最近は、経理や人事、営業事務などのバックオフィス業務をオンラインアシスタントに依頼して、より社内のコア業務に集中させる企業が増えてきています。
自社でもオンラインアシスタントの利用を検討しておられる方は、多いのではないでしょうか。
実際に利用しようと思っても、オンラインアシスタントのサービスを提供しているところは多く、選ぶのが大変だと感じる方も。
そこで今回は、オンラインアシスタントを利用するための、選び方のポイントを紹介します。

オンラインアシスタントの選び方

オンラインアシスタントを依頼したいと思う理由には、いろいろあると思います。
例えば、「単調な業務が多く、よりコア業務により集中したい」「社内スタッフの福利厚生を充実させたい」「人材が不足している」などなど。
さまざまなケースがありますが、オンラインアシスタントを利用して、より企業内の業務がスムーズに行われるようにしたいというのが主な目的です。

そのために、依頼する前に、依頼したい業務内容を具体的に把握しましょう。
例えば、経理関連として見積書・請求書関係の業務と言っても、見積書・請求書の発行、経理システムへの入力、書類の保管、入金管理など多岐に渡っています。
ですから依頼内容を具体的に把握することが必要です。具体的に把握していれば、依頼した後のイメージも持ちやすくなります。

業務内容のレベル

依頼する内容を把握したなら、次にその業務の専門性を確認します。
経理関連、英語や中国語の翻訳業務、クライアントとのやり取りなどののアシスタント業務は、専門性が高い業務になるでしょう。
また、書類の整理や受付の電話対応、お問合せメール対応など専門性はそれほど高くないにしても、業務量が多いものもあります。

オンラインアシスタントは、専門性の高い業務から、専門性が低いものの業務量が多い作業も行いますが、それぞれに特化しているオンラインアシスタントもあれば、全般的に業務をこなせるオンラインアシスタントもあります。
依頼する内容はどんなものが多いかに基づいて選ぶと、最適なサービスを利用できます。

対応について

オンラインアシスタントは、言葉の通り、インターネットを利用して行う業務になります。そのため依頼できる業務は、オンラインで行うもののみであることがほとんどです。
その中で、オンラインアシスタント「source」は、オフラインでの業務にも対応しています。
オフラインでも業務を頼めると、依頼内容の幅が広がります。オンラインで依頼したけど、上手くいかなかったと感じていることも、依頼できるかもしれません。

また、イレギュラーで海外とのオンライン会議などがあった場合でも、日ごろから業務を把握しているアシスタントに同席してもらえると、業務の内容を把握しているので安心できます。
オンラインアシスタントでは、契約企業専用のチームを作るのではなく業務に特化してスポット的に行う場合もあれば、契約企業の業務内容の対応をオンラインアシスタント側でチームを組んで行うこともあります。
それぞれ、依頼する業務の性質によって選ぶことができるでしょう。
「source」では、契約企業の業務内容は、チームで共有して行っています。
それにより、いつものスタッフがいないので対応がうまくいかなかった、ということはありません。

コミュニケーション

オンラインアシスタントと依頼する企業とのやり取りは、基本的にオンライン会議システムやメール、電話などで行われます。
チャットツールなどもあり、簡単にコンタクトを取ることができます。]
依頼するオンラインアシスタントでどのコミュニケーションツールを使っているか確認するなら、その後のやりとりもスムーズに進められるでしょう。
オンラインアシスタント「source」では、実際にお会いして依頼内容を確認させていただいています。
業務のメインがオンラインでも、「何かあったら会って話せる」のでご利用のお客様に安心だと喜んでいただいています。
実際の業務は、オンラインで説明しづらい業務も多数あるのが実情です。オフラインで対応することで、依頼業務の内容をしっかり把握し、お客様との意思疎通をきちんとるようにしています。

まとめ

今回は、オンラインアシスタントを選び方について紹介しましたが、いかがだったでしょうか。
オンラインアシスタントを利用する目的や業務内容と、特徴のあるオンラインアシスタントのサービスを照らし合わせてみてください。きっとぴったりのオンラインアシスタントが見つかると思います。

プチBPO「source」では、無料トライアルを行っています。
ぜひ、オフラインでの対応もあるオンラインアシスタントを体験してください。
一歩先を行くオンラインアシスタントをお試しください。

選び方のポイント