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オンライン対応のアシスタントを活用するメリットは?

公開日 : 2020.09.01

更新日 : 2022.08.15

リモートワークの導入が必要になるなど、多くの人が会社の在り方を見直している今の時期に、オンライン対応のアシスタントに注目する方もいらっしゃいます。
では、オンライン対応のアシスタントを活用すると各分野でどのようなメリットを期待できるのでしょうか。

オンライン対応のアシスタントを活用するメリットは?

インターネットを利用して企業のサポートを行うオンライン対応のアシスタントを活用すると、バックオフィス業務のプロフェッショナルに業務を委託することが可能なため、クオリティが高い仕事を期待できます。オンライン対応のアシスタントに依頼すると、コア業務のかたわら行っていた時よりも短い時間でこなしてくれること多くもあります。

また、人件費を削減できるという大きなメリットもあります。例えば、経理や英語等の専門的な知識を必要とする業務を行わなければならない場合、知識を有する人員を改めて雇用する必要が出てしまいます。そんな時オンライン対応のアシスタントにサポートを依頼すれば、人員を新たに雇用する必要はありません。最小限の社員で業務を行うこともできるため人件費を抑えることができ、不必要な人件費を削減することができるといえるでしょう。人員の採用のための求人広告費や備品等の費用も削減することができます。また、リモートワークで仕事を依頼することができるため、交通費を支払う必要もありません。社員の長時間労働を減らして、残業代を削減できることもあります。

さらに、オンライン対応のアシスタントを活用することでさまざまな点で効率化を図ることができます。会社の状況に合わせて活用できるので、時間も費用も効率的に用いることができます。遠隔業務となるリモートワークなので、物理的な調整が少なく済み、効率的に導入開始できることも魅力です。専門知識が豊富で様々なスキルを保有しているアシスタントに、より効率的な仕事を行うことができるよう様々なアドバイスをもらえる場合もあります。オンラインでスムーズに仕事を依頼することができ、チームでのサポート体制をとっているオンライン対応のアシスタントであれば、病欠や退職時の引継ぎに手間取られることもなくなります。何よりも、行わないわけにはいかない雑務を安心して任せられるので、本業務にしっかり力を入れることができます。

そのほか以下のような各分野でのメリットもあります。

営業面でのメリット

電話受付や商談等のアポイントの調整、メールの返信等も依頼することができます。また、営業経験を持つオンライン対応のアシスタントに依頼できる場合は、営業アシスタントを期待することもできます。紙資料のデータ化やパワーポイントフォーマット編集などです。サポートをお願いできるため営業の仕事に集中することができ、結果に結びつけることができるといえるでしょう。

経理面でのメリット

専門業務に関しては、請求書や売上管理、経費精算等の経理業務や、採用等の人事業務を依頼することができるよう制度が整えられました。経理業務については、オンライン対応のアシスタントを利用することで、決算期等でも余裕をもって仕事を行うことができるようになり、税金制度の改正等新しい情報を常にチェックすることが可能になります。1年間の利益や損失を決算書として提出する決算期等は忙しく、日常に行う仕事や情報収集が疎かになる可能性があります。会計規則や法人税等の税法は、頻繁に臨時の措置がとられたり改正されるため、常に最新情報をチェックしなければなりません。最新の情報をチェックすることにより、有利に税金制度を活用することができるようになり、ビジネスの拡大に貢献することができます。

人事や多言語対応面でのメリット

人事業務については、就職希望者の対応や応募者メールの対応、セミナーや面接の日程調整、研修会場の手配や資料作成等をお願いすることができます。就職希望者が多い場合、電話による一次ヒアリングの対応に追われる場合があり、日常の業務を円滑に行うことができません。そのため採用に支障が出てしまうことがあります。しかしオンライン対応のアシスタントのサポートを依頼すると、スムーズに対応することができるようになり、採用辞退者を防ぐことにもつながります。外国人の採用を希望する場合、外国語での対応が可能なサポートを依頼することもでき、メールの翻訳等も依頼できるのは、大きなメリットといえます。

業務に関しては一般業務や専門業務等となり、一般業務の場合は営業資料の作成やリサーチ業務、データ入力や顧客管理、備品の購入や補充等を依頼することが可能です。
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