オンラインアシスタントを
利用する前に確認したいポイント

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利用する前に確認したいポイント

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利用する前に確認したいポイント
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海外では「バーチャルアシスタント」として浸透している「オンラインアシスタント」。日本では、新型コロナウィルスの影響もあって、在宅で様々な業務依頼に対応するオンラインアシスタントに注目が集まっています。オンラインアシスタントを活用したいとお考えの経営者、採用担当の方に、オンラインアシスタントを利用する前に確認すべきポイントをご紹介します。

オンラインアシスタントの働き方

オンラインアシスタントは基本出社せず、自宅で働きます。アシスタントがサポートする業務は営業・人事・経理・秘書・RPA・多言語対応など、多岐にわたります。
複数人のアシスタントにチームで動いてもらう場合は、窓口となるアシスタントに業務の割り振りを一任することができます。

昨今ではさまざまな働き方が増えており、オンラインアシスタントはそれに適した働きの一つと言えますが、オンラインアシスタントで提供されるサービスにもいろいろな特徴があります。オンラインアシスタントのサービスを利用する前に、選ぶポイントや依頼したい業務を明確にする必要があります。

オンラインアシスタントに依頼する業務内容

業務を依頼する場合、まずどの業務のどの分野の内容を依頼したいのかを具体的に考えます。例えば、経理を依頼するなら、経理の営業の日々の経費の仕分けや経理システムに入れるまでを依頼するのか、経理全般のアシスタント業務を依頼するのかなどを決めます。
この依頼する業務の振り分けは、コア業務をより充実させるために大切になりますので、依頼者は依頼する目的をより明確にして依頼内容の振り分けを考えるとスムーズに行えると思います。
次に、オンラインアシスタントの選別を行います。各社それぞれ、オンラインアシスタントの特徴があります。弊社の「source」は、一般的なオンラインアシスタントと同様に、自宅から行う事務処理のバックオフィス業務を行いますが、それらのオンライン業務の他にも、オフラインでの業務にも対応できることが特徴となります。例えば、営業アシスタント業務には、営業用の資料作成や電話対応、クライアントへの提出資料などさまざまありますが、オンラインだけの業務だと依頼する内容が限られてしまいますが、オフラインにも対応できることで営業のよりコア業務に従事できるようになり十分なサポートをすることができます。依頼する内容の幅が広がると思います。一度、弊社の「source」のサービスをご検討ください。

オンラインアシスタントのブログ|オンラインアシスタントを利用する前に確認したいポイント

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オンラインアシスタントを選ぶ時にチェックするポイント

オンラインアシスタントを依頼するとき、他にどんな事を確認したらいいのでしょうか。いいろいろあると思いますが、おおまかなチェックポイントをまとめましたので、確認してみてください。

・単発業務か、幅広い業務を希望するか

秘書業務のみ、経理のみ、など、ひとつの業務に特化して請け負うアシスタントが必要か、幅広い業務を請け負うマルチなアシスタントを依頼したいのか、必要なタイプを選ぶと、効率的に運用できます。

・アシスタントを提供する会社は実績があるか

オンラインアシスタントを提供する会社の実績を確認します。例えば、会社のHPにたくさんの企業の導入事例が紹介されていたり、口コミで高評価を得ているかどうか、などを確認できます。

・コミュニケーションスキル

オンラインアシスタントは、伝える力、臨機応変に対応する力が必要です。この力には、コミュニケーションスキルが不可欠です。契約前にアシスタントと面接できるサービスがあれば、会話して、コミュニケーションスキルの有無を確認しましょう。

・費用

オンラインアシスタントを雇用するか、派遣・パート・アルバイトを募集し、採用するか、それぞれの費用、コストパフォーマンスはどうかを考えます。この2つの大きな違いは固定費です。派遣やパートの場合、定常的に仕事が発生しない場合も人件費が発生します。しかし、オンラインアシスタントは仕事の増減に合わせて、採用コスト0で人材を確保できるので、不要な固定費をなくすことができます。

オンラインアシスタントの1歩先を行く「source」

既に少しご紹介しましたが、「source」のサービスは、オフラインでの業務にも従事します。イメージとしては、「プチBPO」です。BPOは、英語表記にすると「business process outsourcing 」(ビジネスプロセス・アウトソーシング)で、この定義は、自社の業務を外部企業へ委託することです。業務代行や人材派遣といった一部の業務を委託するのではなく、一連の業務の流れをまるごと委託することを意味します。例えば、経理業務の全プロセスを一括して委託できるサービスなどを「BPO」と呼びます。BPO程規模は大きくないですが、でもオンラインアシスタントより対応の領域が広く少し進んだサービスを提供しています。いわば「プチBPO」とも言える「source」のサービスをオススメします。
「source」は様々な事情で退職した女性たちを応援しています。「長時間家を開けることができない、でも仕事で培ったスキルを活用し、社会貢献をしたい。」強いやる気と、能力を持つスタッフをバックオフィスに置いてみませんか?実際に利用したお客様から、自分が作業するよりもアシスタントの方が早く終わり、大変助かったという感想があります。
初回に限り、3時間分の無料トライアルをお試しいただけますので、実際に体験してみられるのはいかがでしょうか。