与計算の中でも忙しい年末調整や地方税などのスポット業務のアウトソーシングも可能で、一緒にシステムも活用できます。

サービスは、システムアウトソーシング、スポットジムサービス、月例事務サービスの中から利用したいものを選べます。
ステージに合わせて、必要なものを段階的に導入も可能です。
属人化リスクを極小化することもできます。

総勢400人以上のサポート体制で、サービスも充実しています。

【ツール】SmartHR

SmartHRは、人事や労務の業務効率を図るシステムを提供しています。
自然と溜まった人事データも一元管理ができるため、タレントマネジメントだけでなく組織のパフォーマンス向上にもつながります。

働いている従業員の育成や離職防止などにもつなげられるシステムです。
これまで時間が取られがちだった年末調整や労務手続きなどのさまざまな業務をしっかりと効率化させられます。

合計工数も、実際に約88%削減してきた実績もあります。
システムの中ではほかにも、人事評価やスキル管理、配置シミュレーションまで可能で効率的です。

【ツール】freee人事労務

freee人事労務では、人事労務の複雑な作業を一つにまとめて効率的に作業が行えるシステムです。
これまで従来のやり方で行ってきた5日の業務を、たったの1日で終わらせることができます。
転記作業を行う必要がなくなり、人的ミスを減らせます。

従業員の打刻から入社手続き、管理者の給与計算や給与振込業務までシステムで可能です。
従業員もお金に関わる業務からのプレッシャーを感じず、ヒューマンエラーを減らせます。
無駄な作業もする必要なく、ペーパーレス化で紙の紛失や封入作業も減らせます。

アラート機能利用可能です。

まとめ

人事業務は多岐にわたり、一つひとつが結構時間がかかるものばかりで大変です。
さらに、正確性も求められるため、神経が休まる時間がなく従業員は大変な思いをしています。

大切な従業員の離職や人手不足を補うためにも、対策を打つことは重要です。
中でも、アウトソーシングやシステム導入ができれば、効率的に人事業務を進められます。

弊社のオンライン対応アシスタントサービス『source』では、人事や労務のさまざまな業務をベテランスタッフがノウハウを活かして担当いたしますので、ぜひお任せください。

オンライン対応アシスタントサービス『source』詳細を見る>>