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アウトソーシングでもBPOでもない、プチBPOだからできる

アウトソーシングでもBPOでもない、
プチBPOだからできる

アウトソーシングでもBPOでもない、
プチBPOだからできる
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最近の経済成長している分野に、アウトソーシングの事業があります。東京株式市場でも、人材派遣や業務請負を手掛けるアウトソーシング株が好調なことからも、成長している分野だと分かります。今回は、アウトソーシングやBPOのメリットとプチBPOのメリットをご紹介します。

アウトソーシングとは

最近、アウトソーシングという言葉はよく聞くようになりました。
英語のアウトソーシング(Outsourcing)は、「out(外)」と「sourcing(調達)」という2つの単語から成り立っています。外から調達して業務を行う、つまり、自社業務のある分野や一部を、外部の労働者や専門業者に委託することの意味でよく使われますが、企業などに技術者を派遣したり、工事や設備の補修などの業務を一括して請け負ったりすることもあります。

アウトソーシングの分野には、個人に依頼するクラウドソーシングから企業へBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)などがあります。この分野が経済成長しているのは、新型コロナウイルスの影響の他にも、グローバル化が進むのに伴った技術の成長も市場全体で高まっているため、企業内のリソースだけではなく外部のリソースも活用して成長しようとしているからです。また、企業の付加価値を高めて差別化を図ったり、人材不足やコスト削減など企業にとってメリットがあるからです。

アウトソーシングでもBPOでもない、プチBPOだからできる

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アウトソーシングの業務内容

アウトソーシングの業務内容には、どのようなものがあるのでしょうか、具体的に見ていきましょう。

アウトソーシングの業務内容例

・人事関係:給与計算、人事評価のリスト作りなど
・秘書関係:電話対応、スケジュール管理など
・経理関係:経理の書類処理、入力業務など
・総務関係:社内スタッフのデータ管理、社内イベントの企画や案内など
・事務業務:文章作成、メール連絡など
・営業関係:営業アポ、電話対応など

他にもたくさんあります。

まだまだアウトソーシング依頼されている業務はありますが、今までは、業務内容が決まっているルーティンワークがアウトソーシング依頼される傾向がありました。最近は、企業の付加価値を高めたり、他社との差別化を図るための依頼が多くなりました。一例として以下のような業務依頼があります。

他のアウトソーシン分野の例

・製品の製造(OEM)
・管理関係:商品の在庫管理、梱包、発送、お客様への連絡など
・広報関係:WEB関係の管理、更新作業など

アウトソーシングのBPO

先ほど紹介したように、企業内の一部の内容を依頼するようなアウトソーシングだけではなく、企業内の一部の分野を丸ごと専門業者にアウトソーシング依頼するBPOを活用する企業も増えています。BPOは、従来のアウトソーシングより委託できる内容や分野が増えるというメリットがあります。BPOを依頼すると、その分野を自社企業内におく必要はなくなり、コスト削減を見込め、より重視したいコア業務へ力を注ぐことができます。

アウトソーシングのBPOの中でも、電話対応やカスタマー対応の業務は早くから参入している分野になりますが、最近では、経理や総務、マーケティング部もBPOを活用する企業が増えています。アウトソーシングのBPOは、今後も成長が見込める分野の1つです。

アウトソーシングとBPOのデメリット

アウトソーシングとBPOのメリットをお伝えしてきましたが、メリットにはデメリットがつきものです。デメリットが分かれば、対策や活用時に気をつけて利用することができます。どのような面があるか調べてみました。

デメリットの例

・委託してしまうので、社内にノウハウが蓄積できない
・コスト削減のため依頼したのに状況が変わってコストがかかってしまった
・業務の効率化や品質管理をコントロールするのが難しい
・情報漏洩の危険がある
など

各社アウトソーシングやBPOのサービスを提供する企業は、これらのデメリットを小さくするように工夫しています。BPOサービス業者の専門性を依頼する方が、社内でノウハウを蓄積していくより良い場合もあります。先ほど上げたデメリットを念頭に置き、依頼する内容をよく考えて利用することで、メリットが大きくなると思います。

プチBPOのメリット

これまで社内で培ったノウハウもありますが、BPOサービスでは新しい方法になります。しかし、弊社が提供しているプチBPOの「source」では、社内の状態を大きく変えることなく、業務委託していただけます。BPOより大きな規模ではないので、利用しやすさを実感していただいています。また、オンライン、オフライン業務を使い分けて業務を進めますので、情報漏洩の危険を減らしつつ、業務効率を進めることができます。
こんな業務を依頼していただくことができます。

プチBPO「source」の業務例

営業・社内 サポート
紙資料のデータ化やパワーポイントフォーマット編集などの営業・社内サポートを行います。

人事 サポート
面接の日程調整、対応や人材媒体管理などを行います。

秘書 サポート
アポイント調整、出張手配などのサポートを行います。

経理 サポート
請求書/見積書の発行やクラウドサービスの会計関連情報入力のサポートを行います。

RPAサポート
エラー対応や依頼タスクRPA化できるか否かを振り分けるなどのサポートを行います。

プチ・クリエイティブ サポート
イラストレータ/フォトショップの“ちょっとした”修正のサポートを行います。

不動産会社 サポート
自社マイソクの新規作成のデータ更新などのサポートを行います。

英文対応・多言語対応
メールの日本語・多言語翻訳や海外サイトのリサーチなどのサポートを行います。

初回限り3時間分の無料トライアルをご用意しています。ぜひお試しください。
「source」を活用中のお客様の声は、コチラをご覧ください。

経済成長が著しい分野のアウトソーシング、BPO、プチBPOの魅力をお伝えしましたが、いかがだったでしょうか。企業の付加価値や差別化を図るために利用する企業は増加していますが、BPOのように規模が大きくなくても、プチBPOで社内環境を整えてコア業務に力を注いでみませんか。

派遣ではなく、プチBPOで

派遣ではなく、プチBPOで

派遣ではなく、プチBPOで 640 427 source

働き方が多様化に対応しながら人材不足を解消するために、企業は新卒者へアピールや中途採用を積極的に行ったり、人材派遣やオンラインアシスタントを利用するなどいろいろな取り組みを行っています。今回は、人材派遣とオンラインアシスタントの中でも一歩先を行く「プチBPO」を利用するメリットをお伝えします。
ぞれぞれの勤務形態やサービス内容を知るなら、上手に活用するのに役立つと思います。

人材派遣とは

人材派遣は、労働者派遣法という法律によって守られた人材サービスです。1986年に施行されてから、たびたび法改正が行われ規制が変化しながら、現在よく知られている「派遣サービス」となっています。いきなり法律の話でしたが、人材派遣とは、要は法律によって守られた安心できるサービスで、現在は派遣形態が「登録型派遣(一般派遣)」「紹介予定派遣」「無期雇用派遣(常用型派遣)」の3種類が存在しています。

派遣形態について、それぞれ詳しく説明しませんが、いずれも時給制で派遣会社が企業と契約し、派遣会社に登録した人材が派遣されます。人材確保をするために、利用する企業が人材の求人など業務を行う必要はありません。派遣会社で研修を行ったりスキルUPが行われています。また、派遣登録者の中には、専門性の高い分野だったり高いスキルを持っているので、新人研修などを行わないで優秀な人材を活用することができます。さらに、正社員を雇うと必要になる雇用保険、健康保険や給与計算は、派遣会社が行うので細々した業務を行わずしてスキルの高い人材を確保できます。基本は契約した企業に赴いて業務を行います。

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業務内容

オンラインアシスタントは、インターネットを介して在宅で業務を行うサービスです。オンライン秘書、バーチャルアシスタントなどと呼ばれることもあるサービスで、主に企業の事務処理などバックオフィス業務を行います。業務内容は、オンラインアシスタントを活用する企業が提供するサービスや依頼する業務時間などによって異なりますが、主に社内で行っている一部の業務を切り分けして依頼する業務体系になります。

例えば、営業のメール対応の部分のみの業務を依頼する場合、企業内で新たな人材を確保したり、業務のために人材教育などのケアをする必要はなく、コア業務に力を注ぐことができます。1人の人材を雇うのではなく、依頼した業務の成果物の高さに比重がおかれますので、人材のための費用というよりは作業に対して費用が発生します。オンラインアシスタントの詳しい内容については、コチラをご覧ください。

プチBPOのオンラインアシスタントとは

BPOは、業務の分野をすべて業務委託してアウトソーシングする業務体系です。依頼する業務に関わる人材育成や業務効率のためのノウハウ作りなどもまとめて依頼できますが、規模が大きくなります。プチBPOのオンラインアシスタント「source」の業務イメージは、従来のBPOより規模が小さくなりますが、業務をまとめて依頼していただけます。また、オンラインアシスタントのようにオンラインのみの業務だけではなく、オフラインの業務も行います。つまり、社内の切り分けをして依頼した業務の流れには、オフラインの業務も含まれますが、そのオフライン業務も含めて依頼していただけます。

プチBPOの「source」では、オンラインアシスタントを活用したい企業の必要な分野の業務に見合った時間を契約し、業務をお受けしています。「source」では、チーム体制で企業をサポートしていますから、新人教育のような人材教育や人材確保の費用をかける必要はなく、クオリティも高い業務成果を提供しています。今までに経験したことの無いサービスは、どんなに説明を受けたとしても疑問や不安はつきものですが、解消していただけるように無料トライアルをご用意しています。
「source」の詳しいサービスについては、コチラをご覧ください。

コミュニケーション

オンラインアシスタントと依頼する企業とのやり取りは、基本的にオンライン会議システムやメール、電話などで行われます。チャットツールなどもあり、簡単にコンタクトを取ることができます。依頼するオンラインアシスタントでどのコミュニケーションツールを使っているか確認するなら、その後のやりとりもスムーズに進められるでしょう。
オンラインアシスタント「source」では、実際にお会いして依頼内容を確認させていただいています。業務のメインがオンラインでも、「何かあったら会って話せる」のでご利用のお客様に安心だと喜んでいただいています。実際の業務は、オンラインで説明しづらい業務も多数あるのが実情です。オフラインで対応することで、依頼業務の内容をしっかり把握し、お客様との意思疎通をきちんとるようにしています。

メリットの比較

人材派遣、オンラインアシスタント、プチBPOの形態についてお伝えしましたが、それぞれ特徴があります。サービスの内容をまとめました。

人材派遣のメリット

・主に企業に来社して業務を行う
・派遣会社と契約を行う
・人事にかかる保険関係が発生しない
・契約内容によって専門性の高い人材を確保できる

派遣会社の派遣契約形態の中には、正社員登録を前提としている契約もあり、利用する企業にとっては、正社員の人材を確保するというメリットもあります。

オンラインアシスタントのメリット

・主に在宅のオンライン業務を行う
・サービス企業と契約を行う
・切り分けたオンラインの業務を依頼できる
・人材に関する費用は発生しない

オンラインアシスタントは、年間で業務が繁忙する時期だけ依頼したり、特定の業務が発生した時だけに依頼するなど、単発でオンラインの業務が発生した時に依頼することができ、人件費をコントロールしながら業務を行うことができます。

プチBPOのメリット

・オンライン業務とオフライン業務を行う
・サービス企業と契約を行う
・切り分けた業務のオンラインもオフラインの業務も行う
・人材教育などのケアやコストを削減できる

プチBPOは、長期的に社内業務の一部を依頼することができます。その分野をアウトソーシング依頼できるので、よりコア業務を行えます。もちろん、オンラインアシスタントのように年間で業務が繁忙する時期だけ、特定の業務が発生した時だけなど、特定の時期に依頼することもできます。また、オフライン業務が含まれていても依頼することが可能です。

人材派遣、オンラインアシスタント、プチBPOの形態のメリットについてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。それぞれのサービスの特徴に合わせて、自社に適したサービスを利用してください。プチBPOのご相談は、WEBより承っています。

どこのオンラインアシスタントを利用する?~選び方~

どこのオンラインアシスタントを利用する?~選び方~

どこのオンラインアシスタントを利用する?~選び方~ 640 427 source

最近は、経理や人事、営業事務などのバックオフィス業務をオンラインアシスタントに依頼して、より社内のコア業務に集中させる企業が増えてきています。
自社でもオンラインアシスタントの利用を検討しておられる方は、多いのではないでしょうか。
実際に利用しようと思っても、オンラインアシスタントのサービスを提供しているところは多く、選ぶのが大変だと感じる方も。
そこで今回は、オンラインアシスタントを利用するための、選び方のポイントを紹介します。

オンラインアシスタントの選び方

オンラインアシスタントの選び方

オンラインアシスタントを依頼したいと思う理由には、いろいろあると思います。例えば、「単調な業務が多く、よりコア業務により集中したい」「社内スタッフの福利厚生を充実させたい」「人材が不足している」などなど。さまざまなケースがありますが、オンラインアシスタントを利用して、より企業内の業務がスムーズに行われるようにしたいというのが主な目的です。

そのために、依頼する前に、依頼したい業務内容を具体的に把握しましょう。
例えば、経理関連として見積書・請求書関係の業務と言っても、見積書・請求書の発行、経理システムへの入力、書類の保管、入金管理など多岐に渡っています。ですから依頼内容を具体的に把握することが必要です。具体的に把握していれば、依頼した後のイメージも持ちやすくなります。

どこのオンラインアシスタントを利用する?~選び方~

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業務内容のレベル

依頼する内容を把握したなら、次にその業務の専門性を確認します。
経理関連、英語や中国語の翻訳業務、クライアントとのやり取りなどののアシスタント業務は、専門性が高い業務になるでしょう。また、書類の整理や受付の電話対応、お問合せメール対応など専門性はそれほど高くないにしても、業務量が多いものもあります。

オンラインアシスタントは、専門性の高い業務から、専門性が低いものの業務量が多い作業も行いますが、それぞれに特化しているオンラインアシスタントもあれば、全般的に業務をこなせるオンラインアシスタントもあります。依頼する内容はどんなものが多いかに基づいて選ぶと、最適なサービスを利用できます。

対応について

オンラインアシスタントは、言葉の通り、インターネットを利用して行う業務になります。そのため依頼できる業務は、オンラインで行うもののみであることがほとんどです。
その中で、オンラインアシスタント「source」は、オフラインでの業務にも対応しています。オフラインでも業務を頼めると、依頼内容の幅が広がります。オンラインで依頼したけど、上手くいかなかったと感じていることも、依頼できるかもしれません。

また、イレギュラーで海外とのオンライン会議などがあった場合でも、日ごろから業務を把握しているアシスタントに同席してもらえると、業務の内容を把握しているので安心できます。
オンラインアシスタントでは、契約企業専用のチームを作るのではなく業務に特化してスポット的に行う場合もあれば、契約企業の業務内容の対応をオンラインアシスタント側でチームを組んで行うこともあります。それぞれ、依頼する業務の性質によって選ぶことができるでしょう。
「source」では、契約企業の業務内容は、チームで共有して行っています。それにより、いつものスタッフがいないので対応がうまくいかなかった、ということはありません。

コミュニケーション

オンラインアシスタントと依頼する企業とのやり取りは、基本的にオンライン会議システムやメール、電話などで行われます。チャットツールなどもあり、簡単にコンタクトを取ることができます。依頼するオンラインアシスタントでどのコミュニケーションツールを使っているか確認するなら、その後のやりとりもスムーズに進められるでしょう。
オンラインアシスタント「source」では、実際にお会いして依頼内容を確認させていただいています。業務のメインがオンラインでも、「何かあったら会って話せる」のでご利用のお客様に安心だと喜んでいただいています。実際の業務は、オンラインで説明しづらい業務も多数あるのが実情です。オフラインで対応することで、依頼業務の内容をしっかり把握し、お客様との意思疎通をきちんとるようにしています。

まとめ

今回は、オンラインアシスタントを選び方について紹介しましたが、いかがだったでしょうか。オンラインアシスタントを利用する目的や業務内容と、特徴のあるオンラインアシスタントのサービスを照らし合わせてみてください。きっとぴったりのオンラインアシスタントが見つかると思います。

プチBPO「source」では、無料トライアルを行っています。ぜひ、オフラインでの対応もあるオンラインアシスタントを体験してください。一歩先を行くオンラインアシスタントをお試しください。

選び方のポイント

・オンラインアシスタントの選び方
・業務内容のレベル
・対応について
・コミュニケーション

コストを抑えるためにノンコア業務を振分ける

コストを抑えるためにノンコア業務を振分ける 640 453 source

コロナ禍などの社会情勢の影響を受け、多くの企業が経営的にダメージを受けており、企業における「コスト削減」が今まで以上に重要視されています。これは、企業にとって課題です。コストをゼロにできませんが、コストをできるだけ削減しようと、多くの企業は日々、取り組んでおられると思います。
近年、コストを抑えるために、アウトソーシングのBPOが注目を集めるようになっています。今回は、企業コスト削減の1つの方法として、BPOより手軽にスタートできるプチBPOについてご紹介します。

業務振り分けと外部委託

オンラインアシスタントのsourceは、BPOより手軽でオンラインアシスタントより一歩進んでいるプチBPOのサービスを提供しています。そもそも、なぜ、BPOやプチBPO、オンラインアシスタントが企業コスト削減につながるのでしょうか。

BPO、プチBPO、オンラインアシスタントに共通しているのは、企業内でこれまで行っていた業務の一部を委託することです。外部委託をすると、コストがかかります。しかし、外部委託することでコスト削減につながるのはなぜでしょうか。委託するために企業側はコア業務とノンコア業務を振り分けますが、このコア業務とノンコア業務を振分けることこそが、コストを抑えて、削減につながります。つまり、小さなコスト削減で利益を増加させることにつながるからです。

業務を振り分けるためには、業務のどこにコストがかかっているのかを把握することになります。その上でコア業務をより明確にして、その業務を中心として業務全体がスムーズの行われるように内政を整えるようにします。ノンコア業務を業務委託つまりアウトソーシングするなら、システム化されて業務全体の効率化を進めることができます。外部委託を利用するにはコストがかかるものの、トータルコストで考えるならコストを抑えつつ、利益を増加させる流れを作ることができるのです。
コア業務とノンコア業務を振分ける、これはあらゆるシーンにおいて大切なことだと考えられます。

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BPOとプチBPOとオンラインアシスタント

外部委託には、大きく分けてBPO、プチBPO、オンラインアシスタントなどがあります。同じ外部委託のサービスですが、それぞれ特徴があり、サービス内容が違います。それぞれの特徴を知るなら、現在の自社に必要で適したサービスを提供している外部委託業者の選定に悩まされずにすむかもしれません。最適なサービスを利用して企業のコスト削減につなげることができるでしょう。

これまでに掲載しているブログに、オンラインアシスタントやBPOなどの特徴をご紹介してきました。詳しく説明されているブログを参考にしていただけたらと思いますが、簡単に説明します

BPOとは

BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)は、欧米企業を中心に積極的に活用されており、企業業務のプロセスの一部を外部企業に委託する経営戦略のことで、国内市場は、今後も大きくなることが予測されています。例えば、問合せ関係の業務をコールセンターに委託するというイメージです。詳しくは、こちらをご覧ください。

オンラインアシスタントとは

オンラインアシスタントは、企業業務の中でとりわけコア業務と言われるバックオフィス業務を代わりに処理してくれる外部委託(アウトソーシングサービス)のサービスです。
主にオンライン上でのやり取りになります。企業もしくは、個人がオンラインアシスタントのサービスを提供しています。詳しくは、こちらをご覧ください。

sourceのプチBPO

プチBPOは、ニーズに合わせてバックオフィスの業務効率化に貢献するサービスです。 オンライン、オフラインの両方に対応しています。プチBPOと言うように、BPOほど大規模ではないので気軽に依頼していただけます。また、オンラインアシスタントのようにオンラインのみに対応ではなく、オフライン業務にも対応していますので、依頼できる分野が幅広くなります。

それぞれの特徴を把握して、自社に適したサービスを利用してコストを抑えるのを検討してみるのは、いかがでしょうか。

オンラインアシスタントより一歩進んだプチBPOのサービスと提供しているsourceの特徴をもう少し詳しくご紹介します。sourceは、即戦力となる優秀なスタッフを抱えるサービスで、ニーズに合わせてオフラインでもバックオフィスの業務効の率化に貢献するサービスを提供しています。お客様に痒いところに手が届く!と感じていただけるように魅力的で柔軟性の高いサービスを目指しています。

また、気になる月額料金ですが、リーズナブルで予算が限られていても利用可能な¥65,000~となっています。実際にサービスを体験できる、無料トライアルもご用意しています。

sourceのポイント

・即戦力となる優秀なスタッフ
・痒いところに手が届くサービス
・オンライン、オフラインでのサービスに対応
・リーズナブルな料金
・無料トライアル

コスト削減につながるノンコア業務の振分けを済ませたらトライアルを一度、お試しください。初回限定でトライアルは、3時間までという制限はあるものの、プチBPOのsourceが提供しているサービスがどのようなものか、実感していただけると思います。
実際に、具体的にどんなところまでサービスが受けられるのか、お気軽にお問合せください。コストを抑えつつ、より企業の利益をアップさせるのにご活用いただきたいと思っています。

オンラインアシスタントの業務内容を徹底分析
<経理事務サポート編>

オンラインアシスタントの業務内容を徹底分析
<経理事務サポート編>
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経理は会社を支える

税務調査が入った時、会社の資金情報を確認する時、銀行に融資を申し込む時、会社を安定させる、別のことにチャレンジする…これら全てに必要な業務、それは経理です。毎日の経理の計算が必要不可欠です。残念ながら、経理は細かい…と煙たがられたり、営業の敵と言われたりすることがあります。でもその裏には、黙々とデスクに向い、計算をしっかりして、内部事情をしっかり守るというバックオフィスのプロとしての努力が必要な仕事でもあります。詳しく仕事内容を考えていきましょう。

経理事務はどんな仕事か

「経理事務の仕事」と聞くと、どんなイメージを持たれるでしょうか。ちまちまお金の計算をしている、単純な作業の繰り返し、と思っていませんか?確かに、経理・事務のお仕事は細かい計算がつきものですが、会社に必要不可欠な仕事です。働く職場によって、するべき事が少しずつ異なるかもしれませんが、一般的な業務内容をご紹介しますと…
その日のお金の流れ、残高はどうなっているか、伝票の発行・整理、システムへの入力など、その日1日のことだけでなく、1ヶ月の売り上げや利益の確認をする月次業務、決算や年末調整も含まれる年次業務と、1年を通じて幅広く活躍する仕事です。
一般的に3月~5月、7月、12月と1月が経理事務の繁忙期と言われています。

経理の役割と今ある問題

「経営管理」の略称である「経理」は、会社のトップが物事を決める時に、経理の情報は重要なポイントとなります。各部門が経理に提出する情報をキチンとまとめ、会社の新しいチャレンジや今ある状況の改善などを決定する立場にある人のサポートとなる役割を担っていると言えるでしょう。
残念ながら、お金の計算が正解でなければいけないというプレッシャーや、別の分野でスキルアップしたい、決算期の残業に耐えられない…といった理由で離職する人も少なくないようです。

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プチBPOのオンラインアシスタントをオススメする理由

先ほども少し触れましたが、経理事務には繁忙期があります。その時期にスタッフが辞めてしまうと、混乱を極めるわけですが、そうなる前にオンラインアシスタントを活用してみませんか?即戦力として活動できる人材を派遣してくれるので、新入社員のように1からレクチャーする必要がありません。サポート体制が整っているので、人員不足にならないこともオススメ理由の1つです。
オンラインアシスタントサービスを提供している「source」では、経理のサポートを行っています。プチBPOのような側面があるので、必要に応じて任せたい経理や事務の業務だけ任せることができる便利なサービスです。請求書/見積書の発行、会計関連情報入力、領収書の整理などの分野で活躍するスタッフを派遣します。最近ではクラウドサービスの会計ソフトなどを導入している企業も増えていますが、ソフトがあっても入力は自分で行わなければならないことが多く、たくさんの時間が必要となります。会計ソフトの使い方を教えなければならない、という煩わしさがありますが、すでに使いこなしているスタッフであれば、この悩みから解放されます。多くの時間を消費してしまいがちな入力作業を任せることができるため、経理部門のスタッフの負担を減らし、自社に少ない人数しか経理担当者を確保できない場合でも安心だと言えるでしょう。
実際に「source」を利用されたお客様から、オンラインアシスタントは「組織の隙間にピタッとはめられるよう」な仕事をしてくれている、というお声を頂戴しました。

利用するかどうか検討している企業さまは、具体的なサービス内容が分からない点が不安だとお感じになるかもしれません。「source」では3時間分の無料トライアルをご用意していますので、実際に利用するとどうなるのかを体験できます。

また、「source」ではオンラインだけでなく、ご希望であればオフラインの対応も可能です。「このスマホのアプリはオンラインだけでなくオフラインも対応できますよ」と言われたら、それはいいな~と思われませんか?「source」もオンラインだけではなく、オフラインで実際に会って、業務内容の確認を行うこともできます。どんなにオンラインでの働き方が普及しても、やはりオフラインでのコミュニケーションが大事、情報交換やちょっとした内容からヒントがあったりするのではないでしょうか。「source」は固定観念にとらわれず、柔軟に対応します。ご希望であれば、経理事務のサポートで任せたい業務について伺って、その考えにあう人材を派遣するよう努めています。
一度無料トライアルから始めてみるのは、いかがでしょうか。

オンラインアシスタントのブログ| 業務内容を徹底分析 <営業サポート編>

オンラインアシスタントの
業務内容を徹底分析
<営業サポート編>

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業務内容を徹底分析
<営業サポート編>
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オンラインアシスタントサービスを利用する企業は増えていますが、利用を検討するのであれば、事前に具体的な業務内容を知っておくことが大切です。プチBPOとしてサービスを提供している「source」でも、様々な営業サポートを用意していますが、利用前に対応業務について詳しく確認しておきましょう。

営業サポートの仕事内容と「source」

営業サポートとは、営業で外出しているスタッフができない作業をサポートする仕事ですが、様々な業務が含まれます。それぞれの仕事内容にオンラインアシスタント「source」を組み込むと、どんな利点があるのでしょうか。

書類作成業務

見積書、請求書、納品書をスピーディーに作成します。この作業には基本的なパソコンスキルだけでなく、クライアントとの金額のやり取りを実際に書面にするので、正確さが重要な業務です。「source」には営業、営業アシスタント、営業事務の経験者が派遣されますので、スキルは十分あります。加えて、書類の体裁整備、原稿の誤字脱字チェックを行い、正確な書類を作成します。営業担当者も、クライアントも読みやすい資料を提供し、信頼を勝ち取ります。

資料作成

報告書、企画書、プレゼンスライド資料、会議議事録などの作成です。営業がクライアントにどんな事を伝えたいかを聞き取り、PowerPointなどのパソコンソフトを駆使し作成します。実際にクライアントが見て、契約成立に繋がるかどうかが決まる大切な仕事です。「source」ではWordやPowerPointなどoffice系のソフトで編集が可能なスタッフも在籍しています。また例えば、以前使用していた紙ベースの資料や営業先で受け取る名刺をデータ化するといった内容など、頼める業務なのか分からない仕事もあると思います。ぜひ一度お問合せください。

司会進行業務

会議で必要になる司会進行業務を行います。タイムスケジュールを抑えつつ、必要な意見や提案を回収しなければいけません。絶妙なバランスが求められる業務です。「source」ではオンラインだけでなく、オフラインで業務に従事しますので、司会進行業務も行います。ミーティングに参加して、依頼される企業の方のお話をしっかり伺い、何を求めておられるのかを理解し、お応えできるよう努めています。

オンラインアシスタントのブログ| 業務内容を徹底分析 <営業サポート編>

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お客様からの電話受付・メールでのやり取り

クライアントからの電話受付、アポイントの調整、メールチェックや返信。お客様との対応の中で、トラブルになりそうな案件に気づき報告をすることで、大きな問題にならないようにアシストします。「source」ではクライアントの人事情報を確認していますので、お問合せいただいた大事なお客様に、失礼のない対応を行えます。

ネットや電話を用いたリサーチ業務

営業活動や商談前にリサーチをしておくと、お客様の会社とその業界に関しての共通認識を持てますので、的外れな発言や提案を避けられます。また、何を目指すのか、共通の目標を提示できるので、連帯感が生まれ、成功率が上がると言われています。この業務は営業職に欠かせないツールの一つです。これには膨大な時間がかかりますので、「source」のスタッフにおまかせ下されば、優れたリサーチ力を発揮し、
スムーズな営業活動をサポートします。ネットや電話などからリサーチして特定の情報を集めるます。収集から整理まで一括で任せることができるので、「リサーチする時間がない!!」と焦ることを回避できます。

infoメールチェック

infoメールとは、会社の組織やサービス、製品などに関する様々な情報を送受信するメールのことです。営業活動に、提案やアポイントのメールは欠かせません。送信相手に、好印象を与えるメールを送りたいですし、お客様からのメールに即座に気づき、スピーディーに、かつ丁寧でわかりやすい内容を返信したいものです。でも、メールチェックばかりしていては時間がとられてしまいます。「source」のスタッフにinfoメールチェック、返信、報告などの業務をお任せくだされば、その時間を別の業務に活用いただけます。

まとめ

営業担当者を応援する、また補助的な役割をする営業サポートは、営業スタッフにとって重要な存在です。営業サポートスタッフの退職時には、引き継ぎがうまくいかなかったり、新しいスタッフでは能力不足で「社内がバタつく」と悩む企業の声をよく耳にします。営業事務を自社スタッフだけでなく、オンラインアシスタントにも任せておけば、混乱を最小限におさえることができます。プチBPOとして活躍する「source」は、営業担当が営業活動に専念し、ベストな力を発揮して、目の前のチャンスをしっかりつかむために必要な営業サポートを派遣します。「source」では無料トライアルをご用意しておりますので、一度利用して、ご検討ください。「こういう事をしてほしい」というご要望は企業によって多種多様だと思われますので、ぜひご要望をお伝えください。ご要望にお応えできるスタッフを派遣できます。

オンラインアシスタントのブログ|変化の時代、プチBPO的・オンラインアシスタントを活用!?

変化の時代、
プチBPO的・オンラインアシスタントを活用!?

変化の時代、
プチBPO的・オンラインアシスタントを活用!?
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働き方が変わってきた!?

21世紀に入り早20年。この20年の間に数々の出来事がありました。2019年からは新型コロナウイルスの流行、感染症について考えさせられた毎日でした。コロナ過で生まれた「ウィズコロナ」という概念があります。ビジネスではテレワークやzoomを使ったオンラインでの会議を導入する企業が増えました。ウィズコロナ時代になり、働き方に大きな変化が生まれました。

テレワークの難しさ

「新しい時代の幕開け、後ろを振り返らず順応して、新しいことを活用していきたい」そう考え、テレワークを急遽導入する企業が少なくないようです。通勤時間の削減、自分のペースで行えるなどのメリットがある一方で、使い方がわからないツールを前に、頭をかかえるスタッフがいるという現実があります。通常業務はできるけど、ここだけ誰かに助けてほしい・・・

オンラインアシスタントという心強いサポーター

人材不足の今、注目されているオンラインアシスタントについて聞いたことはありますか。オンラインアシスタントとは、さまざまな業務を、インターネットを利用し外部の在宅スタッフに依頼できるサービスのことです。数多くあるオンラインアシスタントですが、秘書、経理、人事の中での事務作業や、企画やマーケティングなどの業務も担ってくれるので心強いサポーターと言えます。

 

トーイングウーマンのオンラインアシスタント「source」はクライアントの必要にあわせた人材を派遣できます。具体的にあげると、営業や社内のサポート、人事や秘書サポート、経理、RPA、プチクリエイティブサポート(イラストレーターやフォトショップのちょっとした修正等)、不動産物件の図面作成、海外サイトのリサーチ、英語や他の言語への翻訳などを、その分野が得意なスタッフが行います。

また、状況に合わせて、オンラインだけでなく、オフラインでの対応も行っているのは大きな魅力と言えます。「最初は顔を見て話したい」「この会議にはスタッフの1人として参加してもらいたい」というご要望に「source」はお応えできます。

「source」に依頼すれば、日常の中で煩雑に感じる業務を効率化することができます。
活用方法の一例として、「営業・社内サポート」があります。ある企業で働く営業成績抜群のAさんは、営業先とのコミュニケーションにたけている半面、書類やプレゼン資料をまとめるのが苦手です。同じ営業で働くスタッフを、そこに回してしまうと本来営業のために活動できる時間を、Aさんのサポート時間に費やすことになり、営業としての仕事が回らなくなります。企業の側からすると、Aさんをサポートする人材が欲しいところですが、新しい人を雇うコストを増やしたくありません。
「source」にお任せいただければ、データ入力や、紙資料のデータ化、パワーポイントフォーマット編集、ネットや電話でのリサーチなどご希望の業務を担当するスタッフを派遣します。「source」のスタッフはリモートで仕事を行うので、専用デスクを用意する必要はありません。必要な時だけ依頼できますので、社員を雇う場合と比べて様々な部分でコストカットできます。加えて「source」のスタッフは、依頼業務に必要なスキルをすでにもっていますので、即戦力としてすぐに動くことができます。

実際にオンラインアシスタント「source」を使ってみたお客様から「助かった!」というお声を頂戴しております。サーバーから情報を抜き出し、資料にまとめてメールで送るという業務を30時間~40時間分依頼してくださっているお客様は「その時間の分のタスクから解放された」と喜んでくださいました。

オンラインアシスタントのブログ|変化の時代、プチBPO的・オンラインアシスタントを活用!?

無料トライアルをお試しください。

変化する時代です。

BPO程規模が大きくないものの、オンラインアシスタントの1歩先を行く、プチBPO的な使い方ができる「source」の導入を検討してみませんか?

外部に依頼するのが心配と感じられますか?安心してください。「source」では各クライアントごとに担当者を配置するなどして、コミュニケーションの充実を図っています。ご利用の企業様が「事前に顔をあわせて業務に関する打ち合わせをしたい」とご要望の場合は、オフラインで、反対に「ビデオ会議システムで話したい」とご要望の際には、オンラインで対応いたします。しっかりとコミュニケーションを図ることによって、より良い成果を得られるようになります。「source」は経験から学んだノウハウを使い、さまざまな工夫を加えて、大切な業務をしっかり果たせるよう努力しております。

事前にサービス内容を確認したい方のために無料トライアルをご用意しております。ぜひ一度お試しいただき、ご検討ください。

オンラインアシスタントのブログ|オンラインアシスタントを利用する前に確認したいポイント

オンラインアシスタントを
利用する前に確認したいポイント

オンラインアシスタントを
利用する前に確認したいポイント
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海外では「バーチャルアシスタント」として浸透している「オンラインアシスタント」。日本では、新型コロナウィルスの影響もあって、在宅で様々な業務依頼に対応するオンラインアシスタントに注目が集まっています。オンラインアシスタントを活用したいとお考えの経営者、採用担当の方に、オンラインアシスタントを利用する前に確認すべきポイントをご紹介します。

オンラインアシスタントの働き方

オンラインアシスタントは基本出社せず、自宅で働きます。アシスタントがサポートする業務は営業・人事・経理・秘書・RPA・多言語対応など、多岐にわたります。
複数人のアシスタントにチームで動いてもらう場合は、窓口となるアシスタントに業務の割り振りを一任することができます。

昨今ではさまざまな働き方が増えており、オンラインアシスタントはそれに適した働きの一つと言えますが、オンラインアシスタントで提供されるサービスにもいろいろな特徴があります。オンラインアシスタントのサービスを利用する前に、選ぶポイントや依頼したい業務を明確にする必要があります。

オンラインアシスタントに依頼する業務内容

業務を依頼する場合、まずどの業務のどの分野の内容を依頼したいのかを具体的に考えます。例えば、経理を依頼するなら、経理の営業の日々の経費の仕分けや経理システムに入れるまでを依頼するのか、経理全般のアシスタント業務を依頼するのかなどを決めます。
この依頼する業務の振り分けは、コア業務をより充実させるために大切になりますので、依頼者は依頼する目的をより明確にして依頼内容の振り分けを考えるとスムーズに行えると思います。
次に、オンラインアシスタントの選別を行います。各社それぞれ、オンラインアシスタントの特徴があります。弊社の「source」は、一般的なオンラインアシスタントと同様に、自宅から行う事務処理のバックオフィス業務を行いますが、それらのオンライン業務の他にも、オフラインでの業務にも対応できることが特徴となります。例えば、営業アシスタント業務には、営業用の資料作成や電話対応、クライアントへの提出資料などさまざまありますが、オンラインだけの業務だと依頼する内容が限られてしまいますが、オフラインにも対応できることで営業のよりコア業務に従事できるようになり十分なサポートをすることができます。依頼する内容の幅が広がると思います。一度、弊社の「source」のサービスをご検討ください。

オンラインアシスタントのブログ|オンラインアシスタントを利用する前に確認したいポイント

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オンラインアシスタントを選ぶ時にチェックするポイント

オンラインアシスタントを依頼するとき、他にどんな事を確認したらいいのでしょうか。いいろいろあると思いますが、おおまかなチェックポイントをまとめましたので、確認してみてください。

・単発業務か、幅広い業務を希望するか

秘書業務のみ、経理のみ、など、ひとつの業務に特化して請け負うアシスタントが必要か、幅広い業務を請け負うマルチなアシスタントを依頼したいのか、必要なタイプを選ぶと、効率的に運用できます。

・アシスタントを提供する会社は実績があるか

オンラインアシスタントを提供する会社の実績を確認します。例えば、会社のHPにたくさんの企業の導入事例が紹介されていたり、口コミで高評価を得ているかどうか、などを確認できます。

・コミュニケーションスキル

オンラインアシスタントは、伝える力、臨機応変に対応する力が必要です。この力には、コミュニケーションスキルが不可欠です。契約前にアシスタントと面接できるサービスがあれば、会話して、コミュニケーションスキルの有無を確認しましょう。

・費用

オンラインアシスタントを雇用するか、派遣・パート・アルバイトを募集し、採用するか、それぞれの費用、コストパフォーマンスはどうかを考えます。この2つの大きな違いは固定費です。派遣やパートの場合、定常的に仕事が発生しない場合も人件費が発生します。しかし、オンラインアシスタントは仕事の増減に合わせて、採用コスト0で人材を確保できるので、不要な固定費をなくすことができます。

オンラインアシスタントの1歩先を行く「source」

既に少しご紹介しましたが、「source」のサービスは、オフラインでの業務にも従事します。イメージとしては、「プチBPO」です。BPOは、英語表記にすると「business process outsourcing 」(ビジネスプロセス・アウトソーシング)で、この定義は、自社の業務を外部企業へ委託することです。業務代行や人材派遣といった一部の業務を委託するのではなく、一連の業務の流れをまるごと委託することを意味します。例えば、経理業務の全プロセスを一括して委託できるサービスなどを「BPO」と呼びます。BPO程規模は大きくないですが、でもオンラインアシスタントより対応の領域が広く少し進んだサービスを提供しています。いわば「プチBPO」とも言える「source」のサービスをオススメします。
「source」は様々な事情で退職した女性たちを応援しています。「長時間家を開けることができない、でも仕事で培ったスキルを活用し、社会貢献をしたい。」強いやる気と、能力を持つスタッフをバックオフィスに置いてみませんか?実際に利用したお客様から、自分が作業するよりもアシスタントの方が早く終わり、大変助かったという感想があります。
初回に限り、3時間分の無料トライアルをお試しいただけますので、実際に体験してみられるのはいかがでしょうか。

オンラインアシスタントのブログ|仕事のクオリティに影響!?

仕事のクオリティに影響!?

仕事のクオリティに影響!? 640 427 source

各企業はさまざまな工夫をして仕事のクオリティを上げようとしています。スタッフ間の雰囲気は仕事のクオリティに影響を与えるので、会社内の各部署やチームのコミュニケーションは重視されています。その他にも、クオリティアップに役立つことがあるでしょうか。
今回は仕事のクオリティを向上させるために、プチBPOのオンラインアシスタントがどう一役買うのかをご紹介します。

クオリティが低下する要因

クオリティを向上させるために、まずなぜクオリティが低下するのか、その要因を探ってみましょう。
クオリティが低下している時は、仕事に対してやる気や魅力などがあまり感じられずモチベーションがっていることがあります。それには、新しい仕事に慣れないことや前のチームが楽しかった、チームメンバーと上手くコミュニケーションがとれないなどの要因が考えられるかもしれません。
また、今はコロナ渦で人と人との接触が限られているため、取引先の相手と会話がしにくいことやマスクで話しづらいことなどもあるでしょう。自粛の影響によりこれまでの業務スタイルが変わったり、行動範囲が限られているのでストレス発散が上手くできていないことが原因かもしれません。他にもモチベーションが低下する要因がありますが、具体的に仕事のクオリティにどんな影響があるのでしょうか。

仕事にどんな影響があるのか

営業職のクオリティに与える影響について考えてみましょう。
「訪問営業」や「飛び込み営業」などの言葉あるように、大抵の場合、営業マンは実際にお客様と会って製品などの紹介をします。
昨今、営業にもIT化の波により営業活動は変化しています。例えば、お客様にお渡しする資料が、紙ベースからオンライン資料になっています。WordやPowerPointをで資料するだけはなく、システムを利用して複数のクライアントと情報を共有したりします。
また、外回りの営業活動が営業用のアプリを利用することになったり、クライアントとのやり取りは、メールの他にオンライン会議システムなどを利用するなど多様化しています。これまで電話で済ませていたことが、パソコンを利用してすることが多くなっています。クライアント情報やアプローチ状況などの管理するのに役立っていますが、その半面、オンライン会議の設定やクライアントへの連絡、必要なクライアント情報をインターネットで調べたりするなどの業務に追われることもあります。

新しいシステムに慣れるのに時間がかかりコア業務の時間が減少し、モチベーションが低下すると、仕事のクオリティに影響を与えることもあるでしょう。これは、営業職に限ったことではなく、経理や人事、総務などの部署においても同じです。

これらのお悩みは、プチBPOとも言えるオンラインアシスタントを利用することで、改善できるかもしれません。

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プチBPOで改善?

仕事のクオリティを向上させる方法の1つに、コア業務への時間が確保できる環境を整えることがあります。そのためにノンコア業務をプチBPOのオンラインアシスタントに依頼し、人材不足・リソース不足解消して、業務効率化につなげることができます。

先程考えた営業職の場合であれば、魅力的な資料作成やクライアントとの共有、情報探し、オンライン会議の設定やクライアントへの連絡、アプローチ状況の管理などをプチBPOの「source」に依頼することができます。そうすると、営業マンはよりコア業務に専念することができるようになります。分かりやすい資料や新しいシステムを利用するなら魅力溢れるプレゼンができ、より良いモチベーションが保たれることにつながり、仕事のクオリティ全体も向上させることができるかもしれません。また「source」は、オンラインで行える業務だけではなく、オフラインでの業務も行いますから、営業マンが必要と感じている業務を直接、依頼していただくことも可能です。更には、会議の設定や司会進行などの業務も承っております。一度、無料トライアルをお試しください。

また、企業のシステムはIT化していますから、新しいシステムの導入も必然です。しかし、新しいシステムの導入には社員サポートが必要になります。導入にあたった社員がサポート役をするには人数は少ないですし、コア業務にあてられる時間が減り、仕事のクオリティが低下しかねません。また、新しいスタッフに新しいシステムの専門的な知識やスキル、ノウハウを覚えてもらうにも時間がかかります。そこでシステムの導入時からプチBPOの「source」に依頼するなら、社員の時間を削らず、仕事のクオリティを低下させないで新しいシステムを導入することができます。新システムの導入の際には、プチBPOの「source」を活用してみるのはいかがですか。

まとめ

今回は、仕事のクオリティを向上させるためにプチBPOのオンラインサービスが役立つことをご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。
社員がコア業務が行いやすい環境にするために、プチBPOの「source」を利用するなら、社員のモチベーションが良くなり、仕事へのクオリティが向上するという、よい循環を作ることができるでしょう。仕事環境が変わる昨今、上手に社員の仕事の環境を整えることで業績アップに繋げてみるのはいかがでしょうか。

オンラインアシスタントのブログ|ディレクション業務の効率化

プチBPOの利用で
ディレクション業務の効率化

プチBPOの利用で
ディレクション業務の効率化
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企業は、必要な人材の確保やコストを抑えるために創意工夫しています。その一つに業務の一部を外部に委託するBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)を行う場合があります。BPOをする程、大規模に業務委託をするつもりはないけど、やはり外部の力を借りたいときともあるでしょう。そんな時は、プチBPOを利用してみませんか。

プチBPOができるサービスに、オンラインアシスタントの「source」があります。「source」には、営業・人事・秘書・経費など幅広い業務に対応できる体制が整っています。さまざまな業務で「source」を利用できますが、ディレクション業務においてはどのような効果が期待できるでしょうか。それは、ディレクション業務の効率化です。

ディレクション業務とは

ディレクション業務は、クライアントから依頼された案件を処理するために全体を監督することが主な仕事です。プロジェクトのメンバーの選定からスケジュールの設計と進行状況の管理、仕事の品質管理にトラブルの対応など、プロジェクトの運営に関わる業務全般のため業務量は多くなります。さらに、取り組む案件によって決めごとや関わる人が増えるため仕事も増えていきます。このディレクション業務は、プロジェクト全体の監督管理になりますので、どこかでトラブルがあれば、プロジェクト全体の動きが止まってしまうのでとても重要な仕事です。

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ディレクション業務にプチBPOが有効な理由

ディレクション業務を行うためには、まず社内に必要な人材が揃っていなければいけませんが、必ずしもそううまくいくとは限りません。人材を揃えるために新しく人を雇い育成をするとなれば、それなりの時間とコストを必要とします。でもオンラインアシスタントの「source」であれば、即戦力をすぐに雇えて、人材育成にかかる費用を削減することができます。

また、提案書やパワーポイントの編集であったり、情報の収集などディレクション業務を行うのに必要なことも代わりにやってくれます。場合によってはクライアントに対する窓口として、要望のヒアリングとか定期的な報告といったことも行ってくれます。そういった雑務は、すべてオンラインアシスタントに任せられるので、ディレクション業務を行う人はメインとなる仕事に集中できます。

そして行うべき業務をオンラインアシスタントに一部を担ってもらうことは、精神的な余裕にもつながります。やることが多すぎると、全体を俯瞰してみるということができずに、どうしても取りこぼしがでてきてしまいます。しかし、精神的な余裕ができれば、仕事をチェックしたりプロジェクトメンバーとコミュニケーションを取りやすくなり、仕事の質も高まります。

ほかにも、新しく業務を拡大したいけど、ディレクション業務ができるスタッフが忙しくで出来ない場合もあることでしょう。そんな場合は、「source」のスタッフがディレクション業務をサポートします。従来の業務をそのまま行いながら、新しいプロジェクトを追加するなども、コストを抑えつつ行うことができます。

極力無駄を省きつつディレクション業務ができれば、企業としてもコスト削減につながるのでさらにお得です。大規模なBPOではなく限定的な範囲でのプチBPOであれば、今までのやり方をそこまで大きく変えることはないので、従業員も対応しやすいと感じるでしょう。BPOを検討しているのであれば、一度「source」にご相談ください。

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プチBPOの「source」

「source」ではお客様に利用していただきやすいように、時間にあわせて3つのコースを設けています。Basicであれば、20時間までの利用で65,000円です。それ以上の利用をするときには、従量課金制ということで利用時間が増える毎に料金が加算されます。次にFull-timeは160時間の利用で、40万円となっています。こちらは、部署ではなく企業全体での利用に向いているコースです。プチBPOならば、Full-timeよりもBasicのほうが利用しやすいでしょう。そして、1piece(1.5時間)単位での利用ができる、petitがあります。プチBPOでオンラインアシスタントにやってもらう業務が本当に一部だけで短時間での処理ができるならば、このコースが最もコストを抑えられます。

実際にどのくらい役立つのかを知りたいときには、新規ご依頼の法人さまであれば無料トライアルにお申込みいただけます。無料トライアルは3時間分の業務で、「source」スタッフの仕事ぶりを確認できます。無料トライアルの申込みは、WEBサイトの申し込みフォームから手続きができます。