人手不足になると、事務作業が追いつかなくて、日々の業務が回らなくなることもあるでしょう。
そのような問題を解決する手段としては、総務代行サービスを活用するのも手です。
近年は、総務業務を専門会社へ任せて、コア業務に集中しやすい環境を整える企業が増えています。
本記事では、総務代行の概要、メリット・デメリット、料金相場、 総務代行会社の選びポイントなどを詳しく紹介していきます。

総務代行（アウトソーシング）とは？

最初に、総務代行（アウトソーシング）の概要について見ていきましょう。
総務代行とは、文字通り総務の業務を外部の会社へ委託することです。
書類作成、社内の備品管理、各施設管理、メール対応、ホームページやSNSの管理などといった総務の業務の一部、もしくは全部の業務をアウトソーシング会社へ委託することを指しています。
アウトソーシングの方法は、「オフライン型」と「オンライン型」があります。
オフライン型は、アウトソーシング会社のスタッフが請負先の企業へ出向いて、業務を代行する方法です。
オンライン型は、インターネット回線や専用システムなどを使って、オンライン上で業務を代行する方法です。
近年は、インターネットの普及やリモートワークを導入する企業が増えたという背景もあり、オンライン型で業務を請け負う会社が増えています。

総務代行（アウトソーシング）で依頼できる業務

総務の業務内容は、企業によって異なります。
従業員数が多い企業の場合には、総務担当者の業務量が多岐にわたることもあるでしょう。
また、総務代行会社によっても、請け負い可能な総務業の内容や量などに違いがあります。
そのため、総務代行サービスを利用する際には、任せたい自社の業務と請負先で対応可能な業務内容をよく確認しておかなくてはなりません。
ここでは、総務代行会社で請け負っている業務内容の中から、代表的なものをいくつか紹介していきます。

1.社内備品の管理

総務代行サービスで依頼できる代表的な業務としては、社内備品の管理があります。
仕事で使用するパソコンの管理のほか、文房具やコピー用紙などの消耗品管理、プリンターや複合機などのオフィス機器管理、デスクやチェアなどのオフィス家具管理など、さまざまな管理業務を委託できます。
これらの社内の備品管理は、総務にとっては重要な業務の一つです。
必要な備品が揃っていなければ、社員たちは仕事を進めることができません。
場合によっては、仕事の生産性が下がったり、取引先や顧客に迷惑をかけてしまったりすることもあるでしょう。
そのようなことにならないために、社内の備品を適切に管理して、必要な時にすぐに使えるようにしておかなくてはなりません。

2.施設の管理

社内の照明器具や空調などの設備管理も、総務が担当する業務です。
火災や地震などの非常事態に備えて、非常用照明や救助袋などの防災設備の管理も行わなくてはなりません。
もしも社内設備が故障した時や何かしらのトラブルが発生した時には、すぐに対応可能な業者へ連絡して、修理の依頼を出すことが求められます。
さらに、自社の社員に対しては、トラブル状況の説明や注意喚起のほかに、修理スケジュールの告知、作業完了の報告なども行う必要があるのです。
そのほかに、オフィス内、トイレ、会議室などの清掃の手配業務もあります。
これらの施設の管理業務も、総務代行サービスへ委託可能です。

3.社内行事・イベントの企画・運営サポート

入社式、内定式、社員旅行などといった社内行事の準備も総務の業務です。
忘年会、新年会、歓迎会、懇親会などのイベントの企画や会場の手配を総務が担当することもあります。
そのほか、株主総会、創立記念パーティー、商品の展示会などのイベントの企画、運営サポートも総務の業務です。
総務代行サービスを活用すれば、このような業務も委託可能です。
総務代行を請け負うアウトソーシング会社には、各種イベントの企画を得意としているスタッフ、運営サポートの経験豊富なスタッフが揃っていますので、安心して任せることができるでしょう。

4.社内の細やかなトラブルの対応

電話、メール、来客対応などといった社外対応のほかに、社内の対応も総務が担当します。
社員から、「ロッカーやデスクの鍵を無くした」「制服のサイズを変更してほしい」「設備の使い方がわからない」「名刺が切れてしまった」といった相談を受けることもあります。
そのような細やかなトラブルに対しても、社内での社員の窓口となる総務が対応しなければなりません。
パソコンや備品などの返却期限を守らない社員に対しては、総務担当者が注意をすることもあります。
このような、社内で起こり得るさまざまなトラブルの対応も総務代行サービスへ委託できます。

総務代行（アウトソーシング）を利用する3つのメリット

総務代行サービスを利用すれば、社内備品や施設の管理、社内のトラブル対応、社内行事の企画などといったさまざまな総務業務を丸投げできます。
総務代行サービスには、専門性の高いスタッフがいますので、業務のスピードアップや品質の向上にもつながるかもしれません。
ここでは、総務代行サービスの活用によって得られる3つのメリットをご紹介します。

1.重要な業務に注力できる

書類作成、消耗品の発注、社内備品の管理、清掃の手配などの庶務業務は、会社にとって必要不可なものです。
ただ、社員が庶務業務だけに追われてしまうと、より重要な業務への優先度が下がってしまうリスクがあります。
総務代行サービスを導入して、重要度の低い庶務業務を外部の会社へアウトソーシングしてしまえば、社員たちはコア業務に注力しやすい環境が整います。
集中して業務に取り組めるようになれば、生産性が向上や業績アップ効果も期待できるようになるかもしれません。

2.総務業務の安定化

日々の業務に追われる忙しい状況では、各業務が雑になってしまうことがあります。
自社の意総務担当者だけでは対応しきれないケースも出てくるでしょう。
会社の縁の下の力持ちである総務が不安定になってしまったら、ほかの部門へも影響を与えてしまうかもしれません。
総務代行サービスを活用すれば、総務のプロがさまざまな業務を代行してくれます。
総務代行を請け負う会社の中には、経験者も揃っているので、高品質な仕事が期待できます。
その結果として、総務全体の業務が安定化しやすくなることでしょう。

3.採用コストや教育コストを削減できる

自社で総務担当者を雇う場合には、求人広告掲載費、面接の会場費、適性検査の費用などの採用コストが発生します。
さらに、社員研修、マニュアルの制作、講師の外注などの教育コストも必要です。
総務代行を請け負う会社には、総務のプロスタッフたちが在籍していますので、自社でお金をかけて採用や教育を行う手間がかかりません。
また、アウトソーシングならば、必要な時に必要な人材だけを調達できるので、人件費の削減効果も期待できることでしょう。

総務代行（アウトソーシング）を利用する2つのデメリット

総務代行サービスは、成果物の出来栄えをコントロールしにくいといったデメリットがあります。
また、総務業務を外部に委託することで、情報漏えいのリスクが高まりやすくなるため、顧客情報や個人情報の取り扱いにも注意が必要です。
総務代行サービスの導入前に、デメリットについてもよく理解しておいたほうが良いでしょう。
注意すべきデメリットについて、項目ごとに見ていきましょう。

1.マニュアル前提のため柔軟な対応が困難

総務代行サービスを利用する際には、マニュアルが前提となります。
マニュアルに記載されていることについては、きちんと対応してくれますが、それ以外のことには対応できない場合があります。
マニュアル以外の業務については、その都度確認が必要になるため、手間がかかってしまいます。
何度も確認をしていると、時間がかかってしまい、効率が悪くなってしまうかもしれません。
柔軟な対応を求めることができないのが総務代行サービスのデメリットです。

2.総務業務のノウハウが蓄積されない

総務業務のノウハウが社内に蓄積されにくいことも、総務代行サービスを導入するデメリットの一つです。
外部の会社に総務業務をすべて委託してしまうと、自社内には業務に対応できるスタッフがいなくなってしまいます。
総務代行サービス会社の対応時間外に、緊急での業務が発生した場合には困ってしまうことでしょう。
社内で総務業務のノウハウを築いていきたいのであれば、すべての業務を丸投げせずに、一部の業務だけをアウトソーシング会社へ委託するのも手です。

総務代行（アウトソーシング）の料金相場

総務代行サービスを利用する場合には、利用料金が発生します。
利用料金の相場は、各社によって差があります。
また、時間単位や業務単位といったように、料金体系についても各社によりけりです。
ここでは、専門の総務代行サービスを利用する場合、オンラインアシスタントを利用する場合の料金相場をご紹介します。

1.専門の総務代行サービスの場合

専門の総務代行業者の料金体系は、時間単位や業務単位などがあります。
時間単位の場合は、1時間ごと、2時間ごとといったように、利用時間によって料金が加算されていきます。
料金体系がわかりやすいので、時給契約のスタッフを雇うような感覚で導入しやすいでしょう。
時間単位の料金相場は、2,000～4,000円です。
業務単位の場合は、業務内容によって料金相場が異なります。
業務の一部を委託する場合は 20,000～50,000円程度、すべてを委託する場合は50,000～200,000円程度が相場となっています。
委託する業務量が多くなるほど、利用料金が高くなりやすい傾向です。
事前に見積もりをもらっておくと良いでしょう。

2.オンラインアシスタントの場合

オンラインアシスタントも、専門の総務代行サービスと同じく、時間単位や業務単位などの料金体系が用意されています。
決まった時間内で仕事を依頼できる定額制、月額制を導入しているオンラインアシスタントサービスもあります。
オンラインアシスタントの料金相場は、時給換算で3,000円程度です。
月額に換算すると、月額10万円が料金相場です。
そのほかに、初期費用、オプション料金などが発生する場合もありますので、見積もりをもらって確認しておいたほうが良いでしょう。

総務代行（アウトソーシング）の選び方

総務代行サービスを提供しているアウトソーシング会社は全国各地にたくさんあります。
各社によって、対応可能な総務業務の内容、在籍スタッフの対応力、料金体系などが異なります。
複数のアウトソーシング会社をよく比較したうえで、自社にマッチした会社を選ぶようにしてください。
ここでは、総務代行サービス会社を選ぶ際に、ぜひとも押さえておきたい3つのポイントをいくつかご紹介します。

1.依頼したい業務に対応できる

総務代行サービスを導入する際には、自社で依頼したい業務内容に十分に対応しているかどうかをよく確認しておきましょう。
せっかく総務代行サービスを契約しても、依頼したい内容とマッチしていなければ、利用する意味がなくなってしまいます。
利用料金だけでなく、時間も無駄にしてしまうかもしれません。
受注可能な業務内容や範囲、業務量などは、アウトソーシング会社によって異なりますので、事前の確認が必要です。
依頼したい内容をよく洗い出して、担当者と綿密な打ち合わせをしておいたほうが良いでしょう。

2.工数の調整など柔軟な対応が可能

柔軟な対応ができるかどうかも、総務代行サービスを選ぶ際の大事なチェックポイントです。
たとえば、突発的なできことの発生時、繁忙期などの際には、通常時よりも依頼したい業務内容が増えることがあります。
そのような時でも、工数の調整などに柔軟に応じてくれるアウトソーシング会社を選んでおけば、安心して依頼できるでしょう。
自社内のスタッフで対応することやほかの代行会社を探す手間も省けます。
各社のサポート力をチェックして、できる限り柔軟な対応をしているアウトソーシング会社を選ぶようにしてください。

3.実績が豊富

総務代行サービスを本格的に導入する前に、その会社の実績も確認しておきましょう。
実績が豊富なアウトソーシング会社には、ベテランスタッフが集まっていることが多いため、クオリティの高い仕事が期待できます。
反対に、実績が少ないアウトソーシング会社の場合には、ノウハウが育っていないため、質が低下するリスクがあります。
質の低い人材がアサインされてしまうと、自社の業務にも支障が出てしまうかもしれません。
そのようなリスクを避けるためにも、事前にアウトソーシング会社のスタッフのスキルチェックをしておいたほうが良いでしょう。
お試しサービスを利用してみるのも手です。

初めての総務代行（アウトソーシング）活用なら、まずは『source』から！

総務代行サービスを比較しているうちに、どの会社を選んだら良いのかで迷ってしまうこともあるでしょう。
気軽に利用したいのであれば、sourceを検討してみてはいかがでしょうか。
sourceは、株式会社トーイングウーマンが提供しているオンラインアシスタントサービスです。
最後に、sourceのおすすめポイントを3つご紹介します。

1.幅広い業種に対応＆ベテランスタッフが勢ぞろい

sourceの特徴は、幅広い業務に対応可能なスタッフたちが揃っていることです。
営業事務、人事・労務、秘書、経理などのさまざまな業務のオンラインアシスタントが揃っています。
Webサイト運用に対応可能なオンラインアシスタントもいます。
sourceには、総務アシスタントも在籍中です。
データ入力、メール整理、システムやサービスの選定、申請資料作成、会議音声文字起こしなどの総務業務をお任せください。
どの業種や業務も10年以上の経験者が対応しております。
ベテランスタッフたちがたくさん揃っておりますので、安心して外注できるでしょう。

2.オフライン業務にも一部対応

sourceには、各業種のオンラインアシスタントのほかに、オフラインアシスタントも在籍中です。
オフラインアシスタントは、手書き資料での作成、紙資料の整理、領収書や名刺のデータ化、各種発送などの業務に対応可能です。
そのほかに、手紙の執筆代行もお任せください。
手書きのお礼状やご挨拶状などの作成は、大変な手間がかかるうえに、きれいな字で書かなければなりません。
手書きの手紙を発送する機会が多い会社にとっては便利なサービスと言えます。
さらに、sourceへ依頼したい資料などを送っていただければ、書類のファイリング作業、紙資料のリスト化やデータ化、ハガキや請求書などの発送業務にも対応いたします。

3.無料トライアルでお試し可能

総務代行サービスは、実際に利用してみないと、使い勝手や品質がわからないこともあります。
sourceでは、利用を検討されている会社に対してトライアルを実施中です。
初回の利用に限りますが、最大で3時間分まで体験可能です。
トライアル期間中は、料金は一切かかりません。
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sourceの無料トライアルを活用すれば、オンライン対応アシスタントの品質を事前にチェックできますし、自社にマッチしているかどうかも確かめることができます。

まとめ

ここまで、総務代行の概要、メリット、デメリット、料金相場などについてお伝えしてきました。
総務代行サービスを活用すれば、社内備品の管理、施設の管理、社内イベントの企画やサポートなどを外注できます。
重要度の低い業務をほかの会社へ委託すれば、自社の社員はコア業務に注力できるようになるでしょう。
総務業務が安定する、コストが削減できるといったメリットもあります。
すぐにでも総務作業を外注したいのであれば、最短翌日での利用が可能なsourceを検討してみてはいかがでしょうか。
sourceには、バックオフィスの即戦力となるスタッフが揃っておりますので、すぐに業務を回せるようになることでしょう。
sourceの公式サイトでは、詳しい資料を配布しております。
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