日々の事務作業の負担軽減を目指したい方は、事務代行サービスのご導入はいかがでしょうか。
本記事では、事務代行サービスで対応可能な業務、導入のメリットやデメリットをお伝えしていきます。
事務代行サービスの選び方のポイント、おすすめサービスもご紹介していきますので、参考にしてみてください。

事務代行サービスとは？

事務代行サービスは、文字通りバックオフィス業務や営業事務などの事務作業を代行するサービスのことです。
専門スタッフを自社オフィスへ派遣してもらい、事務作業を委託すれば、従業員の負担軽減や人材不足などの問題が解決できます。
近年は、リモートワークによる「オンライン事務代行」を導入する企業も増えています。

事務代行サービスで対応できる業務

事務代行サービス会社で対応できる業務は、一般事務、営業事務、総務事務、秘書、カスタマーサポートなどさまざまです。
大まかに分けると、「専門知識が必要な事務」と「専門知識が不要な事務」の2種類があります。
事務代行会社には豊富な人材が揃っているため、経理、翻訳、人事、Web管理などの高度な専門性が問われる業務にも対応可能です。
事務代行サービス会社で請け負っている主な業務は以下の通りです。

経理

事務代行サービス会社では、各種帳票作成や出入金管理などの日常業務、売掛金・買掛金の処理や月次決算などの月次業務を請け負っています。
社員の給与計算、賞与計算、交通費清算などの業務を専門に行う事務代行サービス会社も少なくありません。
毎月の給与計算を事務代行サービス会社へ委託すれば、経理スタッフの負担が大幅に削減できるでしょう。
税理士と提携している専門会社へ経理事務を委託すれば、決算申告や税務申告などの高度な経理処理も丸投げできます。

秘書・総務

事務代行サービス会社では、顧客からの電話対応やメール返信、社員のスケジュールやアポイントメント管理などの秘書業務全般を請け負っています。
そのほかに、イベント会場、宿泊施設、交通手段などの各種手配業務を引き受けている代行会社もあります。
総務事務全般に対応した事務代行サービス会社を利用すれば、受付業務、契約書管理、福利厚生業務などの業務が委託可能です。
備品やオフィス機器の管理、郵便物の仕分け、ファイリングなどのルーティンワークも外注できます。

人事

事務代行サービス会社では、人材に関するさまざまな業務を請け負っています。
対応可能な業務としては、給与計算業務、勤怠管理業務、社会保険業務、入社手続き業務などが挙げられます。
新入社員や中途入社社員などの採用業務も委託可能です。
募集活動、内定者へのフォローなどの業務を委託すれば、人事担当者の負担を減らせることでしょう。
社員やパート・アルバイトスタッフなどの人材育成、研修業務などを請け負う事務代行サービス会社もあります。

営業事務

事務代行サービス会社では、営業用資料の作成や管理、アンケート集計、ダイレクトメール手配、顧客情報登録などの営業事務全般を請け負っています。
顧客や取引先からの問い合わせ対応、クレーム対応などを引き受けている事務代行会社もあります。
テレフォンアポインター業務に対応可能な代行会社を利用すれば、営業スタッフの電話対応業務も減らせることでしょう。
社内営業スタッフのフォローから取引先対応まで、幅広い営業サポートが受けられます。

事務代行サービスのメリット

事務業務の一部、あるいはすべてを事務代行サービス会社へ委託することで、さまざまなメリットが得られます。
具体的なメリットとしては、「重要な業務に注力できる」、「採用・教育・人件費の削減」、「属人化・ブラックボックス化の防止」などが挙げられます。
項目ごとに事務代行サービスのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

1.重要な業務に注力できる

事務代行サービスを導入する一番のメリットは、社員たちがコア業務に専念できる環境が作れることでしょう。
たとえば、データ入力、ファイリング、社内備品発注などのルーティンワークを事務代行会社へお任せしてしまえば、社員たちは重要な業務だけに注力できます。
雑用にとらわれずに、本来の仕事に集中できる環境が整えば、業務が効率化されます。
社員たちのモチベーションや生産性が高まれば、会社の業績アップにつながっていくことでしょう。

2.採用・教育・人件費を削減できる

経費節減につながりやすいことも事務代行サービスを導入するメリットの一つです。
たとえば、自社内で事務スタッフを雇う場合には、採用コストのほかに、毎月の支払い給与、福利厚生費、教育コストなどのさまざまな費用が発生します。
何人もの事務スタッフを採用する際には、高額な人件費がかかってしまうでしょう。
その点において、事務代行サービスを利用すれば外注費だけで済むため、コストを大幅に抑えることができます。
その都度必要に応じて人材を確保することで、無駄なコストを抑えられることも事務代行サービスのメリットです。

3.属人化・ブラックボックス化を防ぎ効率が改善される

事務代行サービスを導入すれば、事務業務の属人化やブラックボックス化が防止できます。
自社の社員は、業務を可視化するノウハウを持っていないケースが多いため、事務業務を一部の社員に任せていると、ブラックボックス化するリスクがあります。
上長や管理職たちが部下の業務を把握できないといったケースが出てくるかもしれません。
そこで、事務代行サービス会社を活用すれば、事務業務が可視化できるようになります。
また、事務代行サービス会社は、事務業務に関するノウハウを持っているため、業務効率化につながる提案が受けられるというメリットもあります。

事務代行サービスのデメリット

事務代行サービスには、メリットだけでなくデメリットもあります。
導入企業側にとっては、「委託費用が発生すること」、「機密情報漏洩リスク」などが気になるところでしょう。
特に注意すべきデメリットは、「自社に事務ノウハウが蓄積されない」、「作業スキルを事前に確認できない」ことです。
この2点について、項目ごとに詳しく見ていきましょう。

1.自社に事務ノウハウが蓄積されない

すべての事務業務を事務代行サービス会社へ任せきりにしてしまうと、自社スタッフたちの事務スキルを向上させる機会が奪われてしまいます。
その結果として、自社内でノウハウが蓄積できなくなってしまうリスクがあります。
事務代行サービス会社へ委託すれば、事務業務自体は可視化できますが、すべてのノウハウが開示されるわけではありません。
事務代行サービス会社との契約が終了した際に、自社で対応できずに困ることがないように、マニュアルを残すなどの対策を考えておく必要があります。

2.作業スキルを事前に確認できない

事務代行サービス会社の作業スキルがわからない状態で受け入れなくてはならないこともデメリットです。
自社で事務スタッフを採用する場合には、書類選考や面接などを通して、事務スキルや経歴のチェックができますが、外注する場合には事前の確認ができません。
実際に導入してみないと、どの程度のレベルの人材が揃っている会社なのかがわかりません。
新規で事務代行サービス会社を利用する場合には、その会社のサービス内容や評判を念入りにリサーチしておいたほうが良いでしょう。

事務代行サービスの選び方のポイント

対応可能な業務は、事務代行サービス会社によって差があります。
自社の業務に合わない事務代行サービス会社を選んでしまうと、生産性が低下することや業務が滞ってしまうリスクがあります。
事務代行サービス会社選びで失敗しないためにも、料金システム、実績、申し込みから導入までの期間などについてもしっかりとチェックしておきましょう。

依頼したい業務に対応しているか

事務代行サービスを導入する前に、依頼したい事務業務に対応しているかどうかをよく確認しておきましょう。
一口に事務といっても、一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、法務事務などといったように、さまざまな業務があります。
まずは、自社内でどのような事務作業が必要なのかを洗い出して、リストアップしてみてください。
最初の段階で依頼したい事務業務を明確にしておけば、自社に合った事務代行サービス会社が見つかりやすくなることでしょう。

明確な料金システムかどうか

事務代行サービス会社によって、月額固定制や従量制などといったように料金システムが大きく異なります。
料金システムが不明瞭な代行会社を選んでしまうと、契約後に追加料金やサポート料金などを別途請求されるリスクがあります。
後からトラブルに発展するのを避けるためにも、事前に料金システムをよく確認しておくことが大切です。
依頼したい事務代行サービス会社を見つけたら、まずは詳細な見積もりを請求してみてください。
コストをできるだけ抑えたい場合には、複数社に見積もりを依頼して、相場費用をチェックしてみると良いでしょう。

実績が豊富にあるか

事務代行サービス会社へ依頼する前に、その会社の実績についても調べておきましょう。
実績が少ない代行会社へ任せてしまうと、希望通りに対応してもらえないかもしれません。
導入費用や時間を無駄にしないためにも、できるだけ実績が多い代行会社を選ぶことをおすすめします。
実績が多い会社は独自のノウハウを持っているため、さまざまな提案や手厚いサポートも受けられることでしょう。
事務代行サービス会社の公式ホームページや営業資料などを隅々までチェックして、実績について調べてみてください。

依頼してすぐに開始できるか

事務代行サービス会社へ依頼しても、すぐに対応してもらえるとは限りません。
対応可能な時期については各社によって異なります。
打ち合わせ、顔合わせ、見積もり、プランの提示などに時間がかかる代行会社を選んでしまうと、ストレスに感じてしまうかもしれません。
すぐに事務業務を任せたいと考えているのであれば、フットワークの軽い代行会社を選んでおくのがおすすめです。
スピーディーな対応を心掛けている代行会社を選んでおけば、万一のトラブル発生時もすぐに対処してもらえる可能性が高いでしょう。

事務代行サービスのおすすめ3選

事務代行サービスを請け負っている会社は、全国各地にたくさん存在しています。
各社によって、対応できる業務内容、料金システムなどが異なるため、外注先探しで悩んでしまう方もいるかもしれません。
ここでは、数ある事務代行サービス会社の中から、評判が良いおすすめの会社をピックアップしました。
どの会社へ依頼するかで迷ったら、まずは以下に紹介する3社の中から検討してみてはいかがでしょうか。

source

sourceは、弊社株式会社トーイングウーマンが提供する事務代行サービスです。
営業、総務、人事・労務、秘書などといった幅広い事務業務に対応できます。
業務を代行しているのは、それぞれの分野で10年以上のキャリアがある実務経験者たちです。
ベテランスタッフが対応してくれますので、頼もしい味方となってくれることでしょう。
経理やWebサイト運用などの専門スキルを持つスタッフも揃っています。
また、sourceの特徴は、オンライン対応に特化していることです。
万全のセキュリティ体制が用意されていますので、オンライン上のやりとりも安心して行うことができます。
そのほかに、紙資料の整理、手書き資料の作成、領収書のデータなどのオフライン作業にも対応可能です。
3時間までの無料トライアルも利用できますので、導入を検討されている方は試してみると良いでしょう。

NOC

NOCは、NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社が提供する事務代行サービスです。
人事総務、経理、会計、労務、庶務などの業務に対応できるスタッフを揃えて、総合アウトソーシングサービスを提供しています。
カスタマーサポートやキャンペーン事務局などのバックオフィス業務にも対応可能です。
NOCの特徴は、綿密な事前調査に取り組んでいることです。
初期相談、現状調査、現状分析などを行い、依頼先の問題点を丁寧にヒアリングしたうえで、最適なプランを提案してくれます。
事務代行サービスに加えて、ファシリティマネジメント、業務や財務などのコンサルティングサービスも提供可能です。
30年間で1,000社の実績があるサービスですので、新規で導入する場合でも安心感が得られるでしょう。

YPP

YPPは、株式会社YPPが提供している事務代行サービスです。
経理、事務局運営補助、営業サポート、庶務などの事務業務を請け負っています。
事務作業のほかに、CADオペレーター、校正業務、筆耕、試食モニター、ライティングなどの専門業務にも対応できます。
小さな仕事から大きな仕事まで幅広く対応できるのが、YPPの強みです。
また、YPPは繁忙期に強いという特徴もありますので、必要な時にだけ利用することも可能です。
契約する前にサンプル作業が利用できますので、事務代行スタッフのスキルも把握できます。
営業担当者が来社、もしくは、Web上で綿密な打ち合わせを行ってくれますので、業務のミスマッチも防ぎやすいでしょう。

まとめ

事務代行サービスを活用すれば、経理、総務、労務、人事、秘書などの業務をお任せできます。
Webや営業などの専門性が問われる仕事を丸投げすることも可能です。
無料トライアルを用意している代行会社も多いので、お試しをしてから判断してみると良いでしょう。
依頼したい業務の時間配分などがわからない時には、まずはオンラインアシスタントから試してみるのも良いかもしれません。