昨今の状況により、できるだけ社員の出社をなくそうとリモートワークの導入を推進している企業が増えています。
そこで注目されているのが、オンライン秘書という存在です。

業務の中には顧客と近い距離で働く営業やマーケティングといった業務と、それを支える経理や総務といったバックオフィスと呼ばれる業務があり、そのバックオフィスを代行するのがオンライン対応アシスタントです。

その中でも、秘書が行う業務をオンラインで代行するのがオンライン秘書です。

リモートワークが勧められているこの状況下で、その働き方は社員とそれほど違いはありません。
そのため、オンライン秘書に仕事を任せることは、企業にとってコストが抑えられるなどの、メリットが大きいと言えます。

また、オンラインで仕事をするには、ネット環境さえ整っていれば家でも外出先でも作業ができます。
そんなオンライン秘書を利用することで、スタッフの福利厚生やマンパワー不足など企業が抱える問題を軽減させられるかもしれません。

オンライン秘書とは？

オンライン秘書は、インターネットを通じてさまざまなバックオフィス業務を遠隔でサポートします。

主な業務内容には、見積書や請求書の作成といった経理関連の事務作業、簡単なWEBデザインの修正、営業担当者の補助など、多岐にわたる業務が含まれています。

ここでは、オンライン秘書を利用する上でのメリットやデメリットについて考察していきます。

オンライン秘書

インターネットを利用してオンラインでバックオフィス業務を行う
例）経理事務、ちょっとしたWEB関係の作業、人事や営業、マーケティング業務
特に経営者や総務担当者のアシスタント業務をメインに行う

オンライン秘書のメリット

オンライン秘書の導入は、現代のビジネス環境において効率的な業務遂行と時間の有効活用を追求する企業にとって重要な選択肢となっています。では、通常の外注や派遣社員との違いは何でしょうか？それぞれを詳しく見ていきましょう。

コア業務に注力できる

オンライン秘書に雑務を任せることで、見積書や請求書の作成、データ入力、スケジュール管理などの煩雑な業務を外部に任せることができます。

その結果、社員や経営者は本来注力すべき企画・戦略立案・営業活動といった「コア業務」に集中することができ、業務の効率化や生産性の向上にもつながります。

業務範囲が広い

オンライン秘書は、経理補助や資料作成、スケジュール調整などの秘書業務を中心に、会議や出張手配、メール対応といった幅広いバックオフィス業務に対応できるのが大きな強みです。

企業の状況や担当者の負担に応じて、柔軟に業務内容を調整できるため、必要なときに必要な業務だけを効率よく依頼でき、業務の効率化と最適化に大きく貢献します。

採用・育成コストを削減できる

オンライン秘書を活用することで、秘書人材を新たに採用したり、研修・育成に時間やコストをかけたりする必要がありません。即戦力となる秘書を必要なタイミングで活用できるため、人件費や教育コストの大幅な削減が可能です。

また、業務量に応じて柔軟に依頼できるため、固定費を抑えた効率的な運用が実現できます。

オンライン秘書のデメリット

オンライン秘書は業務の効率化やコスト削減といった多くのメリットがある一方で、利用にあたってはいくつかのデメリットも存在します。業務の特性や体制によっては注意が必要な場合もあるため、導入前に慎重な検討が求められます。

以下では、そうしたデメリットについて詳しくご紹介します。

自社にノウハウが蓄積されない

オンライン秘書に業務を依頼することで、日々の業務負担が軽減され効率化が図れる一方、社内の技術や知識、実務経験が蓄積されにくくなるという側面もあります。

業務を外部に任せることで、社員がその内容に直接関与する機会が減り、結果としてスキルアップやノウハウの共有が進まない可能性があります。長期的に見ると、組織全体の成長に影響を及ぼすリスクもあるため、バランスの取れた運用が求められます。

コミュニケーションに齟齬が発生する恐れがある

オンライン秘書を利用する際は、主にテキストでのやり取りが中心となるため、ちょっとしたお願いがしづらかったり、細かなニュアンスが伝わりにくいという課題があります。

その結果、認識のずれややり取りの回数が増え、時間や手間がかかることも少なくありません。

こうした課題を解消するためには、普段はチャットツールを活用しつつ、必要に応じてZoomなどのWeb会議ツールを併用するなど、状況に応じたコミュニケーション手段の使い分けが効果的です。

発注するまで業務品質が分からない

オンライン秘書は企業の直接雇用ではないため、事前にスキルや適性を把握しにくい点がデメリットとして挙げられます。

しかし、多くのオンライン秘書サービスでは、採用時に厳格なスキルチェックを実施しており、企業のニーズに合ったスタッフを的確にアサインしています。

そのため、一定の品質が保たれており、安心して業務を任せることができます。適切なサービスを選ぶことで、こうした不安は大きく軽減されます。

オンライン秘書に依頼できる業務内容

オンライン秘書に依頼できる業務は、経理やスケジュール管理、資料作成、WEB更新作業、営業サポートなど多岐にわたります。

業種やニーズに応じて柔軟に対応できる点が特徴です。具体的な業務内容については、次の項目で詳しくご紹介します。

スケジュール管理・アポイントメント調整

オンライン秘書は、社内外の予定を整理し、スケジュール管理やアポイントメントの調整をスムーズに行うことができます。

会議や打ち合わせの日時調整、カレンダーの更新、リマインドの設定などを代行することで、担当者の負担を軽減し、業務の効率化につながります。急な予定変更にも柔軟に対応できるため、忙しいビジネスパーソンにとって大きなサポートとなります。

交通機関・出張のホテル予約

オンライン秘書は、出張時の交通機関やホテルの手配といった旅行関連の予約業務も代行可能です。

フライトや新幹線の時刻・料金を比較し、最適なルートを提案したり、予算や希望に応じた宿泊先の予約を行ったりと、細かな手間を省いてくれます。急な出張や複数人分の手配にも対応できるため、業務の効率化と時間の有効活用につながります。

会議・会食のリサーチや予約

オンライン秘書は、会議や会食に適した会場のリサーチや予約も代行可能です。

参加者の人数や目的、場所、予算などの条件に応じて最適な候補を提案し、スムーズに予約まで対応します。会議室の設備確認や、飲食店のレビュー・雰囲気なども含めてリサーチしてくれるため、担当者の手間を大幅に軽減できます。

ビジネスシーンにふさわしい場所選びを任せられる点も大きなメリットです。

オンライン秘書と通常の業務委託・派遣社員との違い

オンライン秘書は通常の業務委託や派遣社員とは異なる特徴を持つ働き方です。
リモート環境を前提とし、柔軟かつ幅広い業務に対応できる点が強みですが、その運用方法や契約形態には違いがあります。

ここでは、オンライン秘書と通常の外注や派遣社員との違いについて、次の項目で詳しくご紹介します。

通常の外注との違い

通常の外注は、特定の業務や成果物に対して契約を結び、一定期間またはプロジェクト単位で依頼するスタイルが一般的です。

一方、オンライン秘書は、より日常的かつ幅広い業務を柔軟にサポートできるのが特徴です。単なる成果物の納品にとどまらず、継続的な業務支援や状況に応じた対応が可能であり、外注よりも社内の一員に近い感覚で業務を依頼できます。

派遣社員との違い

派遣社員は、企業に出社して一定期間勤務するスタイルが基本で、勤務時間や場所が明確に定められています。

一方、オンライン秘書はリモートで業務を行うため、場所に縛られず柔軟な働き方が可能です。また、オンライン秘書は必要なときに必要な業務だけを依頼できるため、コストや労務管理の負担が少なく、業務内容に応じて効率的に活用できる点が大きな違いです。

オンライン秘書サービスの料金相場

オンライン秘書サービスの料金相場の料金体系は、主に月額制と従量制の2つに分かれます。

月額制は、毎月一定の料金を支払い、その料金に応じて定められた時間内でサービスを利用できるプランです。一方、従量制は、利用した業務量（時間）に応じて料金が発生する方式であり、実際に利用した分だけ支払うことになります。

それぞれの料金体系には、利用者のニーズや予算に合わせて選択できる利点があります。詳しく見ていきましょう。

月額制

月額制は、毎月一定の料金で事務代行サービスを利用する方式です。通常、月の稼働時間に応じて固定の料金が設定され、20時間程度の稼働で10万円前後が一般的です。契約期間や月の稼働時間が長いほど、よりリーズナブルな料金が適用されることがあります。

この料金体系は、予算を事前に把握しやすく、定期的な業務に安定した費用をかけたい企業に適しています。

従量制

従量制は、利用した業務量（時間）に応じて料金が変動する方式です。この方式では、特定の業務量や種類に応じて料金が請求されます。利用した分だけ料金が発生するため、無駄な費用を抑えることができるというメリットがあります。

しかし、業務量が不安定な場合や予測しにくい場合は、予算管理が難しくなる可能性があります。この料金体系は、業務量が多少変動する場合や一時的な業務需要に対応したい企業に適しています。

オンライン秘書サービスの選び方のポイント

オンライン秘書サービスの選び方のポイントを選ぶ際には、いくつかのポイントを考慮することが重要です。

• 選び方１．自社の必要とする業務に対応しているか
• 選び方２．費用対効果はどの程度か
• 選び方３．実績はあるか

これらのポイントについて、ご説明していきます。

選び方１．自社の必要とする業務に対応しているか

オンライン秘書を選ぶ際に重要なのは、自社の必要とする業務に対応しているかどうかです。なぜなら、オンライン秘書にもそれぞれ業務の対応範囲や特徴があり、全ての業務に対応できるわけではないためです。そのため、まずは自社が求める業務に対応しているかを確認することが不可欠です。

例えば、経理業務やマーケティング業務、アポイントメントのスケジュール管理など、自社が必要とする業務がきちんとカバーされているかを見極めることが重要です。

さらに、業務のスケールや頻度に応じて柔軟な対応ができるかどうかも検討すべき点です。選ぶ際には、自社のニーズを十分に把握し、それにマッチするオンライン秘書を選定することが成功の鍵となります。

選び方２．費用対効果はどの程度か

オンライン秘書を選ぶ際には、費用対効果を慎重に考慮することが大切です。安価なサービスを選択すると、その品質に問題が生じ、結果として自社の業務品質に悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、安かろう悪かろうに陥らず、適切な価格設定とサービス品質のバランスを確保することが重要です。

また、無料トライアルなどのサービスを活用することで、事前にサービスの品質や適合性を確認することができます。自社に必要な業務に対応しているかどうかを確認するだけでなく、費用対効果を十分に考慮して選定することが成功への鍵となります。

そして、継続的な契約を結ぶ前に、オンライン秘書のサービスが自社の業務に本当に適しているか、試験期間を設けて慎重に検討することも重要です。

選び方３．実績はあるか

オンライン秘書を選ぶ際には、その実績を確認することが不可欠です。導入企業数だけでなく、そのサービスがどれだけ長期間継続されているかも重要です。実績を確認することで、信頼性や安定性を評価することができます。

また、過去の実績から、同様の業界や規模の企業においてどのような成果が得られているかも把握することができます。このような情報を元に、信頼できるパートナーを選定することが成功への道です。そして、実績のあるオンライン秘書を選ぶことで、自社の業務効率化や成果の最大化につながる可能性が高まります。

さらに、オンライン秘書の提供するサービスの品質や信頼性も検討すべきポイントです。過去の実績や顧客の評価、サービス内容に関する詳細な情報を確認し、信頼できるパートナーかどうかを判断することが重要です。

コミュニケーションや報告の仕組みも考慮すべきです。円滑なコミュニケーションが図れるかどうか、定期的な進捗報告や連絡体制が整っているかを確認し、業務の円滑な遂行に不可欠な環境を整えることが求められます。

【安い？高品質？】おすすめのオンライン秘書サービス9選

オンライン秘書サービスは、業務効率化やコスト削減を目的に多くの企業で活用されています。

しかし、サービス内容や価格、対応範囲はさまざまで、選ぶ際に迷うことも。ここでは「安さ」と「品質」の両面からおすすめのオンライン秘書サービスを9つご紹介します。

source

オンライン秘書代行サービスの「source」は、継続率90%超えという高い信頼を誇ります。特筆すべきは、各業種で10年以上の経験を持つベテランスタッフが在籍し活躍しています。このことが、技術力と人間性の両面での高い品質を保証しています。

オンラインでのサポートは、ニュアンスなどが伝わりにくいという問題がありますが、sourceではコミュニケーションを重視しています。そのため、オンライン上でも信頼性と安心感があります。

さらに、スタッフの選考には人柄も重視されています。配慮ができる人材を採用することで、利用者は安心してサービスを利用できます。sourceの強みは、スキルと人柄の両面において優れたスタッフによる充実したサポートが受けられることです。

「source」はオンライン対応だけの事務代行に特化した専門企業であり、顧客のニーズに的確に応えるサービスを提供しています。そのため、オンライン上での業務に特化した高度なサポートを提供し、顧客の要求に迅速かつ効果的に対応します。

フジ子さん

「フジ子さん」は、柔軟な依頼体制を提供し、必要な時に必要なだけ仕事を依頼できます。高い実務能力を持つオンラインアシスタントがサポートし、業界水準の半額程度でサービスを提供しています。経験豊富なスタッフが多岐にわたる業務に対応し、高品質なサポートを提供します。顧客のニーズに的確に応えることを目指し、信頼関係を築くことに注力しています。

フジ子さんのサービスは、幅広いカテゴリーのサポートを依頼することが可能で、さまざまな業務に対応します。また、格安なプランが用意されているため、コストを抑えながら高品質なサービスを利用することができます。そのため、急な業務の変化にも迅速に対応しています。

CASTER BIZ

CASTER BIZは、日常業務から専門分野までを網羅する幅広い業務をワンストップで提供するサービスです。これまでに導入された企業は3,000社以上、その数は圧倒的です。この豊富な実績は、顧客に安心感を与え、信頼性を高めています。

また、キャスタービズのスタッフは非常に優れています。採用倍率1/100という厳しい条件をクリアしたスタッフたちが、クライアントのニーズに適切に対応し、高品質なサービスを提供しています。これにより、キャスタービズは他社との差別化を図り、顧客満足度を高めています。また一部のオフライン業務にも対応されています。

HELP YOU

HELP YOUは、「未来を主体的に選択することが、自分らしく豊かな人生につながる」という理念のもと、一人ひとりが「やりたい」にまっすぐ向き合い、責任を持って行動することを大切にしています。

その結果として、「あなたがいてよかった」という感謝が周囲から生まれ、それが社会全体に広がっていく。そんな好循環を創り出すことで、より良い未来の実現を目指すオンライン対応アシスタントサービスです。

i-STAFF

​i-STAFF（アイスタッフ）は、採用率1％という厳選された優秀なスタッフが、秘書業務、経理、人事、Webサイト運用、営業アシスタントなど多岐にわたる業務をオンラインでサポートするサービスです。

​オフライン業務にも対応し、書類整理や発送業務も代行可能です。 ​さらに、業界唯一の返金保証を提供し、万が一満足できなかった場合には返金対応を行っています。 ​

セキュリティ面でも、社内勤務スタッフによる業務対応や最新のセキュリティソフトの導入など、徹底した情報管理体制を整えています。

Hanaco

オンライン対応アシスタントHanacoは、株式会社sunpla styleが提供するオンライン秘書サービスです。

​秘書経験豊富な専任スタッフが、スケジュール管理、問い合わせ対応、資料作成など、多岐にわたる業務をサポートします。​英語を含む多言語対応が可能で、バイリンガル秘書も多数在籍しています。​

料金プランは、ライトプラン（10時間/月：58,000円）、ベーシックプラン（20時間/月：110,000円）、カスタムプラン（要問い合わせ）など、ニーズに応じた柔軟なプランが用意されています。

ChatWorkアシスタント

Chatwork アシスタントは、ビジネスチャットツール「Chatwork」を提供するChatwork株式会社が運営するオンライン対応アシスタントサービスです。

​経理、労務、総務、採用、Web制作など多岐にわたる業務を、経験豊富なプロフェッショナルがリモートでサポートします。​月額3.8万円からの柔軟な料金プランが用意されており、必要なタイミングで必要な分だけ依頼できる点が特徴です。

​マニュアル作成や人材育成の手間が不要で、迅速な導入が可能です。

クラウドワークスエージェント

クラウドワークス エージェントは、クラウドワークスが提供するフリーランス人材紹介サービスです。

​670万人以上の登録者データベースから、企業のニーズに合った即戦力のフリーランスを最短3日で提案します。​エンジニア、デザイナー、マーケター、バックオフィスなど、多岐にわたる職種に対応し、必要な期間や稼働日数に応じた柔軟な契約が可能です。

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​株式会社herstyle（ハースタイル）は、女性スタッフによる営業支援を中心に、秘書業務、経理・事務代行、受付業務代行、ワークショップやセミナーの運営代行など、多岐にわたるアシスタント業務を提供しています。 ​

また、チャットワークの導入から運用までをサポートするコンサルティングサービスも展開し、企業の業務効率化を支援しています。

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これにより、クライアントは自社のニーズに合った代行サービスを選択する際に、安心して判断することができます。

まとめ

sourceは、幅広いバックオフィス業種に対応し、ベテランスタッフが揃うオンライン秘書サービスです。無料トライアルでサービスを試すことができ、料金プランなどのご相談も可能です。まずは、無料相談にて、具体的な業務ニーズに合わせたプランをご提案させていただきます。

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