成長するためにもっとコアな作業に集中させたいと感じながらも、現実は時間がなく仕事がスムーズに回っていないと感じている企業も多いのではないでしょうか。

IT技術の進化でデータ入力が多く、業務がスムーズにいかない企業は増えています。
データ入力代行サービスは、そういった課題を解決することができます。

本記事では、データ入力代行サービスを利用するメリットや選び方を紹介していきます。

データ入力代行サービスを利用する3つのメリット

データ入力は覚えてしまえば誰にでもできる仕事ですが、実際こなしていくと膨大な時間がかかります。
しかし、社員が行っていたデータ入力をプロに任せることで、工数の削減だけでなくさまざまな面でメリットを感じられるでしょう。

ここでは、具体的に代行してもらうだけでどんなメリットがあるのか紹介していきます。

1.重要な業務に注力できる

企業が成長して今後も売上を伸ばしていくためには、コア業務の工数確保が重要です。
しかし、データ入力の業務があると、そちらにばかり時間が取られ十分に重要な業務をする時間が割けません。

特に人手不足の状態では、データ入力タスクも計画的に進捗できず社員も精一杯になってしまうため、本来しなければいけない仕事もできなくなります。
その結果、残業が必要になり長時間労働になるなど悪循環です。

しかしデータ入力代行業者にデータ入力が依頼できれば、本来行わなければいけないコアな業務に注力できます。

2.コスト削減が可能

売上を伸ばすためには、普段かかっているコスト削減も重要です。
社員がデータ入力を行ったほうがアウトソーシングするよりもコストがかからないと感じている企業もあるかもしれませんが、現実はその逆です。

自社のマンパワーで対応するよりも、アウトソーシング業者に依頼したほうが安く済むことの方が多いです。

社員でも何十年もデータ入力の腕を磨いてきた社員であれば効率も良いかもしれませんが、慣れない人が行ってしまうと大変です。
また、育成のための人件費もかかり、さらに残業代なども発生します。

データ入力代行サービスなら短時間で入力作業が完了しますので、結果的にコスト削減につながりやすいです。

3.急なデータ入力作業も迅速に対応

前持ってデータ入力が必要なものだけでなく、後から急に入力作業をしなければならない場合も出てくるでしょう。
急ぎでも誰も社員の手が空いていない時は、焦ってしまうものです。

そのような時にも、業者によっては急遽必要な分も柔軟に対応してもらえます。

別途人を雇って急ぎでデータ入力をする必要もないですし、プロのためミスもほとんどなく安心です。

また、社員も無理に時間を空けて対応する必要がないため、本来の業務に集中できます。

データ入力代行サービスを利用する2つのデメリット

データ入力代行を利用すればメリットも多々あるのですが、一方でいくつかのデメリットもあります。

良い部分にばかり目がいってしまうと、後から失敗したような気持ちになってしまいます。
企業としての大切なコストを使うため、しっかりとデメリットも知って対策を考えておきましょう。

ここからは、2つのデメリットを紹介していきます。

1.会社によって料金体系が異なるためわかりにくい

データ入力代行を利用したことがないと、料金がいくらだと妥当なのか判断しにくいかと思います。
また、いくつかの業者から見積もりを取っていざ比べて見ようと思っても、料金システムが異なっていてどう比べて良いのかわからない方も多いです。

実際データ入力代行は料金システムが異なり、比較するのが難しいです。
データ量で費用が変わる業者や、専門性を重視して料金設定を考えている業者など、さまざまです。

比較する時には、注文から納品まで合わせていくらかかるのかを見てみましょう。
さらに、自社のよくあるケースに当てはめて、試算してみることをおすすめします。。

2.低品質な会社も多く存在する

データ入力代行と聞くと、どこでも同じようなサービスを受けられるような気持ちになってしまうのではないでしょうか。

しかし実際には、ホームページに書かれているようなサービス内容ではなく、低品質な会社もあります。
業者のスキルは企業によるため、すべてのデータ入力代行で同じような品質が得られるわけではありません。

中には業者側で少しでも利益を上げようと、日本ではなく海外にアウトソーシングしているケースもあります。

思ったような品質を得られない可能性もあるため、最初はテストとして短期間契約を打診してみましょう。

データ入力代行サービスでできる主な業務

データ入力代行で依頼できる業務は多岐にわたりますが、あくまで単純作業で、覚えてしまえば誰にでもできるような利益に直結しない業務のみ対応しています。。

ここからは、具体的にどのような作業なのか見てみましょう。

文字や数字の単純入力

文字や数字を見たままに入力するような単純作業であれば、データ入力代行サービスで対応可能です。中でも、これまで紙ベースで保管をしていた情報をパソコンに入力して管理したい場合は、特におすすめです。

単純に紙を見ながらそのまま入力するような作業でも、社員が行えば膨大な量をこなすのは大変です。
さらに、本来の仕事もできなくなり、支障が出てしまう場合もあります。

データ入力代行サービスなら、申込書やこれまで保存してきた書類をデータ化したい時など、さまざまな場面で利用できます。

データのリスト化

データをただ入力するだけでなく、リスト化して今後情報が欲しいと思った時にすぐチェックできる状態にしてもらうことも可能です。

データはルールに沿って分類しなければ、探す時が大変です。
カテゴリごとに絞り込みたいと思っても、1つずつ探さなければならず手間がかかってしまいます。

データ入力代行サービスを活用すれば、企業で必要な情報を取り出したい時、すぐに引き出せるように、使いやすく整理されたデータを用意してくれます。

カテゴリごとだけでなく、専用のツールや表なども活用可能です。

【専門業者vsオンラインアシスタント】データ作成代行サービス比較

データ作成代行の業者の中には、専門業者とオンラインアシスタントがあるのはご存知でしょうか。
それぞれに特徴があり、メリットとなる部分、デメリットとなる部分にも違いがありますので、後悔しないためにもよく検討しましょう。

専門業者

データ入力代行で、より実績が豊富な業者にお願いしたいと考えた時には専門業者がおすすめです。
これまでもさまざまな企業から依頼をもらって取り組んできた業者がほとんどですので、細かい部分のノウハウも持っていて、迅速で正確にデータ作成を行ってくれます。

料金体系としてはページあたりで料金設定されている場合も多く、相場は数千円から高いと2万円程度となります。
料金も業者ごとに異なるため、注意が必要です。

自社が頼みたいと思っているデータについて詳しい、これまでも豊富な実績がある場合は料金以上の満足感を得られるかもしれませんが、オンラインアシスタントに頼むよりもコストが高くつくのがデメリットです

オンラインアシスタント

データ入力以外にも困っていることや代行してほしいと考えている作業がある場合は、オンラインアシスタントがおすすめです。
料金体系としてはページ数やデータ件数ではなく、基本的に時間で設定されているケースが多いです。
頼む時にも時間で計算しながら、必要な分をお願いすると良いでしょう。
費用の相場は月額5万円から10万円程度です。

データ入力のほかに、翻訳やSNSの運用、経理の事務などさまざまな分野を任せることも可能です。
周辺業務と整合もしやすく、柔軟な対応をしてくれます。

これまで業務が滞り気味だった企業もオンラインアシスタントを上手に活用できれば、社員が本来の仕事に時間をかけられます。

専門業者ほど専門性はない点はデメリットですが、料金に関しても専門業者に比べてリーズナブルに頼めるため、コスト削減にもうってつけです。

データ入力代行サービスの選び方のポイント

データ入力代行を選ぼうと思うと、さまざまな業者がヒットしてしまい、どこが良いのかわからなくなってしまうでしょう。
よくわからないまま何となくで選んでしまうと、本来期待していた業務をしてくれず後悔につながってしまうかもしれません。

頼んで良かったと思えるように、データ入力代行サービスの選び方も覚えておきましょう。

1.費用が相場の範囲内か

ホームページの魅力だけで選んでしまい、どの程度の費用が相場かわからないまま契約してしまうと、相場度外視の費用で契約させられてしまうかもしれません。

事前に相場を知っていればおかしいと気が付けても、知識がないとデータ入力代行を頼めばこの程度の費用がかかるのは当たり前だと思ってしまうでしょう。
後からほかにリーズナブルで質の良い業者を見つけてしまったら後悔してしまいます。

相場度外視の見積もりを出された時におかしいと気が付けるように、必ず複数社の見積もりを比較して検討することが重要です。
相場の範囲内か確かめてから契約しましょう。

2.納期を明確に提示するか

企業がデータ入力代行業者に求めるのは、迅速でスピーディー、納期を守ってくれるかも重要ではないでしょうか。

どのデータ入力代行業者もしっかりと納期を守ってくれて迅速なイメージがあるかもしれませんが、中には納期を曖昧にする業者もいます。
データには重要な事項も多く、少しでも早く出来上がったものが欲しいというのはどの企業でも思うことではないでしょうか。

また、口先では良いことを言っていても、実際は約束を守らない業者の可能性もあります。
まずは、テスト発注をしてみましょう。
この時どんな対応をするかで見極めるのがおすすめです。

3.豊富な実績を持つ会社か

データ入力代行の業者を選ぶ際に、豊富な実績を持っているか確認しましょう。

ホームページなどでどんなに魅力的に感じても、本当にその通りの仕事をしてくれるかどうかはわかりません。
どこを見ても実績が確認できないようであれば、もしかしたら頼んだ後でホームページに記載されているような仕事をしてくれない可能性があります。

ホームページや営業資料などの実績の欄を見て、どんな会社が利用しているのか確認しましょう。
特に自社と同じ業界の実績があれば、ご依頼時にキャッチアップが早くスムーズに対応してもらえる可能性が高いです。

4.担当者の対応は誠実か

担当者がどんな人柄で話しやすいかどうかも重要です。
データ入力代行やほかの業務などについて頼めるものをお願いする際、話しにくいと感じる人だったら相談しにくく感じるでしょう。

今後も大きく関係が変わるとは限らないですし、言いたいことを言えないような環境では思ったような仕事をしてもらえないかもしれません。

まず商談やメールの段階で、受注前のやりとりの中で担当者の性質を見極めましょう。
この段階でしっかりと柔軟な対応ができていて、話をしっかりと聞き真摯に寄り添ってくれる担当者か判断する必要があります。

5.セキュリティ対策を採っているか

企業にとってセキュリティの問題は重要です。
少しでもセキュリティ対策の面で不安を感じるデータ入力代行業者は避け、本当に信頼できる業者を利用しましょう。

万が一のことがあった時、自社にも責任がついて回ります。
これまで信用してくれていた顧客などからの信頼を失い、企業として大変なことになってしまうでしょう。
プライバシーマーク（Pマーク）やISO27001を取得しているのかどうかも大変重要です。

【オンラインアシスタント】データ入力代行サービスおすすめ4選

いざネットでデータ入力を代行してくれる業者を探すと、どこが良いのか悩んでしまうかもしれません。
大切なデータを預けるため、信頼できるオンラインアシスタントのデータ入力代行サービス業者にお願いしたいものです。

こちらでは、オンラインアシスタントの中でも信頼できるデータ入力代行サービス業者を紹介していきます。

source

弊社では、各業種10年以上の経験者が豊富な知識と実績でデータ入力を代行させていただきます。

しっかりとお話をお伺いし、細かいご要望などにも柔軟に対応いたします。
担当アシスタント全員とコミュニケーションを図ることも可能です。
1年以上の継続率は90%を超えており、さまざまな企業様にご利用いただきご満足いただいております。

新しく自社で人を採用するとなるとコストも大変ですが、弊社をご利用いただければ採用や教育コストも不要です。
また、対応言語も多数、多様な業界経験もございます。

ほかにも、総務やWebサイト運用、秘書アシスタントや経理アシスタントまで、人手が足りず困っている作業もお手伝いが可能です。

→sourceの詳細はこちら

フジ子さん

今忙しいから限定的にデータ入力の代行を頼みたいという場合も、必要な時必要なだけ頼めます。
臨機応変に対応が可能で、実務経験が豊富な担当者が質の高い仕事をしてくれます。
データ入力代行を頼みたいと思いながらも、コスト面で不安を感じている企業も多いのではないでしょうか。

コスト面での相談に応じ、業界水準の半額で提供も行っています。
頼める業務も経理や人事、Web運用など幅広いため、自社に必要なサポートを考えながら相談もできます。

セキュリティに関しても最新の技術を使い、強固に徹底した管理を行っているので安心です。
退職の心配もなく、毎回ハイレベルなデータ入力やその他の業務を頼めます。
実務経験が豊富な担当者がチームで対応します。

→フジ子さんの詳細はこちら

i-Staff

データ入力代行のほかにも、秘書業務、電話受付代行、経費精算、入稿作業やライティング作業まであらゆる業務の代行が可能です。
本来行いたいコアな業務へ割く時間が確保できず悩んでいるなら、データ入力のほかにも自社で必要なサービスを組み合わせて一括で代行してもらうこともできます。

さまざまなスキルを持った担当者が在籍しているだけでなく、高いスキルを持っているため安心して頼めます。

スキルを持っているからすべての人を採用しているのではなく、本当に優秀な人か選ばないため採用率は1%です。
だからこそ、妥協のないサービスを提供しています。

データ入力をはじめスピードも大切ですが、早く質の良い仕事をしてくれます。
オフラインの業務も対応可能です。

→i-Staffの詳細はこちら

Famm

企業がどのような業務を頼みたいのか、予算はいくらにしたいのかなど、詳しく丁寧にヒアリングしてくれます。
まずどんな風に考えているのか企業の意見や要望を大切にしたうえで、最適な方法を提案してくれる業者です。

高いスキルを持ったアシスタントが揃っていますし、安心して任せられます。

データ入力の代行業務のほかにもECショップの運用やSNS運用代行、広告運用サポートまであらゆる代行できる業務に対応しています。
自社の中で困っていることがデータ入力以外にもあれば、一緒に頼んでも良いでしょう。

忙しい時や人が急遽退職になり足りない時だけなど、臨機応変に依頼が可能です。
余計な人件費もかからず、コストを効率的に削減できます。

→Fammの詳細はこちら

【専門業者】データ入力代行サービスおすすめ4選

ここからは、専門業者の中でも安心して任せられるデータ入力代行サービスについて紹介していきます。
オンラインアシスタントと同様に、専門業者も探してみると多数あり、どこを選んだら良いのかわからなくなってしまうでしょう。

中でも信頼でき、企業の立場になって寄り添いながら話を聞いてくれる専門業者を紹介していきます。

うるるBPO

企業がどのようなことで悩んでいるのかしっかりとヒアリングをしたうえで、問題解決に向けベストな方法を提案してくれる専門業者です。
売上を上げるために、もっとコアな業務に取り組めるような環境をサポートしてくれます。

特に実績が高く、多数の企業がすでに利用しています。
数多くの企業のデータ代行実績がありますので、ノウハウや対応技術も大変高く安心です。

どこも同じようなサービスではなく、1社1社に合った方法で適切な提案を行ってくれます。
企業の状況に合わせて、一括業務処理や納期優先フローなどさまざまなフローが充実しています。

日本だけでなく海外にも子会社があり、請負体制が整っているのも安心です。
文書の電子化やデータクレンジングなども可能です。

→うるるBPOの詳細はこちら

ナレッジデータサービス

さまざまなデータ入力に対応している専門業者です。
企業で扱っている名簿だけでなく、映像や音源の文字化やテープ起こし、Web上のデータ収集や整理まですべて行ってくれます。

より専門的な技術も持っている業者ですので、大学研究者向けのデータを活用しながら分析も行えます。
必ずしもまとまった大口案件でなければいけないわけでなく、小口案件でも問題ありません。

柔軟に対応してくれますので、自社でどのように考えているのか伝えればベストな方法を提案してくれます。
大学教育機関をはじめ、自治体、公共機関に向けてのデータ入力や加工、集計や分析までさまざまな提案も可能です。

実績も豊富にあり一般的な企業だけでなく、大学や病院、自治体からの納入実績があります。

→ナレッジデータサービスの詳細はこちら

東京反訳

企業によっては、データ入力代行の中でも、特にテープ起こしや文字起こしをしてほしいと考えているところもあるのではないでしょうか。
文字起こしを専門に行っている会社で、しっかりと録音された会議や取材などの発言を書き起こし文字のデータにしてくれます。

専門用語が多いと自社で行ったほうが確実で良いと感じながらも、社員には時間の余裕がないのが現実です。

専門的に行っている業者だからこそ、難しい用語などもしっかりと文字起こししてくれるため安心して頼めます。
年間約200,000件という実績も持ち、さまざまな企業の対応をしています。
国や医療機関、研究開発機関などすべて対応可能です。

→東京反訳の詳細はこちら

アレスクリエイション

データ入力の技術も高く確かな業者ですが、セキュリティにもしっかりと力を入れている専門業者です。
自社の重要な情報が流出してしまったら、大きな損害を受けてしまいます。
個人情報にも厳しい世の中ですので、リスク対策は重要です。

歴史も古く1997年から高セキュリティなことでも有名な専門業者で、実績も豊富に持っています。
中には設立当初から今もずっと利用している企業もあり、信頼されています。

データ入力代行のほかに、BPO事業、DM封入発想代行、スキャン代行なども行っていますので、一緒に利用したいサービスがあれば相談してみましょう。
ただデータを入力するだけでなく、データ化された情報に検索機能も付加してくれます。

→アレスクリエイションの詳細はこちら

まとめ

「データ入力代行を利用したほうが効率的に仕事が進みそうだ」と思ったものの、依頼したいデータ入力業務の時間配分がわからない場合もあるでしょう。

後から明確になってきた時に柔軟に対応できるのはオンラインアシスタントです。
契約時間の範囲で、状況に応じて臨機応変に対応してくれます。

弊社オンライン対応アシスタントサービス「source」は高いスキルを活かしながら、企業様の要望へ柔軟に対応いたします。
担当アシスタント全員とコミュニケーションも取れるため、綿密で柔軟な対応が可能です。

→オンライン対応アシスタントサービス「source」詳細はこちら